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Création d'une séance

Lorsque l'utilisateur qui en a la permission (rôle "Gestionnaire de séances" - MeetingManager) choisit d'ajouter une séance, le formulaire suivant est affiché :

 

La seule zone obligatoire et non optionnelle dans la configuration est la date et heure de la séance qui identifie une séance.  En effet la date est indicative pour différencier les séances.  Mais elle est aussi utilisée comme garde-fou pour éviter de clôturer une séance qui n'est pas encore passée par exemple.  Deux séances différentes ne pourront avoir la même date et heure de la séance

Les autres zones optionnelles peuvent être sélectionnées dans la configuration et apparaître alors sur le formulaire d'ajout ou de modification d'une séance :

  • le lieu ou se déroulera la séance.  Plusieurs valeurs peuvent être définies dans la configuration, la valeur "Autre" permettant d'encoder une autre valeur au cas où
  • la date et heure effective de début permet d'encoder la date précise à laquelle a commencé la séance
  • la date et heure effective de fin permet d'encoder la date précise à laquelle s'est terminé une séance
  • la date de fin de la première partie peut être utilisée si la séance est divisée en deux parties (séance publique et séance à huis clos par exemple)
  • la date d'échéance pour valider les points permet de définir avant quelle date un point doit être validé pour pouvoir être présenté dans la séance.  Au cours de la gestion de la séance, si un point a été validé en retard, l'icône deadlineKo.png le montrera.  Cependant, il sera quand même possible pour le gestionnaire de séance de présenter le point validé en retard dans la séance
  • la date d'échéance pour valider les points en retard permet de définir avant quelle date un point doit être validé pour pouvoir être présenté dans la séance comme point en retard (c'est-à-dire après que la séance ai été gelée et n'accepte théoriquement plus de points, si ce n'est les points "en retard" ou "en urgence").  De la même manière que pour un point normal validé en retard, l'icône deadlineKo.png sera affichée devant les points validés hors échéance
  • les champs signatures et assemblée (ainsi que 'Absents' et 'Excusés') permettent d'encoder sous forme de texte libre quelles sont les signatures à utiliser lors de l'impression de la séance et quels sont les membres présents lors de la séance.  Ces zones de texte libre peuvent être remplacées par des cases à cocher permettant de définir les présents, absents (non excusés), absents (excusés) et signataires.  Ces listes de cases à cocher reposent sur des utilisateurs spécifiquement décrits dans l'application (configuration des utilisateurs spéciaux)
  • la zone réunion préparatoire permet d'encoder la date et le lieu d'une éventuelle séance qui se passe avant la séance officielle et qui permet de préparer la séance finale
  • des observations pourront également être notées sur la séance.  La zone observations pour la réunion préparatoire pourra être activée si une réunion préparatoire doit avoir lieu

Ces zones peuvent être modifiées par un gestionnaire de séance par la suite.  En effet, les absents, les heures de début et de fin par exemple ne sont pas connues lors de la création de la séance

 

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