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Création d'un point


Lorsqu'un utilisateur choisit d'ajouter un point, il peut soit ajouter un point vierge en cliquant sur l'icône Icône nouveau à droite de l'intitulé "Points" ou ajouter un point basé sur un modèle en cliquant sur l'icône .  Si l'utilisateur choisit de créer un point sur base d'un modèle, l'écran suivant est affiché et lui permet de sélectionner le modèle à utiliser :

Il est possible d'organiser les modèles par dossiers et sous-dossiers, ainsi que de les rendre disponibles à certains groupes et pas d'autres. *

Lorsque le modèle est sélectionné, le point est créé et, par défaut, les champs suivants sont affichés (dont certains pré-remplis puisque le point est créé sur base d'un modèle) :

Ajout d’un point


Les champs suivants sont proposés :

  • Objet (anciennement "Titre") : intitulé du point tel qu'il apparaîtra dans l'application.  Ce dernier doit être clair et concis
  • Description : zone texte riche (1) contenant une description complète du point proposé. Cette zone est affichée lorsque l'on visualise le point ou l'ordre du jour
  • Description détaillée : cette zone texte riche (1) est optionnelle (2).  Elle est utilisée lorsque la zone "Description dans l'ordre du jour" est destinée à contenir une brève présentation du point.  La "Description détaillée" contiendra elle une version plus complète de la description
  • Groupe proposant : ce champ obligatoire permettra à l'utilisateur en cours de définir pour quel groupe (service) il souhaite encoder le point (utile dans le cas où un utilisateur appartient à plusieurs groupes).  Par défaut, tous les membres de ce groupe auront accès au point (en lecture) et en fonction de leurs permissions, pourront également le modifier, le supprimer, le proposer au validateur, ...
  • Groupe(s) associé(s) (2) : ce champ permet de donner une informations sur les autres groupes associés au point
  • Catégorie (2) : ce champ optionnel affiché sous forme de liste déroulante permet de lier une catégorie à un point (marché public, engagement de personnel, ...).  Ces catégories peuvent être définies par service si nécessaire.  Les points insérés dans une séance pourront être automatiquement trié sur base de cette catégorie
  • Classificateur (2) : cette fonctionnalité proche de la catégorie (voir champ "Catégorie ci-dessus") mais permet de par sa présentation de gérer des centaines voire des milliers de catégories (listing des catégories, recherche d'une catégorie sur base d'un mot clé, ...)
  • Émetteurs d'avis optionnels (2) : cette liste propose à l'utilisateur en cours de sélectionner des services auxquels un avis sur le point doit être demandé.  Ces avis dits "optionnels" peuvent être complété par des avis demandés automatiquement en fonction de la configuration.  Cette zone n'apparaît que si on a choisi d'utiliser la gestion des avis
  • Groupes en copie (2) : liste des services à sélectionner pour leur donner un accès en lecture au point.  Cette zone n'apparaît que si on a choisi d'utiliser la gestion des points en copie
  • Des informations budgétaires sont liées (2) : si les informations budgétaires liées à un point doivent être mise en évidence, ce champ peut alors être utilisé.  Lorsque la case est cochée, un champ texte supplémentaire apparaît pour encoder lesdites informations budgétaires
  • Séance souhaitée : si des séances futures ont déjà été encodées, il est possible de choisir une séance souhaitée dans laquelle ce point devrait être inclus.  En choisissant "Pas de préférence", l'utilisateur spécifie que le gestionnaire de séance peut l'insérer dans la séance qu'il souhaite.  Sélectionner une séance dans le futur signifie que le point ne pourra pas être présenté dans une séance avant cette date, mais le sera à partir de cette séance et pour toutes les séances suivantes
  • A envoyer vers (2) : si la fonctionnalité est activée dans la configuration, l'utilisateur pourra spécifier si ce point doit être envoyé vers un autre type de séance lorsqu'il aura été décidé.  Cette fonctionnalité est utilisée pour passer des points de séances en séances (collège communal vers conseil communal, bureau permanent du CPAS vers Conseil de l'Action Sociale, ...)
  • Niveau de confidentialité (2) : cette zone permet de montrer quel est le niveau de confidentialité lié à ce point.  Cette fonctionnalité permet de limiter l'accès à certains points et pourra être utilisée pour trier les points "par niveau de confidentialité" sur une séance
  • Ce point est une question orale (2) : case à cocher qui permet de spécifier si le point est de type "question orale".  Cette notion pourra alors être utilisée lors de l'impression du point, de l'ordre du jour ou du procès-verbal de la séance
  • A l'initiative de ce point (2) : liste à choix multiples qui permet de sélectionner la ou les personne(s) réellement à l'initiative du point encodé.  Ceci permet à un agent de spécifier qui est la personne à l'origine du point en cours
  • Motivation (2) : zone de texte riche (1) pouvant être utilisée conjointement avec la zone "Extrait du procès-verbal (Décision)" si on souhaite pouvoir encoder la délibération en 2 parties "Motivation" et "Décision"
  • Décision (anciennement "Extrait du Procès-verbal") : zone texte riche (1) contenant une proposition de délibération pour le point. Cette zone n'apparaît pas automatiquement pour tous les utilisateurs (dépendant du paramétrage de l'application).  Elle sera utilisée pour établir le procès-verbal de la séance
  • Observations (2) : zone de texte riche (1) contenant des observations concernant le point.  Au besoin, cette zone peut n'être accessible que par certains rôles (gestionnaire de séances, validateur de points, ...)
  • Assemblée spécifique liée à ce point (2) : au cours de la séance, si l'assemblée présente change pour ce point (un membre doit sortir par exemple), il est possible de définir l'assemblée qui devra être prise en compte lors de l'impression de la délibération de ce point
  • Signatures spécifiques liées à ce point (2) : au cours de la séance, si un des signataires désignés pour la séance est absent (par exemple si le point le concerne), un autre signataire sera désigné et son nom apparaîtra alors ici.  Cette zone pourra alors être utilisée lors de l'impression de la délibération liée à ce point

Quelques champs optionnels supplémentaires non exposés sur l'image ci-dessus :

  • Catégorie (2) : par défaut, l'élément catégorisant un point est son groupe proposant (point du service untel).  Si çà ne suffit pas, des catégories peuvent être ajoutées (par exemple "marché public", "engagement de personnel", ...).  Affichées sous forme d'une liste déroulante à choix unique, ces catégories peuvent être définies par services de sorte que chaque service puissent utiliser ses propres catégories.  En outre, cette catégorie pourra être utilisée pour trier les points sur la séance
  • Marqueur (2) : les marqueurs sont des éléments permettant de catégoriser les points.  Il s'agit à nouveau de la notion de catégorie mais dans un champ de texte libre
  • Urgence : ce champ permet à un groupe proposant de demander l'urgence sur un point.  Cet indicateur pourra être utilisé par exemple pour demander qu'un point soit inséré dans une séance en urgence *
  • A évoquer en séance : ce champ booléen (oui ou non) permet de gérer le cas o certains point ne sont pas discutés en séance
  • A transmettre à la tutelle? : champ booléen (oui ou non) permettant d'indiquer que le point doit être envoyé à la tutelle *
  • Complétude : ce champ indicatif permet à un niveau de validation ou à un gestionnaire de séance de formaliser l'analyse de complétude d'un dossier.  La complétude peut être évaluée, le point peut être marqué complet, incomplet, ... une historisation est gardée et des commentaires peuvent être laissés *
  • Point signé? : ce champ sert d'indicateur pour les gestionnaires de séances pour savoir si la délibération d'un point a été signée manuellement
  • Pris en charge par : ce champ permet à n'importe quel intervenant sur un point qui à la main sur le point (qui peut donc le modifier) de spécifier qu'il a pris ce point en charge.  Ceci est utile dans les organisations où plusieurs personnes ont le même rôles pour éviter que deux personnes ne travaillent sur le même dossier sans le savoir par exemple *

(1) Les boutons de l'éditeur lié aux zones de textes riches peuvent être configurés de sorte que certaines fonctionnalités ne soient pas disponibles aux utilisateurs (changer la taille du texte, changer la couleur du texte, ...).  Seuls les boutons utiles apparaissent, ce qui permettra de garder une cohérence de point en point lors de la génération des différents documents
(2) Les champs optionnels peuvent être activés ou désactivés dans la configuration en fonction du besoin
* nouveau dans la version 3.3

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