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Section "Données"


Cette section reprend les paramètres liés aux données et champs utilisés dans la configuration de séance :

Configuration - visualisation config séance (données)

Une partie des paramètres est modifiable via l'icône [ Données Configuration - bouton modifier ] :

  • Attributs utilisés pour caractériser un point : présente la liste des champs optionnels que l'on peut activer sur un point : Description détaillée, Informations budgétaires, Classificateur, Groupe(s) associé(s), Marqueurs, Mots-clé, Ce point est une question orale?, A l'initiative de ce point, Observations, A évoquer en séance, Assemblée spécifique liée à ce point, Niveau de confidentialité, Questions, Réponses, Point signé?
  • Attributs des points pour lesquels l'historique doit être conservé : présente la liste des champs du points qui doivent être historisés (versioning).  Chaque champ disponible sur le point peut être sélectionné
  • Etat des points dans lesquels l'historisation est active : permet de sélectionner les états (workflow) du point dans lesquels la fonctionnalité d'historisation sera activée
  • Attributs utilisés pour caractériser une séance : présente la liste des champs optionnels que l'on peut activer sur une séance : Date et heure effective de début, Date et heure effective de fin, Date de fin de la première partie, Signatures, Signataires, Assemblée, Présents, Excusés, Absents (non excusés), Présents (mais pas au début), Lieu, Observations, Date de la séance préparatoire, Lieu de la séance préparatoire, Observations pour la séance préparatoire, Point présentés à cette séance (y compris après publication de celle-ci), Echéance pour valider les points, Echéance pour valider les points en retard
  • Attributs des séances pour lesquels l'historique doit être conservé : présente la liste des champs de la séance qui doivent être historisés (versioning).  Chaque champ disponible sur le point peut être sélectionné
  • Etat des séances dans lesquels l'historisation est active : permet de sélectionner les états (workflow) de la séance dans lesquels la fonctionnalité d'historisation sera activée
  • Utiliser les groupes comme catégorie : il faut un élément pour "catégoriser" un point.  Si les catégories ne sont pas utilisées, on peut spécifier que c'est le "groupe proposant" qui catégorise le point
  • Affecter une valeur au champ 'à discuter' quand un point est inséré dans une séance : permet de définir si la valeur du champ "à discuter" est encodée automatiquement lors de l'insertion dans une séance en fonction des 2 paramètres ci-dessous ou si c'est le créateur du point qui définit cette valeur
  • Valeur par défaut de l'attribut 'à discuter' pour les points normaux : si l'attribut optionnel "A discuter?" est activé sur les points, comme il s'agit d'un booléen, on peut spécifier ici s'il sera "A discuter" par défaut à non.  En outre, cette valeur concerne les "Points normaux", c'est-à-dire les points qui ne sont pas ajoutés en retard
  • Valeur par défaut de l'attribut 'à discuter' pour les points en retard : si l'attribut optionnel "A discuter?" est activé sur les points, comme il s'agit d'un booléen, on peut spécifier ici s'il sera "A discuter" par défaut à non.  En outre, cette valeur concerne les "Points en retard", c'est-à-dire les points qui sont ajoutés après la date limite d'ajout des points avant que la séance ait lieu
  • Montrer le champ 'à discuter' pour les points en retard : permet de spécifier si l'option "points à discuter" doit être utilisable sur les points en retard
  • Format de la référence d'un point : cette zone contient une expression qui permettra de générer une référence pour le point.  Par défaut, la référence est de type "Ref. 45" ou 45 est le numéro du point, mais on peut adapter l'expression
  • Méthode(s) de tri lors de l'ajout d'un point dans une séance : lorsqu'un gestionnaire de séance ajoute un point dans une séance comportant déjà des points, il est possible de spécifier où ira se placer le point par défaut.  Il est possible de sélectionner des méthodes de tri successives, par exemple, trier un point inséré par groupe proposant puis par catégorie *
  • Marqueurs : éléments qui pourront être sélectionnés pour caractériser un point.  Il s'agit de la notion de "tag".  Cette dernière est plus complète que la catégorie simple mais moins que les marqueurs qui peuvent être hiérarchisés
  • Trier les marqueurs par ordre alphabétique : si les marqueurs sont utilisés, on peut les trier automatiquement par ordre alphabétique, quel que soit l'ordre défini dans le champs "Marqueurs".  Sinon, il apparaîtront dans l'ordre défini dans ce dernier
  • Champs de texte riche qui doivent être transformés : chaque champ que vous sélectionnez dans cette liste subira, lors de chaque création ou modification de l'objet qui le contient, la (les) transformation(s) définie(s) dans le champ suivant
  • Types de transformations pour les champs de texte riche : sélectionnez ici le(s) type(s) de transformation(s) à appliquer aux champs de texte riche sélectionnés ci-dessus.  Les transformations disponibles sont : Supprimer les paragraphes vides et Eviter les signatures seules sur les dernières pages
  • Echéance par défaut pour valider les points pour une séance donnée : permet de spécifier une échéance en fonction de la date de la séance avant laquelle les points doivent être validés
  • Echéance par défaut pour valider les points en retard pour une séance donnée : permet de spécifier une échéance en fonction de la date de la séance avant laquelle les points en retard doivent être validés
  • Date par défaut pour la séance préparatoire : permet de spécifier une date par défaut à utiliser pour la séance préparatoire par rapport à la date de la séance
  • Activer la gestion des remplaçants : la gestion des remplaçants vous permet de sélectionner un remplaçant pour tout membre d'assemblée absent à une séance
  • Configurations de séance vers lesquelles les points de cette séance peuvent être envoyés : permet de spécifier vers quelles autres types de séance les points de la configuration de séance en cours pourront être envoyés.  En outre, une fois qu'un point est envoyé vers un autre type de séance, il est possible de spécifier que le point doit être mis automatiquement dans un état particulier, par exemple "validé" *

 

Ensuite, des tableaux reprennent différents éléments configurables :

  • Types d'annexes : lors de l'ajout d'une annexe à un point, il est possible de sélectionner le type d'annexe.  Ceci permet de classer l'annexe adjointe au point.  Un type d'annexe définit un titre, une icône et le fait qu'il s'agit d'un type lié aux "annexes", aux "annexes (à la décision)" d'un point ou aux "annexes à un avis".  Si la confidentialité des annexes est activée, il sera possible de définir par type d'annexe la valeur par défaut de la confidentialité des annexes.  Sur un type d'annexe, il est également possible de définir des sous-types d'annexes, ceci permet dans les organisations utilisant beaucoup de types d'annexes d'en rassembler plusieurs sous la même icône
  • Catégories de point : si on le souhaite, on peut utiliser les catégories pour caractériser un point.  Il sera possible de restreindre l'utilisation d'une catégorie à certains groupes
  • Classificateurs : les classificateurs permettent d'étendre l'utilisation des catégories et marqueurs.  Leur utilisation est recommandée lorsque vous avez beaucoup de catégories.  En effet, grâce à une interface utilisateur adaptée, vous allez pouvoir hiérarchiser, rechercher et sélectionner les classificateurs et ce de multiples manières
  • Points récurrents : il est possible de définir dans la configuration des "points récurrents" qui s'insèreront automatiquement dans une séance au moment voulu.  Il s'agit de point revenant systématiquement dans une séance ("Approbation du PV de la séance antérieure" par exemple).  On peut par exemple faire en sorte qu'à la création d'une séance, 3 points soient automatiquement insérés.  Les points récurrents peuvent être insérés à la création de la séance ou lors d'une transition du workflow de cette dernière (lorsque la séance est "gelée", lorsque la séance est "clôturée", ...)
  • Modèles de points : cette partie permet d'accéder à un écran où seront définis des modèles de points.  Ces modèles peuvent être sélectionnés par un utilisateur lors de la création d'un pointCes modèles peuvent être organisés de manière hiérarchique dans des dossiers et sous-dossiers * :

 

 

* nouveau dans la version 3.3

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