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Ged 0.3: les nouvelles fonctionnalités

L’application permet de dématérialiser le courrier entrant et sortant et d’en assurer la diffusion et la consultation. Une fois le courrier scanné et indexé, il va suivre le processus de validation instauré dans l’organisation. Toutes ces opérations sont réalisées directement à partir d’un navigateur web.

Version 0.1

Cette première version permettait d'encoder des courriers entrants (métadonnées et fichiers) et d'imprimer un listing journalier par service. Elle est utilisée depuis mi-2013 par le CPAS de Mons en remplacement d'une ancienne application. A ce jour, 35000 courriers ont été encodés.

Version 0.2

La deuxième version de gestion du courrier permettait de faire circuler le courrier vers les services à travers l'application et également de visualiser le courrier scanné directement dans le navigateur. Le workflow (circuit de traitement) par défaut est présenté dans le schéma de droite.

Version 0.3

Cette dernière version permet d'importer des courriers entrants après le scan d'un lot de courriers.

Le principe est le suivant:

  • Un agent colle sur la première page de chaque nouveau courrier un code barre qui va servir de séparateur.
  • Il utilise un logiciel de gestion de scan (installé dans la commune) afin de piloter le scanner. Ce logiciel procède à la séparation des courriers après détection d'un code-barre, ainsi qu'à l'océrisation (reconnaissance optique des caractères).
  • Une fois le lot terminé, celui-ci peut être envoyé dans l'application de gestion du courrier qui se trouve sur nos serveurs, via une transmission cryptée.
  • Dès réception, pour chaque document reçu, un nouveau courrier est automatiquement créé dans l'application avec la pièce jointe attachée.
  • L'agent peut finaliser l'encodage des données dans l'application (avec le courrier scanné affiché) et proposer le courrier entrant pour validation (workflow montré ci-dessus).


Diverses améliorations complètent également cette dernière version.

La nouvelle politique de mot de passe y est également introduite.

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