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Processus et simplification administrative

Améliorer la performance est un souci constant pour toute administration. Parmi les solutions existantes, l’approche processus est une méthode d’analyse qui consiste à décrire de manière méthodique un organisme dans le but d’agir sur celui-ci. A partir de là, on peut optimiser les processus en améliorant et en simplifiant les façons de faire de chacun. L’optimisation et la simplification des processus ne peuvent se réaliser avec succès sans tenir compte de la dimension humaine qui assure la continuité de la démarche et qui facilite le changement.

Objectifs

  • imgprocessus Cartographier les processus clés d’une administration.
  • Effectuer les analyses des pratiques de travail et les moyens mis en œuvre pour les réaliser en regard de la stratégie de l’administration et de ses objectifs.
  • Assurer une meilleure qualité de l’information produite.
  • Simplifier les procédures.
  • Améliorer la traçabilité et la maîtrise des délais.
  • Réagir face aux évolutions constatées dans les besoins des usagers.
  • Améliorer l’efficacité collective.
  • Décloisonner l’organisation sur une base transversale.

Intérêts d’une démarche de gestion des processus et de simplification administrative

Pour les citoyens

  • Simplification des démarches administratives : diminution des charges administratives, utilisation des services en ligne (formulaire électronique, agenda,…).
  • Diminution des délais de traitement et suivi des états d’avancement de sa demande.

Pour les élus

  • Capacité à prendre les bonnes décisions dans l’intérêt des usagers de l’administration.
  • Être assuré de la qualité des suivis apportés aux décisions prises.
  • Être assuré de la responsabilisation de tout un chacun face aux suivis qu’ils doivent prendre en charge.

Pour les Secrétaires / chefs de service / Directions

  • Capacité à optimiser le fonctionnement du service : définition d’objectifs, pratique du mode de gestion par projet, modalité de circulation de l’information fonctionnelle, gestion des conflits, conduite d’entretien de fonctionnement,…
  • Capacité à assurer la maintenance et le développement des processus auxquels son service contribue ou dont il assure le pilotage : audit des processus (identification des écarts,…).
  • Capacité à insérer son service dans une logique transversale de coopération au sein de l’administration, à contribuer à l’amélioration des processus auxquels son service contribue,…

Pour les agents

  • Capacité à comprendre les attentes des différents types de demandeurs s’adressant à l’administration : offrir la bonne réponse à toute sollicitation d’un usager, s’assurer qu’il a bien compris la réponse, disposer de l’information nécessaire au traitement d’une demande,…
  • Suppression des tâches redondantes et équilibrage de la charge de travail entre agents.

Bonnes pratiques disponibles

  • Modélisation de divers processus : GRH, marchés publics, permis d’urbanisme, gestion des organes décisionnels,…
  • Analyse fonctionnelles des processus modélisés : fiche descriptive, pistes de réflexion et d’amélioration, définition d’indicateurs d’activités et de résultats,…

Liste des processus et procédures

Matières Processus Procédures

Secrétariat
 


Gestion des instances

Gérer le collège communal
Gérer le conseil communal
Gestion des réunion  
Gestion de projet  

Ressources humaines


Gestion prévisionnelle emplois-compétences

Conduire une démarche GPEC
Gestion administrative du personnel Gérer la paie
Gérer les congés (détente, circonstances, maladie,…)
Gérer un art. 60
Gestion de la politique de l'emploi Gérer les recrutements
Gérer les départs
Gérer la mobilité interne
Gérer les procédures disciplinaires
Gestion du développement du personnel Gérer la formation
Gestion de la communication interne Gérer la communication interne

Gestion financière


Gestion du budget (élaboration et suivi d'exécution)
 
Gestion du cycle des achats (gestion des dépenses) Gérer les bons de commande < 5.500 € HTVA
Gestion des marchés publics Gérer les marchés publics
Gestion des recettes Gérer les subsides

Services techniques

Gestion des espaces de bureau Gérer le déménagement

Activités économiques


Gestion des activités économiques

Gérer les distinctions honorifiques
Gérer le recensement agricole
Gérer les prix Mercure
Gérer les dégâts des eaux
Gérer les dégâts agricoles
Gérer les subsides aux clubs horticoles

Enseignement


Gestion de l'enseignement

Gérer l'enseignement fondamental
Gestion des sanctions disciplinaires Gérer les sanctions disciplinaires

Activités sociales


Gestion de l'insertion sociale et professionnelle

Gérer une demande de RIS
Gestion du maintien à domicile Gérer les soins à domicile
Gérer les repas à domicile
Gérer MR - MRS
Gérer le Brico Dépannage
Gérer les titres services
Gérer les aides familiales

Aménagement du territoire


Gestion de l'urbanisme

Gérer une demande de permis d'urbanisme
Gérer une demande de reconsidération
Gérer une demande d'implantation
Gérer une demande de prorogation
Acter la péremption du permis
Gérer une demande de certificat art. 95
Déclaration urbanistique
Traiter Art. 127
Traiter certificat d'urbanisme n°1
Traiter les demandes de notaire
Traiter art.90 du CWATUP (Division d'un bien)
Gérer une demande de certificat de patrimoine
Gestion de l'environnement Gérer les permis d'environnement
Traiter les déclarations (PE)
Traiter les établissements temporaires

Etat civil


Gestion administrative de l'état civil

Gérer les naissances
Gérer les déclarations de mariage
Gérer les décès

Sanctions administratives

Gestion des amendes administratives Gérer un dossier de sanction administrative

Références

Voir qui utilise le produit "Processus et simplification administrative".

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