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Description fonctionnelle

En quoi consiste l'application ?

Le produit "PloneMeeting" permet à une institution de gérer ses organes délibératoires à travers la gestion :

  • de types de séances délibératoires avec chacune leurs caractéristiques
  • de points, qui sont proposés pour un ordre du jour d'une séance, avec leurs annexes et avis
  • d'ordres du jour qui incluent des points créés par des utilisateurs ainsi que des points récurrents
  • de décisions qui sont prises lors du déroulement de la séance et faisant suite si nécessaire à des votes
  • de procès-verbaux qui contiennent les délibérations

 

L'outil permet donc par exemple de gérer pour une commune le collège et le conseil communal, pour un CPAS le bureau permanent et le conseil d'action sociale, pour la région wallonne ou bruxelloise les séances du gouvernement, pour n'importe quel organisme ou société le conseil d'administration, etc.

Le principe général est le suivant :

  • un membre d'un service crée un point qui devra être discuté lors d'une séance prochaine. Il y indique une description et déjà éventuellement une proposition de délibération. Il peut également y inclure des annexes et choisir de demander un avis sur le point à d'autres services. Lorsque son point est rédigé, il le propose (pour une séance précise si les séances ont déjà été définies).
  • le chef de ce service peut également créer des points et les proposer mais aussi valider les points proposés par les membres de son service. 
  • la personne (dénommée ici secrétaire) qui s'occupe de la gestion de la séance peut créer un ordre du jour et y rajouter les points qui ont été validés. Il organise le contenu de la séance avec ses différents points et peut modifier les propositions de délibérations. Il peut générer, dans différents formats, un document présentant les points de la séance ainsi que leurs annexes. Ce document pourra servir de support de travail lors de la séance.
  • pendant ou après la séance, le secrétaire modifie les délibérations des points discutés. Il peut y intégrer des points et/ou des documents additionnels.  Lorsque les délibérations sont finalisées, il peut à nouveau produire un document contenant le procès-verbal de la séance. Il est possible pour chaque point d'indiquer une décision afin que les différents services puissent accéder à cette décision. Après validation du PV lors de la séance suivante, celui-ci pourra être clôturé.


Un outil complémentaire, en cours de développement, permettra de gérer les tâches faisant suite aux décisions.
 

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