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Caractéristiques


Les caractéristiques de l'application de gestion du Collège Communal sont identiques aux caractéristiques générales présentées précédemment.

La particularité est que les champs nécessaires à la gestion des aspects propres au Collège Communal ont été activés par défaut :

Sur le point :

  • Informations budgétaires : champ de texte riche permettant de stocker les informations propres à l'aspect budgétaire
  • A évoquer en séance? : permet de spécifier si le point doit être discuté en séance ou s'il s'agit d'un point récurrent
  • A envoyer vers : si la configuration de séance "Collège Communal" est utilisée conjointement avec la configuration de séance "Conseil Communal", il est possible dans la zone "A envoyer vers" de cocher "Conseil Communal".  De la sorte, celà permet de définir qu'un point Collège Communal doit passer au Conseil Communal.  Pratiquement, le point sera automatiquement envoyé vers le Conseil Communal lorsqu'il sera "accepté" ou "accepté avec modifications"

Sur la séance :

Les champs par défaut sont utilisés

Le cheminement du point dans l'application aussi appelé "workflow" est le suivant :


Point en création : le point est en cours d'élaboration et est visible/modifiable par tous les membres du service.  L'ajout d'annexe est activé pour tous.  Lorsque tout est rempli, on peut "proposer" le point

Point proposé : le point a été rédigé par un agent qui le propose alors au validateur de point du service (souvent le chef de service).  A cette étape, il n'y a plus que les validateurs qui peuvent modifier le point et y ajouter des annexes, les autres peuvent cependant toujours le voir.  Si le validateur estime qu'il y a un problème et qu'il souhaite rendre la main au créateur du point pour qu'il le modifie, il peut le "corriger".  Si tout est OK, le validateur peut "valider" le point

Point validé : le point est maintenant visible par les personnes gérant les séances.  Ils voient le point et peuvent l'insérer dans une séance en création

Point présenté : ceci signifie que le point a été inséré dans une séance en création.  A ce moment là, la séance est création n'est pas encore visible

Point gelé : ceci signifie que le point est maintenant dans une séance qui a été gelée.  Une séance est gelée la veille de la séance du collège communal.  cela signifie que plus aucun point ne peut y être ajouté (sauf point en urgence).  A partir de ce moment, la séance est visible et apparaît dans la liste des ordres du jour.  En outre un lien vers la séance est disponible sur l'écran de visualisation du point

Point décidés : après la séance, les décisions pour chaque point seront écrites par les gestionnaires de la séance.  Lorsque la décision (délibération) est complète (et visible dans la zone "Décision" sur l'écran de visualisation 'un point), une décision peut être mise sur ce point.  Les différentes décisions possibles sont :

  • point accepté : le point a été accepté par le collège communal sans que le projet de délibération n'ai du être modifié dans la zone "Décision".  Si le point devait être envoyé vers une autre séance (Point Collège communal vers Point Conseil communal par exemple), il est automatiquement envoyé
  • point accepted_but_modified.png accepté avec modification : le point a été accepté mais la délibération finale est différente du projet de délibération proposé dans la zone "Décision".  Si le point devait être envoyé vers une autre séance (Point Collège communal vers Point Conseil communal par exemple), il est automatiquement envoyé
  • point pre_accepted.png accepté provisoirement : le point a été accepté durant la séance mais le secrétariat communal n'a pas encore corrigé le projet de délibération pour en faire la délibération finale
  • point refusé : si un point est refusé, la zone "Décision" en contient la raison
  • point reporté : un point reporté sera automatiquement dupliqué chez l'utilisateur ayant créé le point afin qu'il soit plus facile de le présenter à nouveau

 

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