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iA.PST - Gestion du Programme Stratégique Transversal

Le développement d'un outil de gestion du Programme Stratégique Transversal est la réponse à une demande de plus en plus fréquente des communes. Il vise l'amélioration de l'organisation et du suivi du travail dans les communes et CPAS qui doivent gérer des problématiques nombreuses et variées.

Il s'agit d'un logiciel transversal qui doit pouvoir communiquer avec d'autres outils (gestion des délibérations,...).

Notre outil gère principalement deux aspects de la gestion du PST:

  • les objectifs à atteindre, qui peuvent comprendre plusieurs niveaux structurels
  • les tâches, permettant de décliner les objectifs en actions concrètes

Fonctionnalités

  • Encodage des données du PST conformément au guide pratique réalisé par l'UVCW et à la méthodologie actuellement utilisée (objectifs stratégiques, objectifs opérationnels, encodage des actions, …) ;
  • Génération aux formats bureautiques (MS Word, Libre office, pdf, ...) du PST complet, des différentes fiches par niveau (objectif operationnel, actions) et du tableau de bord ;
  • Interface utilisateur simple et menu intuitif :
  • Affichage "en arbre" de la structure de projets (objectifs stratégiques, opérationnels, actions) ;
  • Formulaires intégrant un éditeur en ligne permettant d'ajouter du contenu riche (possibilité de copier/coller de MS Word ou libre office) ;
  • Annuaire de l'organisation avec définition des rôles des agents et des responsables (visualisation, gestion, ...). L'encodage du contenu du PST est toutefois possible sans compléter l'annuaire.
  • Optimalisation de l'opérationnalisation.

Testez en ligne

Identifiez-vous avec différents profils (agent, chef de service, secrétaire, élu) et créez des points, des ordres du jour,... sur notre instance de démo.

Documentation

Une description détaillée de l'application est disponible dans le manuel de référence.

Références

Voir ou est utilisé le produit de "Gestion du courrier" au sein des pouvoirs locaux.

Déclinaison pour le Programme Stratégique Transversal

La technologie utilisée permet de décliner "facilement" les notions générales en types d'éléments présents dans l'interface de l'outil.

Le projet PST peut donc contenir des sous-projets de type "Objectif stratégique", eux-même pouvant contenir des sous-projets de type "Objectif opérationnel", eux-mêmes pouvant contenir des sous-projets de type "Action".

Les "Actions" peuvent alors être déclinées en tâches concrètes devant être réalisées.

Déclinaison pour une gestion de dossiers administratifs

Prenons comme exemple un courrier pour une réservation de salle. Ce premier, à son arrivée dans la commune, doit être enregistré dans le registre de courrier entrant, doit passer par un circuit de validation avant d'être distribué au service concerné. Il doit ensuite être affecté par le chef de service à un agent traitant, qui va dès lors créer un dossier. Celui-ci pourra à un moment proposer un point à l'ordre du jour du prochain collège communal. Ce point devra être validé par le chef de service et par le secrétaire communal. Une fois la décision de ce point prise, le service en sera informé et pourra rédiger un courrier de réponse à destination du demandeur. Ce courrier, une fois mis sous enveloppe par le service "secrétariat" sera envoyé.

Cet exemple simple illustre le fait qu'une multitude d'acteurs interviennent dans la gestion d'une demande, qu'il y a plusieurs interactions entre ces acteurs, et qu'il y a plusieurs documents échangés, en interne comme en externe.

Une autre déclinaison possible de la gestion de projet pour ce cas de figure serait de créer des projets dans les services, contenant des sous-projets de type "Dossier".

Les "Dossiers" contiendraient des tâches, mais aussi, via notre outil de gestion électronique de document, des liens vers les pièces ou documents associés.

 

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