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Application de gestion des organes délibératoires (version 3.3)

Note: Ceci est une impression contenant toutes les pages du Manuel de référence sur une seule page. La version paginée est disponible ici.

Ce manuel explique le fonctionnement général du produit "PloneMeeting", son utilisation et sa configuration. Les illustrations proposées se rapportent à une configuration par défaut et ne sont pas exhaustives. Les éléments affichés dans les écrans sont renseignés à titre d'exemple. Il est possible de paramétrer en profondeur l'application à travers l'interface d'administration prévue à cet effet et d'adapter si besoin les workflows proposés par défaut.

1. Description fonctionnelle

En quoi consiste l'application ?

Le produit "PloneMeeting" permet à une institution de gérer ses organes délibératoires à travers la gestion :

  • de types de séances délibératoires avec chacune leurs caractéristiques
  • de points, qui sont proposés pour un ordre du jour d'une séance, avec leurs annexes et avis
  • d'ordres du jour qui incluent des points créés par des utilisateurs ainsi que des points récurrents
  • de décisions qui sont prises lors du déroulement de la séance et faisant suite si nécessaire à des votes
  • de procès-verbaux qui contiennent les délibérations

 

L'outil permet donc par exemple de gérer pour une commune le collège et le conseil communal, pour un CPAS le bureau permanent et le conseil d'action sociale, pour la région wallonne ou bruxelloise les séances du gouvernement, pour n'importe quel organisme ou société le conseil d'administration, etc.

Le principe général est le suivant :

  • un membre d'un service crée un point qui devra être discuté lors d'une séance prochaine. Il y indique une description et déjà éventuellement une proposition de délibération. Il peut également y inclure des annexes et choisir de demander un avis sur le point à d'autres services. Lorsque son point est rédigé, il le propose (pour une séance précise si les séances ont déjà été définies).
  • le chef de ce service peut également créer des points et les proposer mais aussi valider les points proposés par les membres de son service. 
  • la personne (dénommée ici secrétaire) qui s'occupe de la gestion de la séance peut créer un ordre du jour et y rajouter les points qui ont été validés. Il organise le contenu de la séance avec ses différents points et peut modifier les propositions de délibérations. Il peut générer, dans différents formats, un document présentant les points de la séance ainsi que leurs annexes. Ce document pourra servir de support de travail lors de la séance.
  • pendant ou après la séance, le secrétaire modifie les délibérations des points discutés. Il peut y intégrer des points et/ou des documents additionnels.  Lorsque les délibérations sont finalisées, il peut à nouveau produire un document contenant le procès-verbal de la séance. Il est possible pour chaque point d'indiquer une décision afin que les différents services puissent accéder à cette décision. Après validation du PV lors de la séance suivante, celui-ci pourra être clôturé.


Un outil complémentaire, en cours de développement, permettra de gérer les tâches faisant suite aux décisions.
 

2. Caractéristiques de l'application

Description des fonctionnalités générales

2.1. Organisation en groupes


L'outil est organisé suivant des groupes.

La notion de groupe est utilisée pour permettre de gérer les points suivant l'organisation structurelle.
Par exemple dans une commune le groupe correspondra à un service tandis qu'au gouvernement wallon le groupe correspondra à un cabinet ministériel.

A chaque groupe correspondent des personnes qui vont pouvoir créer et gérer des points d'une séance.
Les personnes du groupe ne vont pas toutes avoir le même rôle : certaines peuvent créer des points, d'autres les valider, donner un avis ou alors seulement les consulter.

Les différents rôles, que peuvent avoir les utilisateurs, sont présentés au point suivant.

 

2.2. Rôles prédéfinis

Présentation des rôles définis dans l'application

A travers l'explication fonctionnelle, différents profils d'utilisation ont été présentés. Ces profils sont appelés rôles.
Un rôle reprend en fait un ensemble d'actions réalisables par un utilisateur. A un rôle sont associés des permissions (lecture, écriture, ajout, ...). Par exemple, seul le rôle secrétaire peut créer un ordre du jour.
Un ou plusieurs rôles peuvent être donnés à un ou plusieurs utilisateurs qui reçoivent dès lors les permissions correspondantes.

 

Les rôles suivants sont présents dans l'application :

  • rédacteur de point du groupe (MeetingMember) : qui peut créer un point et le modifier

  • pré-validateur d'un point du groupe (MeetingPreReviewer) : qui peut pré-valider les points du groupe afin de les proposer à un validateur final.  Ce rôle de pré-validateur est optionnel est peut être activé ou désactivé dans la configuration de la séance

  • validateur d'un point du groupe (MeetingReviewer) : qui peut valider les points du groupe afin de les proposer pour un ordre du jour

  • lecteur d'un point du groupe (MeetingObserverLocal) : qui peut seulement visualiser les points du groupe

  • émetteur d'avis pour un groupe : qui peut donner un avis sur un point au nom du groupe

  • super observateurs : qui peut voir tous les points et séances lorsque ceux-ci sont dans des états définis dans la configuration ("Section avis et accès")

  • secrétaire de séance (MeetingManager) : qui peut gérer les points à partir du moment où ils sont validés (proposés à la séance), les ordres du jour et les PV

 

Si un utilisateur doit pouvoir créer des points et donner un avis au nom du groupe, il suffira de lui donner les rôles "rédacteur de point du groupe" et "émetteur d'avis du groupe".
Dans l'application, les rôles sont donnés à des utilisateurs en plaçant ces utilisateurs dans des groupes Plone spécifiques (voir les explications sur la configuration).

 

Il est possible, pour l'administrateur de l'application, d'adapter les permissions associées à chaque rôle en modifiant les workflows du produit.  Un workflow constitue l'ensemble des étapes de traitement d'un élément. Ces étapes sont appelées "état" et le fait de passer d'un état à un autre est appelé une "transition".
Par exemple, le début du workflow par défaut d'un point pour l'ordre du jour est le suivant :

 

état "en création" ===========================> état "proposé" ===========================>

                                           transition "proposer"                                                                    transition "valider"

 

On définit pour chaque état et chaque transition des permissions données à certains rôles.

Par exemple pour l'état "en création", on définit que seul le créateur et le validateur peuvent voir et modifier le point. Pour la transition "proposer", on définit que seul le créateur et le validateur peuvent l'effectuer pour faire passer le point à l'état "proposé". Dans l'état "proposé", on définit que le créateur ne peut plus modifier (mais peut toujours voir) et que le validateur peut modifier et valider le point, etc...

 

2.3. Interface générale

Comment se présente l'outil ?

Une fois l'utilisateur connecté, l'interface affichée (par défaut) se présente comme suit :


Un série d'onglet (dans la partie supérieure) permet de naviguer parmi les différents types de séances disponibles : collège communal, conseil communal, ...  En effet, il est possible de paramétrer plusieurs types de séance de façons différentes mais de les utiliser en même temps!  Ceci permettra par exemple de transférer des points d'un type de séance à un autre.

Une zone de recherche "full-text" apparaît en haut à droite et permet d'effectuer une recherche à travers tous les éléments encodés et que le membre en cours peut consulter.  Cette recherche est insensible aux accents et permet d'encoder un début de mot, donc par exemple une recherche sur "budget" ramènera les points contenant également le terme "budgétaire".  Cette recherche globale ne tient pas compte du type de séance (collège comunal ou conseil communal), pour se faire, une recherche avancée est disponible.

La boîte de menu "Gestion" regroupe différentes actions concernant:

  • un accès à la recherche avancée via l'icône  et un accès à la page d'accueil de la configuration de séance en cours via l'icône
  • les points: les éléments affichés dépendent de l'utilisateur connecté.
    Si l'utilisateur peut créer des points, une icône Icône nouveau (créer un point) apparaît à droite de l'intitulé "Points".
    Si des modèles de points sont définis dans la configuration, l'icône  apparaît.  Au clic sur celle-ci, un écran affichera les modèles disponibles pour l'utilisateur (pour plus d'infos à ce sujet, voir bas de cette page).
    Sous l'intitulé, différentes recherches permettent de retrouver les points selon divers critères : "mes points" (les points créés par l'utilisateur), "tous les points" (tous les points que l'utilisateur peut voir, en général tous les points de son service), "points en copie" (les points pour lesquels l'utilisateur est mis en copie), etc.
  • les séances: prévues à une date prochaine mais qui n'ont pas encore eu lieu.
    Si l'utilisateur a le rôle global de gestionnaire de séance (MeetingManager), une icône Icône nouveau (créer une séance) apparaît à droite de l'intitulé "Séances".
  • les décisions: les séances qui ont eu lieu et pour lesquelles un procès verbal est en cours de rédaction ou a été finalisé.


Des actions propres à l'utilisateur se trouvent à droite de l'intitulé de la boîte de menu "Gestion":

  • l'icône "maison" permet de retourner sur la page d'accueil du type de séance en cours
  • l'icône "loupe" affiche une recherche avancée permettant de rechercher des points dans l'application


La boîte "à faire" montre à l'utilisateur les actions qu'il doit faire en fonction de son rôle: les avis à donner, les points à valider, les points pour lesquels il est en copie, ...  Toutes ces recherches sont configurables et apparaîtront en fonction des rôles de l'utilisateur courant.  En outre, il est possible de configurer d'autres recherches qui apparaîtront dans cette boîte.

L'icône permet de cacher un maximum d'informations sur un point afin de faciliter la navigation.  Les informations affichées sous le titre du point sont alors cachées et le tableau n'affiche que les informations nécessaires (titre du point) dans la colonne "Titre".

 

2.4. Écrans de gestion d'un point

Les écrans de création et de gestion d'un point

2.4.1. Création d'un point


Lorsqu'un utilisateur choisit d'ajouter un point, il peut soit ajouter un point vierge en cliquant sur l'icône Icône nouveau à droite de l'intitulé "Points" ou ajouter un point basé sur un modèle en cliquant sur l'icône .  Si l'utilisateur choisit de créer un point sur base d'un modèle, l'écran suivant est affiché et lui permet de sélectionner le modèle à utiliser :

Il est possible d'organiser les modèles par dossiers et sous-dossiers, ainsi que de les rendre disponibles à certains groupes et pas d'autres. *

Lorsque le modèle est sélectionné, le point est créé et, par défaut, les champs suivants sont affichés (dont certains pré-remplis puisque le point est créé sur base d'un modèle) :

Ajout d’un point


Les champs suivants sont proposés :

  • Objet (anciennement "Titre") : intitulé du point tel qu'il apparaîtra dans l'application.  Ce dernier doit être clair et concis
  • Description : zone texte riche (1) contenant une description complète du point proposé. Cette zone est affichée lorsque l'on visualise le point ou l'ordre du jour
  • Description détaillée : cette zone texte riche (1) est optionnelle (2).  Elle est utilisée lorsque la zone "Description dans l'ordre du jour" est destinée à contenir une brève présentation du point.  La "Description détaillée" contiendra elle une version plus complète de la description
  • Groupe proposant : ce champ obligatoire permettra à l'utilisateur en cours de définir pour quel groupe (service) il souhaite encoder le point (utile dans le cas où un utilisateur appartient à plusieurs groupes).  Par défaut, tous les membres de ce groupe auront accès au point (en lecture) et en fonction de leurs permissions, pourront également le modifier, le supprimer, le proposer au validateur, ...
  • Groupe(s) associé(s) (2) : ce champ permet de donner une informations sur les autres groupes associés au point
  • Catégorie (2) : ce champ optionnel affiché sous forme de liste déroulante permet de lier une catégorie à un point (marché public, engagement de personnel, ...).  Ces catégories peuvent être définies par service si nécessaire.  Les points insérés dans une séance pourront être automatiquement trié sur base de cette catégorie
  • Classificateur (2) : cette fonctionnalité proche de la catégorie (voir champ "Catégorie ci-dessus") mais permet de par sa présentation de gérer des centaines voire des milliers de catégories (listing des catégories, recherche d'une catégorie sur base d'un mot clé, ...)
  • Émetteurs d'avis optionnels (2) : cette liste propose à l'utilisateur en cours de sélectionner des services auxquels un avis sur le point doit être demandé.  Ces avis dits "optionnels" peuvent être complété par des avis demandés automatiquement en fonction de la configuration.  Cette zone n'apparaît que si on a choisi d'utiliser la gestion des avis
  • Groupes en copie (2) : liste des services à sélectionner pour leur donner un accès en lecture au point.  Cette zone n'apparaît que si on a choisi d'utiliser la gestion des points en copie
  • Des informations budgétaires sont liées (2) : si les informations budgétaires liées à un point doivent être mise en évidence, ce champ peut alors être utilisé.  Lorsque la case est cochée, un champ texte supplémentaire apparaît pour encoder lesdites informations budgétaires
  • Séance souhaitée : si des séances futures ont déjà été encodées, il est possible de choisir une séance souhaitée dans laquelle ce point devrait être inclus.  En choisissant "Pas de préférence", l'utilisateur spécifie que le gestionnaire de séance peut l'insérer dans la séance qu'il souhaite.  Sélectionner une séance dans le futur signifie que le point ne pourra pas être présenté dans une séance avant cette date, mais le sera à partir de cette séance et pour toutes les séances suivantes
  • A envoyer vers (2) : si la fonctionnalité est activée dans la configuration, l'utilisateur pourra spécifier si ce point doit être envoyé vers un autre type de séance lorsqu'il aura été décidé.  Cette fonctionnalité est utilisée pour passer des points de séances en séances (collège communal vers conseil communal, bureau permanent du CPAS vers Conseil de l'Action Sociale, ...)
  • Niveau de confidentialité (2) : cette zone permet de montrer quel est le niveau de confidentialité lié à ce point.  Cette fonctionnalité permet de limiter l'accès à certains points et pourra être utilisée pour trier les points "par niveau de confidentialité" sur une séance
  • Ce point est une question orale (2) : case à cocher qui permet de spécifier si le point est de type "question orale".  Cette notion pourra alors être utilisée lors de l'impression du point, de l'ordre du jour ou du procès-verbal de la séance
  • A l'initiative de ce point (2) : liste à choix multiples qui permet de sélectionner la ou les personne(s) réellement à l'initiative du point encodé.  Ceci permet à un agent de spécifier qui est la personne à l'origine du point en cours
  • Motivation (2) : zone de texte riche (1) pouvant être utilisée conjointement avec la zone "Extrait du procès-verbal (Décision)" si on souhaite pouvoir encoder la délibération en 2 parties "Motivation" et "Décision"
  • Décision (anciennement "Extrait du Procès-verbal") : zone texte riche (1) contenant une proposition de délibération pour le point. Cette zone n'apparaît pas automatiquement pour tous les utilisateurs (dépendant du paramétrage de l'application).  Elle sera utilisée pour établir le procès-verbal de la séance
  • Observations (2) : zone de texte riche (1) contenant des observations concernant le point.  Au besoin, cette zone peut n'être accessible que par certains rôles (gestionnaire de séances, validateur de points, ...)
  • Assemblée spécifique liée à ce point (2) : au cours de la séance, si l'assemblée présente change pour ce point (un membre doit sortir par exemple), il est possible de définir l'assemblée qui devra être prise en compte lors de l'impression de la délibération de ce point
  • Signatures spécifiques liées à ce point (2) : au cours de la séance, si un des signataires désignés pour la séance est absent (par exemple si le point le concerne), un autre signataire sera désigné et son nom apparaîtra alors ici.  Cette zone pourra alors être utilisée lors de l'impression de la délibération liée à ce point

Quelques champs optionnels supplémentaires non exposés sur l'image ci-dessus :

  • Catégorie (2) : par défaut, l'élément catégorisant un point est son groupe proposant (point du service untel).  Si çà ne suffit pas, des catégories peuvent être ajoutées (par exemple "marché public", "engagement de personnel", ...).  Affichées sous forme d'une liste déroulante à choix unique, ces catégories peuvent être définies par services de sorte que chaque service puissent utiliser ses propres catégories.  En outre, cette catégorie pourra être utilisée pour trier les points sur la séance
  • Marqueur (2) : les marqueurs sont des éléments permettant de catégoriser les points.  Il s'agit à nouveau de la notion de catégorie mais dans un champ de texte libre
  • Urgence : ce champ permet à un groupe proposant de demander l'urgence sur un point.  Cet indicateur pourra être utilisé par exemple pour demander qu'un point soit inséré dans une séance en urgence *
  • A évoquer en séance : ce champ booléen (oui ou non) permet de gérer le cas o certains point ne sont pas discutés en séance
  • A transmettre à la tutelle? : champ booléen (oui ou non) permettant d'indiquer que le point doit être envoyé à la tutelle *
  • Complétude : ce champ indicatif permet à un niveau de validation ou à un gestionnaire de séance de formaliser l'analyse de complétude d'un dossier.  La complétude peut être évaluée, le point peut être marqué complet, incomplet, ... une historisation est gardée et des commentaires peuvent être laissés *
  • Point signé? : ce champ sert d'indicateur pour les gestionnaires de séances pour savoir si la délibération d'un point a été signée manuellement
  • Pris en charge par : ce champ permet à n'importe quel intervenant sur un point qui à la main sur le point (qui peut donc le modifier) de spécifier qu'il a pris ce point en charge.  Ceci est utile dans les organisations où plusieurs personnes ont le même rôles pour éviter que deux personnes ne travaillent sur le même dossier sans le savoir par exemple *

(1) Les boutons de l'éditeur lié aux zones de textes riches peuvent être configurés de sorte que certaines fonctionnalités ne soient pas disponibles aux utilisateurs (changer la taille du texte, changer la couleur du texte, ...).  Seuls les boutons utiles apparaissent, ce qui permettra de garder une cohérence de point en point lors de la génération des différents documents
(2) Les champs optionnels peuvent être activés ou désactivés dans la configuration en fonction du besoin
* nouveau dans la version 3.3

2.4.2. Visualisation d'un point existant


Une fois un point créé, il est possible de le visualiser.
Un écran semblable est alors affiché.

Vue du point

Les onglets supérieurs permettent d'effectuer des actions supplémentaires sur le point :

  • Modifier : pour accéder au formulaire de modification du point
  • Annexes : pour associer des documents annexes au point
  • Annexes (après décision) : pour associer des documents annexes faisant suite à la délibération sur le point


La zone "État" se trouvant en haut à droite indique l'état actuel du point. Dans l'exemple affiché : "En création".  Si l'option est activée (par défaut), une couleur spécifique sera utilisée pour chaque état ce qui permettra de rapidement identifier l'état d'un point en lisant le titre (qui sera colorisé en fonction de l'état de l'élément)

Cet état dépend du workflow associé au type de séance. Les états peuvent donc être différents suivant que l'utilisateur se trouve dans le collège communal, le conseil communal ou tout autre type de séance.

Les icônes en haut à droite permettent également d'effectuer certaines actions sur le point. Le fait de laisser le pointeur de la souris sur l'icône affiche le nom de l'action associée.

Par exemple, dans le cas affiché :

  • Imprimer le point dans un format bureautique suivant le modèle proposé : "Projet délibération" au format OpenOffice ou Word dans l'exemple


Plusieurs formats bureautiques peuvent être proposés à l'utilisateur (suivant la configuration des canevas de documents) :

  • génération au format PDF
  • génération au format ODT (OpenOffice)
  • génération au format DOC (Microsoft Word)
  • génération au format RTF (Rich Text Format)


La génération en document bureautique est possible pour les points, les ordres du jour et les procès-verbaux.

Au bas du point se trouve un résumé des annexes ajoutées et des avis à rendre/rendus sur le point.  Dans l'exemple ci-dessus, il reste 1 avis à donner.

Les boutons affichés en bas de la page permettent d'effectuer certaines actions sur le point : dupliquer le point (en faire une copie pour repartir sur une base lors de la création d'un nouveau point) ou supprimer le point par exemple.  Toutes ces actions étant fonction de l'utilisateur en cours et de ses permissions.

 

Accès à l'historique d'un point

C'est dans l'historique du point (accessible via le lien "Historique" affiché sous le titre d'un point ou depuis les tableaux de bord affichant des points) qu'on peut retrouver les informations liées aux changements d'états du point et aux commentaires qui peuvent être ajoutés lors de ces changements d'états :

2.4.3. Ajout d'annexes

Les utilisateurs pouvant modifier le point peuvent y adjoindre des annexes en cliquant sur l'onglet "Annexes" ou "Annexes (après décision)".

L'écran suivant est alors affiché :

Le cadre inférieur affiche des informations sur les annexes déjà liées au point.

En cliquant sur le titre d'une annexe, il est possible de la visualiser.  Si l'utilisateur en a la permission (définie dans l'application), il peut également supprimer une annexe existante.

Certaines fonctionnalités liées aux annexes peuvent être activées dans la configuration comme la possibilité de rendre des annexes confidentielles * ou de spécifier qu'une annexe doit être imprimée dans un document * (une délibération ou un Ordre du jour par exemple).  La fonctionnalité d'impression des annexes permet d'imprimer automatiquement n'importe quel type d'annexe dans un document bureautique (PDF par exemple).

Le cadre supérieur permet d'ajouter une annexe.

Il est nécessaire de choisir le type d'annexe, d'indiquer un titre représentatif et de sélectionner un fichier.  Si un seul type d'annexe est disponible, la liste déroulante permettant de choisir un type d'annexe n'apparaîtra pas.  Un "titre par défaut" peut être défini par type d'annexe dans la configuration afin d'harmoniser les titres qui seront encodés par les différents utilisateurs.

Dans le cadre orange est présenté une fonctionnalité de l'application : "l'invalidation des avis".  En effet, si un groupe a donné un avis sur un point, on peut spécifier dans la configuration que lors de la modification du point (ajout d'une annexe, édition de la délibération, ...) tous les avis soient invalidés.

Les "Annexes (à la décision)" permettent de gérer l'après décision en liant au point des annexes produites suite à la décision.

* nouveau dans la version 3.3

2.4.4. Gestion des avis

Si des avis ont été demandés manuellement par les créateurs du point ou automatiquement par l'application, les utilisateurs sélectionnés comme "Emetteurs d'avis" dans les groupes auxquels on a demandé un avis pourront le rendre.  Par défaut, un groupe ne peut rendre son avis sur un point que si cet avis lui a été demandé, il est toutefois possible de définir dans la configuration des avis certains groupes qui pourront rendre leur avis même si celui-ci n'a pas été demandé.

La gestion des avis est accessible notamment sur un point, via l'onglet "Voir", dans la zone "Avis" :


Les icônes affichées représentent le type d'avis, ici par exemple "Positif", "Commenté" et "Non rendu".  En cliquant sur une de ces icônes, l'avis peut être visualisé sous forme d'info-bulle.  Par défaut, si le point est dans l'état proposé ou validé, l'avis peut encore être supprimé ou modifié (les états dans lesquels un avis peut être donné, modifié ou supprimé sont définis dans la configuration) par les personnes ayant donné l'avis :

Un avis peut être rendu dans certains états du point et s'il a été demandé au service.  Si des avis sont demandés mais pas encore rendus, il apparaîtront au clic sur l'icône .  La liste des avis non rendus ainsi que certaines informations (comme par exemple le fait que l'avis peut être rendu ou non, des informations sur le délai pour rendre l'avis, ...) sont affichées :

Lorsque l'utilisateur en cours peut ajouter un avis, une petite icône Icône nouveau apparaît ...

... ce qui permet d'accéder à l'écran suivant :

Si un utilisateur peut modifier un avis donné, le même écran est affiché.

Les champs suivants sont proposés :

  • Groupe : groupe pour lequel l'utilisateur émet un avis.  Si l'utilisateur peut donner son avis au nom de différents groupes et que l'avis de ces différents groupes est demandé
  • Type d'avis : choix entre les types d'avis configurés (par exemple, "positif", "commenté", "négatif" ou "néant")
  • Cacher l'avis pendant sa rédaction : cette case à cocher permet de montrer que l'avis est en cours de rédaction par le service émetteur.  Pour plus d'infos, consultez le message d'aide renseigné sur l'image ci-dessus
  • Motivation : contiendra l'avis officiel remis sur le point
  • Observations : zone optionnelle permettant d'ajouter un commentaire
  • Référence : une référence peut être renseignée pour un avis si nécessaire et pourra être reprise dans l'un ou l'autre document le cas échéant

 

Une fois encodé, il est possible pour le créateur de l'avis ainsi que pour les personnes ayant un accès en lecture à l'avis de le consulter complètement en passant par le lien "Accéder à l'avis en détail", en effet, par défaut, seul un extrait de l'avis est affiché :

Extrait :

Avis en détail :

2.4.5. Gestion des avis : ajout d'annexes

Depuis la version 3.2 de PloneMeeting, il est possible d'adjoindre des annexes à un avis.

Pour cela, une fois l'avis ajouté, dans les actions de l'avis apparaît l'icône .

Au clic sur l'icône, un formulaire d'ajout d'annexes apparaît.  Les types d'annexes sont paramétrables dans la configuration.

Les annexes déjà ajoutées à l'avis auparavant sont également listées.  Cette fonctionnalité est similaire à l'ajout d'annexes sur un point.

2.4.6. Gestion des avis : avis avec délai

Il est possible de définir dans la configuration des délais qui devront être respectés pour rendre un avis.  Le délai démarre à partir du moment où l'avis est demandé et que le point est visible par le service auquel l'avis est demandé.

Si des avis avec délai sont configurés, ils apparaîtront comme ceci sur le formulaire d'édition d'un point :

Une fois sélectionné, un avis avec délai apparaîtra dans la liste des avis avec des informations supplémentaires (délai pour rendre l'avis et un libellé supplémentaire d'aide concernant l'avis, ici "Incidence financière >= 22.000€"), si l'avis peut déjà être rendu, la date limite pour rendre l'avis est également affichée :

Lorsqu'un avis avec délai n'a pas pu être rendu dans le délai imparti, il ne sera plus possible de le rendre et un message clair sera affiché :

La manière de rendre l'avis est identique à un avis "normal" sans délai.

2.4.7. Tableau récapitulatif affichant des points

Via la boîte d'informations (portlet) située à gauche et intitulée "Gestion", dans la partie "Points", il est possible d'afficher des points suivant différents critères.

L'écran suivant est un exemple de tableau récapitulatif utilisé pour afficher une liste de points, ici sont affichés tous les points auxquels l'utilisateur courant a accès.


Parmi les colonnes affichées, seule la colonne "Objet" est obligatoirement affichée.  Au niveau de cette première colonne, un filtre de recherche est disponible.  Il suffit d'encoder un terme de recherche, de cliquer sur l'icône  et le tableau est automatiquement filtré en fonction du terme entré.  La recherche est faite à travers tous les champs du point (recherche "full-text"), donc l'objet du point, sa description, sa décision, ...  De plus, depuis la version 3.1+, la recherche n'est plus sensible aux accents et un début de mot peut être considéré : par exemple une recherche sur "budget" ramènera aussi des points contenant le mot "budgétaire".

Les "Actions", toujours affichées dans la dernière colonne montre les actions que l'utilisateur en cours peut effectuer sur le point.

Les autres colonnes sont optionnelles.  Toutes les colonnes optionnelles ne sont pas montrées ici, mais en passant par la configuration, il est possible de montrer les colonnes : "Créateur", "Créé le", "Modifié le", "Etat", "Catégorie (ou groupe proposant)", "Groupe proposant", "Acronyme du groupe proposant", "Groupe(s) associé(s)", "Acronymes des groupes associés", "Annexes", "Annexes (à la décision)", "Avis", "Niveau de confidentialité", "Informations budgétaires", "Actions", "Séance", "Séance souhaitée", "Point signé?" et "A évoquer en séance?"

Suivant l'état du point, le titre peut être coloré différemment.

Le fait de laisser le pointeur de la souris sur une icône affiche le nom de l'action associée.

Par exemple :

  • Icône corriger Corriger  : remet le point dans l'état du workflow précédent.  Par exemple, un point "validé" serait remis dans l'état "proposé"
  • Icône éditer Éditer  : pour accéder au formulaire de modification du point
  • Icône dupliquer Dupliquer : permet de "copier/coller" un point pour repartir sur une certaine base au cas où un nouveau point ressemble fortement à un point existant
  • Dupliquer et garder le lien : même chose que "Dupliquer" mais garde un lien entre les points afin de pouvoir passer d'un point à l'autre facilement
  • Icône supprimer Supprimer : permet de supprimer définitivement un point de l'application
  • Historique du point : permet d'accéder à l'historique du point (changements d'état et commentaires)
  • Proposer : permet pour un créateur de point d'envoyer celui-ci à un validateur
  • Valider : permet pour les validateurs de "valider" le point
  • Renvoyer au groupe proposant pour correction : permet de renvoyer un point présenté dans une séance au groupe proposant afin que ce dernier y apporte des corrections mais sans enlever le point de la séance
  • Retirer de la séance : permet de retirer un point présenté d'une séance, il sera remis dans l'état "validé" (proposé à la séance)
  • ...

Diverses icônes peuvent également être affichées devant le titre du point, cela donne une information supplémentaire sur certains aspects, par exemple:

  • Accepté avec modification : par défaut, un point "Accepté" apparaît avec un titre de couleur verte, ici, un point "Accepté avec modifications" apparaît également en vert et cette icône permet de le différencier
  • Va être envoyé vers ... : permet de savoir que le point va être envoyé une fois qu'il aura été accepté vers une autre séance (comme par exemple un Point Collège communal envoyé au Conseil communal)
  • Ce point repasse à nouveau par cette étape dans le workflow : permet de savoir qu'un point dans un état donné (par exemple "proposé" à un validateur) a déjà été dans cet état auparavant
  • Ce point redescend le workflow : permet de savoir qu'un point est dans un état parce qu'il redescend le workflow.  En effet, normalement un point "monte" un workflow, par exemple via les états en création/proposé/validé.  Si un point est dans l'état "proposé" parce qu'il redescend de l'état "validé", alors cette icône est affichée
  • ...

2.4.8. Evolution du point dans l'application

Le point évoluera dans l'application en fonction de son workflow.

Différents types de workflows sont proposés (comme un workflow pour le Collège communal ou le Conseil communal) et peuvent même être configurés sur mesure, cependant, certaines transitions/états sont considérés comme clés dans le fonctionnement de l'application :

  • l'état "en création" aussi bien pour les points que les séances représente l'état initial de l'élément
  • l'état "validé" est l'état qui représente le point pouvant être présentés dans une séance
  • l'état "présent" est un état qui représente un point franchement inséré dans une séance et donc lié à celle-ci
  • les états "décidés" sur les points comme "accepté", "refusé", "reporté", ...
  • l'état "clôturé" pour la séance qui ne permet plus aucune modification par qui que ce soit (sauf l'administrateur) sur les séances dans cet état et tous ses points liés


En outre, peu importe le workflow utilisé, il est possible d'activer lors de certaines transitions (passage d'un état à un autre) que celles-ci doivent être confirmées.  Un popup apparaît alors et permet à l'utilisateur d'annuler la transition ou d'effectuer la transition en laissant un commentaire.  Par exemple, en activant cette confirmation sur la transition "reporter" d'un point, voici l'écran qui apparaît à l'utilisateur (gestionnaire de séances) :

2.4.9. Interventions de plusieurs utilisateurs sur le même point

Fonctionnalité de verrouillage

Dans l'application, le workflow (cheminement du point dans l'application) permettra à plusieurs profils d'utilisateurs d'intervenir successivement sur le point.  Cependant, il se peut que dans un groupe, plusieurs utilisateurs aient le même profil et veuillent par exemple collaborer sur le même point (s'il s'agit de créateurs de points) ou modifier un point à valider s'il s'agit de validateurs.  Dans tous les cas, si un utilisateur est en train de travailler sur un point, ce dernier est "verrouillé", ce qui évite à des utilisateurs de se "marcher sur les pieds" et de modifier le même point ce qui pourrait provoquer des pertes de données.

Un écran de ce type est affiché à un utilisateur pouvant éditer un point qui est déjà en cours d'édition par un autre utilisateur :

Ici par exemple, le nouvel utilisateur qui arrive sur le point est prévenu qu'un utilisateur est déjà en train de modifier le point.  Il pourra par exemple contacter ledit utilisateur.  S'il en a le droit (ce qui est le cas ici), le nouvel utilisateur peut "Déverrouiller" le document et le modifier.  On peut aussi définir que l'utilisateur qui arrive sur un point en cours de modification ne puisse pas le déverrouiller.

Cette fonctionnalité de verrouillage est également activée sur les éléments de type "Avis", si un émetteur d'avis est en train d'éditer un avis, l'avis ne peut pas être éditer par un autre utilisateur.

Fonctionnalité de prise en charge d'un point

Cette nouvelle fonctionnalité permet de formaliser le fait qu'un utilisateur déclare avoir pris en charge un dossier.  Si le champ est activé sur les points, une zone spécifique apparaît dans laquelle un utilisateur qui a la main sur le point (qui peut le modifier) peut déclarer qu'il prend en charge le point.  Dès qu'il perd la main sur le point (par exemple un validateur a validé un point et ne peut donc plus le modifier), la prise en charge est enlevée automatiquement.

L'information est également affichée dans les tableaux de bords afin d'identifier rapidement un point pris en charge par une autre personne (icône ) ou que l'utilisateur courant a pris en charge (icône ).

* nouveau dans la version 3.3

2.5. Écrans de gestion d'une séance

Les écrans de création et de gestion d'une séance

2.5.1. Création d'une séance

Lorsque l'utilisateur qui en a la permission (rôle "Gestionnaire de séances" - MeetingManager) choisit d'ajouter une séance, le formulaire suivant est affiché :

 

La seule zone obligatoire et non optionnelle dans la configuration est la date et heure de la séance qui identifie une séance.  En effet la date est indicative pour différencier les séances.  Mais elle est aussi utilisée comme garde-fou pour éviter de clôturer une séance qui n'est pas encore passée par exemple.  Deux séances différentes ne pourront avoir la même date et heure de la séance

Les autres zones optionnelles peuvent être sélectionnées dans la configuration et apparaître alors sur le formulaire d'ajout ou de modification d'une séance :

  • le lieu ou se déroulera la séance.  Plusieurs valeurs peuvent être définies dans la configuration, la valeur "Autre" permettant d'encoder une autre valeur au cas où
  • la date et heure effective de début permet d'encoder la date précise à laquelle a commencé la séance
  • la date et heure effective de fin permet d'encoder la date précise à laquelle s'est terminé une séance
  • la date de fin de la première partie peut être utilisée si la séance est divisée en deux parties (séance publique et séance à huis clos par exemple)
  • la date d'échéance pour valider les points permet de définir avant quelle date un point doit être validé pour pouvoir être présenté dans la séance.  Au cours de la gestion de la séance, si un point a été validé en retard, l'icône deadlineKo.png le montrera.  Cependant, il sera quand même possible pour le gestionnaire de séance de présenter le point validé en retard dans la séance
  • la date d'échéance pour valider les points en retard permet de définir avant quelle date un point doit être validé pour pouvoir être présenté dans la séance comme point en retard (c'est-à-dire après que la séance ai été gelée et n'accepte théoriquement plus de points, si ce n'est les points "en retard" ou "en urgence").  De la même manière que pour un point normal validé en retard, l'icône deadlineKo.png sera affichée devant les points validés hors échéance
  • les champs signatures et assemblée (ainsi que 'Absents' et 'Excusés') permettent d'encoder sous forme de texte libre quelles sont les signatures à utiliser lors de l'impression de la séance et quels sont les membres présents lors de la séance.  Ces zones de texte libre peuvent être remplacées par des cases à cocher permettant de définir les présents, absents (non excusés), absents (excusés) et signataires.  Ces listes de cases à cocher reposent sur des utilisateurs spécifiquement décrits dans l'application (configuration des utilisateurs spéciaux)
  • la zone réunion préparatoire permet d'encoder la date et le lieu d'une éventuelle séance qui se passe avant la séance officielle et qui permet de préparer la séance finale
  • des observations pourront également être notées sur la séance.  La zone observations pour la réunion préparatoire pourra être activée si une réunion préparatoire doit avoir lieu

Ces zones peuvent être modifiées par un gestionnaire de séance par la suite.  En effet, les absents, les heures de début et de fin par exemple ne sont pas connues lors de la création de la séance

 

2.5.2. Visualisation d'une séance par un gestionnaire de séance

Pour un utilisateur ayant le rôle de "Gestionnaire de séance" (MeetingManager), l'affichage est le suivant:



Le cadre supérieur "Points disponibles pour cette séance" affiche les points qui peuvent être ajoutés (présentés) à la séance, c'est-à-dire les points qui ont été validés.

Pour présenter le point dans la séance, il suffit de cliquer sur l'icône Icône présenter.

Il est également possible de présenter plusieurs points en même temps. Pour cela, il est nécessaire de sélectionner les points à ajouter à la séance en les cochant/décochant dans la colonne la plus à droite et ensuite de cliquer sur l'icône Icône présenter tout se trouvant en haut de cette colonne.

Ici, si activée, la fonctionnalité de gestion de l'échéance pour valider un point affichera l'icône devant le titre du point à présenter pour montrer que le point a été validé après la date limite de validation des points.  Les gestionnaires de séances peuvent choisir de présenter le point ou non.

Le cadre inférieur "Points présentés à cette séance" affiche les points qui sont déjà inclus dans la séance.

Des points récurrents définis dans la configuration seront automatiquement présentés dans la séance à la création de celle-ci.

Un point peut être retiré de la séance en cliquant sur l'icône Icône retirer.

De la même manière que pour présenter plusieurs points en une fois, il est également possible via l'icône  d'enlever plusieurs points de la séance en une fois.  Il faut au préalable sélectionner les points qu'on souhaite enlever de la séance.

L'ordre des points affichés dans le tableau est pris en compte lors de la génération des documents. Il est possible de changer cet ordre de deux façons:

  • en cliquant sur les icônes Icône flèche haut et Icône flèche bas
  • en changeant directement la numérotation d'un point dans la colonne qui affiche les numéros de points


Pour la génération de la séance en format bureautique, il est possible de sélectionner les points que l'on veut voir apparaître dans le document.
Par défaut tous les points de la séance sont imprimés dans le document, mais si nécessaire, il est possible de décocher des points dans la dernière colonne.  Pour générer le document, il suffit de cliquer sur l'icône du format désiré en haut à droite (sous la ligne de titre de la séance).

Dans la page de gestion de la séance, par défaut, seul le titre de chaque point est affiché. Il est possible d'activer/désactiver l'affichage de la description de chaque point en cliquant sur l'icône Icône description se trouvant en haut à droite (dans la ligne de titre de la séance).  Les informations affichées au clic sur les lunettes est configurable dans la partie "Interface utilisateur" dans le champ "Champs des points à Afficher/masquer lors de l'utilisation de l'icône 'Lunettes'"

Les liens sur les points peuvent être colorés soit suivant leur état, soit suivant le fait qu'une modification a eu lieu dans le point depuis la dernière visualisation du point. Ces fonctionnalités supplémentaires doivent être activées dans la configuration (voir Colorisation des intitulés).

Lorsque les points nécessaires ont été présentés, le gestionnaire de séance peut geler la séance afin de fixer l'ordre du jour et distinguer par la suite des points qui seraient rajoutés en urgence.

 

2.5.3. Visualisation d'une séance par un créateur de point


Par défaut, les services ne voient que les points de leur service.  Si un utilisateur accède à une séance, il ne verra sur cette dernière que les points auxquels il peut accéder :



Le point peut être visible par un utilisateur pour plusieurs raisons :

  • il fait partie du groupe proposant;
  • il fait partie d'un groupe qui a été mis en copie;
  • il a donné ou doit donner son avis sur le point;
  • il fait partie du groupe "super observateurs" ou "super observateurs (restreints)";
  • ...

 

2.5.4. Modification des points d'une séance

Une fois inséré dans une séance, un "widget" de navigation entre points apparaît sur la vue d'un point :

Cet outil permet aux Gestionnaires de séance (MeetingManager) de passer facilement d'un point à l'autre ou même d'atteindre un point spécifiquement en encodant son numéro.

Une fois que le point souhaité est atteint (en utilisant ce "widget" ou en passant par la séance), il y a 2 moyens de modifier un point :

  • soit en passant par l'onglet "Modifier", l'ensemble des champs modifiables est alors affiché comme lors de la création d'un point
  • soit en utilisant la fonctionnalité d'édition rapide d'une zone de texte riche (comme la zone Description ou Extrait du Procès-verbal), en cliquant sur l'icône à côté du nom de la zone à éditer, la zone se change en zone éditable très rapidement et des modifications peuvent être apportées :

Après avoir effectué les changements, un clic sur l'icône sauvegardera les changements et remettra la zone en mode "visualisation".  Si vous souhaitez fermer la zone d'édition rapide sans enregistrer, cliquez sur l'icône .  En outre la fonctionnalité d'invalidation des avis est utilisée ici : si cette fonctionnalité est activée dans la configuration, lors de la modification d'une zone sur le point, les avis sont invalidés car un changement a été apporté.
 

2.5.5. Ajout d'un point "en urgence"


Lorsque l'ordre du jour de la séance est finalisé, la séance peut être "gelée" par le gestionnaire de séance.  Elle ne peut alors théoriquement plus recevoir de points, c'est pourquoi plus aucun point n'apparaît dans la zone "Points disponibles pour cette séance".  Malgré tout, il arrive que des points complémentaires (appelés aussi "en retard", "en urgence", "supplémentaire", ...) non prévus dans l'ordre du jour initial doivent être ajoutés.  L'application permet de rajouter ces points à la séance et de les distinguer des points originellement prévus à l'ordre du jour.

Les points complémentaires peuvent être créés comme vu précédemment mais, pour être considérés comme des points en retard pour la séance, il est nécessaire :

  • de choisir comme séance souhaitée la séance qui est gelée
  • que le point soit validé après le gel de la séance : pour simplifier la gestion des points en retard, cette condition a été supprimée *

Le point apparaîtra alors comme disponible pour cette séance, même si celle ci est gelée.  L'icône prévient que le point est considéré comme un point "en retard".


Une fois que le point a été rajouté à la séance, il apparaît dans un cadre spécifique destiné aux points complémentaires.  Ceci permettra de distinguer les points présentés de manière standard par rapport aux points présentés en urgence.

Une fois que tous les points ont été rajoutés à la séance, le(s) gestionnaire(s) de séance(s) peu(ven)t rédiger le procès-verbal. Il doi(ven)t pour cela faire passer la séance dans son état de rédaction de PV en cliquant sur le bouton "rédiger le PV".

Si un point "en retard" doit être inséré avec les points "normaux", il suffit de remettre la séance "en création" avant de l'insérer.

* nouveau dans la version 3.3

2.5.6. Gestion des assemblée et signatures par points en mode "zones de texte libre"

Il est possible de redéfinir sur un point l'assemblée ainsi que les signatures. Ainsi, si pour un point en particulier un membre de l'assemblée était absent, il sera possible de le définir, idem concernant les signatures qui pourront être définies spécifiquement sur chaque point.

Deux modes de gestion de l'assemblée et des signatures sont disponibles : les zones de texte libre (recommandées pour leur souplesse), et les zones de cases à cocher (nécessite la définition d'utilisateurs spéciaux dans la configuration, pour pouvoir gérer les assemblées et signatures par points avec ces utilisateurs spéciaux).

En mode de texte libre, il sera possible si l'utilisateur en cours en a le droit (par défaut il s'agit uniquement des gestionnaires de séance tant que la séance à laquelle les points sont liés n'est pas "clôturée"), de redéfinir rapidement l'assemblée et les signatures de plusieurs points en une seule fois.

En effet, prenons par exemple le cas d'une séance de 50 points qu'une personne de l'assemblée a quitté à partir du point 25.  Il sera nécessaire de redéfinir l'assemblée spécifique des points 25 à 50, pour ceci, il suffit de se positionner sur le point 25 et de cliquer le crayon jaune qui sera affiché à côté du libellé "Assemblée pour ce point" s'il est modifiable par l'utilisateur en cours :

Lorsque l'assemblée ou les signatures d'un point ont été redéfinis pour le point en cours, le libellé "Assemblée pour ce point" ou "Signatures" est affiché en rouge.  Au clic sur le crayon jaune à côté du libellé "Assemblée pour ce point", un écran de gestion est affiché :

Il suffit donc de définir dans la zone "Assemblée à appliquer" l'assemblée qui devra être spécifiquement utilisée pour le point en cours.  On peut procéder par copier/coller de la zone "Assemblée définie sur la séance" et modifier les présents.  S'il est nécessaire d'appliquer jusqu'au point 50 (dans notre exemple), il suffira dans la zone "Appliquer jsuqu'au point numéro" d'encoder "50" et l'assemblée des points 25 à 50 sera adaptée lorsque l'utilisateur cliquera sur le bouton "Appliquer".  Un écran similaire apparaît pour la gestion des signatures spécifiques du point.

Une fois adaptée, l'assemblée pour le point en cours est affichée et le libellé est affiché en rouge pour montrer clairement que l'assemblée est différente de l'assemblée définie sur la séance.  Comme il s'agit d'une zone de texte libre, on pourra y encoder le texte que l'on souhaite, et faire paraître par exemple le fait que telle personne était absente de tel à tel point :

2.6. Fonctionnalités supplémentaires apportées par les "utilisateurs spéciaux"

2.6.1. Caractéristiques des utilisateurs spéciaux

La notion d'utilisateurs spéciaux représente la "personnification" dans l'application différents intervenants liés à la gestion délibératoire.  Ceci signifie que pour chaque intervenant dans l'application (signataire, présent à la séance, absent à la séance, ...) un utilisateur spécial correspondant doit être géré dans la partie configuration.  Les utilisateurs spéciaux sont configurables par type de séance (voir Configuration des utilisateurs spéciaux)

L'activation des utilisateurs spéciaux permettra de gérer de manière plus structurée :

  • les présences lors de l'assemblée (fonction principale et fonction de remplaçant)
  • les votes par points
  • les personnes à l'initiative d'un point
  • les remplaçants
  • les signataires d'une séance (ou spécifiques à un point)
  • les signatures scannées d'un signataire


Cette fonctionnalité avancée permet de gérer plus finement certains aspects mais demande par contre un travail de gestion de tous ces utilisateurs dans la configuration (gestion des anciens et nouveaux membres, gestion des remplaçants, ...).  On utilisera donc cette fonctionnalité à bon escient.

L'activation des utilisateurs spéciaux se fait dans la configuration en spécifiant sur les données utilisées sur la séance qu'on utilise les champs "Signataires" et "Présents" (ainsi que "Excusés" et "Absents (non excusés") si nécessaire),  plutôt que "Signatures" et "Assemblée".  En effet, ces paramètres sont exclusifs.
 

2.6.2. Gestion de l'assemblée et des signataires de la séance


Avec les utilisateurs spéciaux, les zones "Assemblée" et "Signatures" qui sont des zones de texte libre utilisées par défaut sont remplacées par des listes de cases à cocher affichées dans un tableau comme celui-ci :

Le gestionnaire de séance pourra donc spécifier une assemblée par défaut et adapter par la suite les présences en spécifiant qui était présent, et qui était absent.  En fonction de ce qui est défini dans la configuration et des rôles ("usages") des utilisateurs spéciaux, il est donc possible de définir :

  • les "présents" pendant la séance
  • les "présents,  mais pas au début?" pendant la séance (il sera possible de définir à partir de quel point le membre a pris part à la séance)
  • les "absents (excusés)" pour la séance
  • les "Absents" non excusés pendant la séance
  • les "signataires"
  • un "remplaçant" pour une personne absente.  La zone "remplacé par" permet de spécifier si le membre a été remplacé par une personne spécifique pour cette séance

A chaque fois, les utilisateurs sélectionnables le seront en fonction de leur "usages" définis dans la configuration : membre d'assemblée, signataire, votant, ...

2.6.3. Gestion de l'assemblée et des signataires par point

Lorsque l'assemblée par défaut a été définie sur la séance, il sera possible, point par point de spécifier qui était présent, qui était absent et quels étaient les signataires pour le point.  Dans le cadre de la gestion des présences par points, l'écran suivant est affiché sur un point :

pm_users_itemassembly.jpg

Pour ce point par exemple, on voit que :

  • "Henry Secrétaire" a quitté la séance à partir du point numéro 2 (2)
  • "Echevin du Personnel" est sorti pour ce point uniquement ()
  • On peut accueillir "Echevin des travaux" à partir de ce point (il avait été défini comme "Présent mais pas au début?" sur la séance) en cliquant sur l'icône
  • Les membres présents et signataires pour ce point sont marqués d'un

Au survol d'un membre (ici "Pierre Bourgmestre") l'icône  apparaît montrant qu'on peut modifier la présence pour ce point.  Au clic, l'écran suivant est affiché :

pm_users_itemassembly_dialog.jpg

Il est donc possible de facilement spécifier que le membre sélectionné était absent pour le point en cours uniquement ou s'il a quitté la séance définitivement...

Concernant l'adaptation des signataires spécifiques à un point, cela se fait en passant par l'onglet "modifier" sur un point et en adaptant la zone "Signataires pour ce point".  Si aucun signataire spécifique n'est défini pour ce point, les signataires définis sur la séance sont utilisés.
 

2.6.4. Personne à l'initiative d'un point

Lors de la rédaction d'un point, si le champ "A l'initiative de ce point" est activé, une liste à choix multiples d'utilisateurs spéciaux ayant l'usage "A l'initiative d'un point" sera affichée.  Le créateur du point peut alors sélectionner le ou les utilisateurs spéciaux à l'initiative de ce point.  Ceci permet de spécifier qu'un point est créé au nom d'une personne n'ayant pas accès à l'application.  Il peut par exemple s'agir d'un point créé au nom d'un haut responsable (échevin, ministre, chef de bureau, ...).

En outre, si le champ "Ce champ est une question orale?" est activé, les 2 champs peuvent être utilisés conjointement pour spécifier qui est à l'initiative de la question orale.  Ceci pourra alors être utilisé lors de l'impression d'un document par exemple :

pm_users_item_initiator.jpg

 

2.6.5. Votes en séance

 

Pour utiliser la gestion des votes il faut :

  • que la fonctionnalité de gestion des votes soit activée dans la configuration de la séance
  • que les utilisateurs spéciaux soient utilisés et que certains soient définis comme "votants"
  • que la séance soit démarrée ("date de la séance" ou "date de début de séance" si l'attribut est utilisé doit être antérieur à la date actuelle)
  • que la séance ne soit pas clôturée

 

Les valeurs de votes sont affichés sur le point :

Vote en séance

Les différentes valeurs de vote sont configurables : pour, contre, abstention, ...  Une valeur par défaut de vote est également sélectionnable dans la configuration.  Le votant peut voir les votes des autres s'il en a la permission et ne peut évidemment voter qu'en son nom.  Le gestionnaire de séance pourra, si cela a été défini dans la configuration, voter pour tout le monde.  Après le vote, ces derniers sont visibles par les utilisateurs pouvant voir le point :

Votes sur le point

Le système de gestion des votes est également sécurisé, ce qui permet de définir qui peut voir les votes sur le point. 
Le gestionnaire de séance et les votants pourraient par exemple voir les votes alors que la personne ayant créé le point ne pourrait pas. 
La valeur "Non consultable" apparaît alors dans la colonne "Vote". 
On peut aller très loin car une personne pourrait par exemple voir certains votes mais pas tous...

 

2.6.6. Votes par le gestionnaire de séance


On peut aussi donner la possibilité au gestionnaire de séance de voter pour tout le monde :

Votes par le gestionnaire de séance

Ceci permet d'utiliser la fonctionnalité "voter" même si les votes ne sont pas encodés en séance.

D'une manière générale, l'intérêt d'automatiser les votes est de gagner du temps : si les membres de l'assemblée votent en séance, ceci permettra de générer automatiquement le résultat des votes lors de l'impression de la délibération.  Si les votes sont systématiquement encodés par une seule personne, il peut être plus intéressant d'écrire le résultat des votes au début de la délibération, sauf si on souhaite par exemple que les votes et votants ne soient visibles que par certains utilisateurs...

Votes secrets ou non secrets

Le gestionnaire de séance pourra activer la notion de "votes secrets".  Si les votes sont secrets, seuls les gestionnaires de séances peuvent les encoder.  Au clic sur l'icône  les votes pour le point bascule entre les modes "secret / non secret" si aucun vote n'a encore été encodé!  Si c'est le cas, l'icône apparaîtra grisée () et un message d'explication apparaîtra au survol.  En mode "secret", les votes sont encodés en "nombre de voix", et plus par votant :

 

2.7. Écrans de gestion d'un procès-verbal

Les écrans de gestion d'un procès-verbal

2.7.1. Gestion du procès-verbal

 

Après avoir fait passer la séance dans son état de rédaction du procès-verbal, l'écran de gestion se présente comme suit :


 

Cet écran de gestion est similaire à l'écran de gestion d'un ordre du jour, les informations affichées sous l'objet du point (dans notre exemple, les champs "Description" et "Décision") peuvent être choisies dans la configuration, onglet "Interface utilisateur".

Le procès-verbal présente, pour chaque point, quelques icônes supplémentaires permettant de décider le point.  Ces décisions sont en réalité liées au workflow, comme par exemple "reporter", "accepter", "accepter provisoirement", "refuser", etc.
Il est possible de décider plusueurs points en une seule fois en les sélectionnant et, au bas de la page, en sélectionnant "Pour les points sélectionnés, effectuer l'action suivante :".

2.7.2. Afficher le procès-verbal de manière optimale

En mode "Procès-verbal", de nombreuses informations sont affichées à l'écran c'est pourquoi l'icône  permettant de cacher les informations concernant l'assemblée et l'icône permettant de cacher les champs "description" et "décision" sur un point sont très utiles dans ce cadre.  Si on cache l'assemblée et les détails sur les points, voici ce qui est affiché :

En outre, si le procès-verbal contient beaucoup de points, on peut définir dans la configuration combien de points seront affichés à la fois et une pagination apparaîtra sur la vue d'une séance permettant par exemple de montrer les 25 premiers points et de passer aux 25 suivants.

Imaginons par exemple une limite fixée à "5 points affichés par page", les points présentés dans la séance serait affichés comme ceci :

 

2.7.3. Rédaction du procès-verbal

La rédaction des décisions sur les points lorsque la séance est en Procès-verbal est identique à celle utilisée lorsque la séance est en ordre du jour.

2.8. Recherche avancée

Lorsque la zone de recherche "full-text" retourne trop de résultat, il est possible de filtrer d'avantage en utilisant la recherche avancée

Voici l'écran proposé (cet écran peut être différent en fonction de la configuration, en effet, le champ "Groupe(s) associé(s)" par exemple n'apparaîtra que si la fonctionnalité "Groupe(s) associé(s)" est activée dans la configuration) au clic sur l'icône  du portlet "Gestion" (voir la page Interface générale) :

Par défaut, si aucune option n'est définie, la recherche avancée se comporte comme la recherche "full-text" mais il sera possible ici de définir des filtres, par exemple de ne rechercher que les points de tels groupes proposant, et/ou les points de telles catégories, il est également possible de définir une plage temporelle de recherche, utile à partir du moment ou l'application est utilisée depuis plusieurs années, ...  La recherche est insensible aux accents et un début de mot peut être encodé dans la zone "mots-clé" pour effectuer la recherche, ainsi une recherche sur "budget" ramènera aussi les éléments contenant le mot "budgétaire".

3. Particularités par type de délibération

Particularités des configuration prédéfinies

3.1. Gestion du Collège Communal

Explication de la configuration par défaut du Collège Communal (produit "MeetingCommunes")

3.1.1. Caractéristiques


Les caractéristiques de l'application de gestion du Collège Communal sont identiques aux caractéristiques générales présentées précédemment.

La particularité est que les champs nécessaires à la gestion des aspects propres au Collège Communal ont été activés par défaut :

Sur le point :

  • Informations budgétaires : champ de texte riche permettant de stocker les informations propres à l'aspect budgétaire
  • A évoquer en séance? : permet de spécifier si le point doit être discuté en séance ou s'il s'agit d'un point récurrent
  • A envoyer vers : si la configuration de séance "Collège Communal" est utilisée conjointement avec la configuration de séance "Conseil Communal", il est possible dans la zone "A envoyer vers" de cocher "Conseil Communal".  De la sorte, celà permet de définir qu'un point Collège Communal doit passer au Conseil Communal.  Pratiquement, le point sera automatiquement envoyé vers le Conseil Communal lorsqu'il sera "accepté" ou "accepté avec modifications"

Sur la séance :

Les champs par défaut sont utilisés

Le cheminement du point dans l'application aussi appelé "workflow" est le suivant :


Point en création : le point est en cours d'élaboration et est visible/modifiable par tous les membres du service.  L'ajout d'annexe est activé pour tous.  Lorsque tout est rempli, on peut "proposer" le point

Point proposé : le point a été rédigé par un agent qui le propose alors au validateur de point du service (souvent le chef de service).  A cette étape, il n'y a plus que les validateurs qui peuvent modifier le point et y ajouter des annexes, les autres peuvent cependant toujours le voir.  Si le validateur estime qu'il y a un problème et qu'il souhaite rendre la main au créateur du point pour qu'il le modifie, il peut le "corriger".  Si tout est OK, le validateur peut "valider" le point

Point validé : le point est maintenant visible par les personnes gérant les séances.  Ils voient le point et peuvent l'insérer dans une séance en création

Point présenté : ceci signifie que le point a été inséré dans une séance en création.  A ce moment là, la séance est création n'est pas encore visible

Point gelé : ceci signifie que le point est maintenant dans une séance qui a été gelée.  Une séance est gelée la veille de la séance du collège communal.  cela signifie que plus aucun point ne peut y être ajouté (sauf point en urgence).  A partir de ce moment, la séance est visible et apparaît dans la liste des ordres du jour.  En outre un lien vers la séance est disponible sur l'écran de visualisation du point

Point décidés : après la séance, les décisions pour chaque point seront écrites par les gestionnaires de la séance.  Lorsque la décision (délibération) est complète (et visible dans la zone "Décision" sur l'écran de visualisation 'un point), une décision peut être mise sur ce point.  Les différentes décisions possibles sont :

  • point accepté : le point a été accepté par le collège communal sans que le projet de délibération n'ai du être modifié dans la zone "Décision".  Si le point devait être envoyé vers une autre séance (Point Collège communal vers Point Conseil communal par exemple), il est automatiquement envoyé
  • point accepted_but_modified.png accepté avec modification : le point a été accepté mais la délibération finale est différente du projet de délibération proposé dans la zone "Décision".  Si le point devait être envoyé vers une autre séance (Point Collège communal vers Point Conseil communal par exemple), il est automatiquement envoyé
  • point pre_accepted.png accepté provisoirement : le point a été accepté durant la séance mais le secrétariat communal n'a pas encore corrigé le projet de délibération pour en faire la délibération finale
  • point refusé : si un point est refusé, la zone "Décision" en contient la raison
  • point reporté : un point reporté sera automatiquement dupliqué chez l'utilisateur ayant créé le point afin qu'il soit plus facile de le présenter à nouveau

 

3.2. Gestion du Conseil Communal

Explication de la configuration par défaut du Conseil Communal (produit "MeetingCommunes")

3.2.1. Caractéristiques

Les caractéristiques de l'application de gestion du Conseil Communal sont similaires aux caractéristiques générales présentées dans la configuration Collège communal.

Les champs

Quelques champs nécessaires à la gestion des aspects propres au Conseil Communal ont été activés par défaut :

Sur le point :

  • Niveau de confidentialité : permet de définir si le point doit être discuté en séance publique ou à huis clos
  • Ce point est une question orale? : permet de gérer les questions orales ajoutées après publication de l'ordre du jour par les conseillers
  • A l'initiative de ce point : permet de spécifier quels acteurs (échevins ou conseillers par exemple) sont à l'initiative du point (peut être utilisé conjointement avec le champ "Ce point est une question orale?")

Sur la séance :

  • Date de fin de la première partie : cette date et heure peut être utilisée pour spécifier à quelle heure s'est terminée la première partie de la séance (séance publique ou à huis clos)


Le workflow

Le workflow est proche du workflow proposé par la configuration "Collège Communal" excepté qu'une notion de "publication" est ajoutée.

Après le gel de la séance, celle-ci peut être publiée (les points liés sont alors publiés également).  A partir de ce moment, tous les points sont visibles par tout le monde, y compris lorsqu'ils seront décidés (accepté, refusé, reporté, ...).  Cette notion permet à un type de séance d'être visible par tous à partir de la publication ce qui peut être le cas pour le conseil (publication de l'ordre du jour).  Si on ne souhaite pas que le conseil soit publié à tous, il est évidemment possible dans la configuration du type de séance Conseil communal, section "workflows" d'utiliser le même workflow que celui utilisé pour le collège.  La notion de "publication" disparaît alors...
 

3.2.2. Définir l'accès pour les conseillers : les "super observateurs" et les "super observateurs restreints"

Deux groupes particuliers d'utilisateurs appelés "super observateurs" et  "super observateurs restreints" sont créés dans l'application par type de séance (collège communal, conseil communal, ...).  Ces utilisateurs ont la possibilités d'accéder à tous les points et séances de ce type de séance lorsque ces derniers sont dans certains états.

Il faudra donc pour ces "super observateurs" et  "super observateurs restreints" :

  • configurer les états dans lesquels les séances et points seront visibles
  • mettre à jour les accès des "super observateurs" et  "super observateurs restreints"
  • ajouter dans le groupe adéquat les utilisateurs qui devront obtenir ce rôle

Configurer les états dans lesquels les séances et points seront visibles

Dans la configuration de séance souhaitée (par exemple "Collège communal"), onglet "Avis et accès", définir les états adéquats dans les zones :

  • Etats des points dans lesquels les 'Super observateurs' peuvent les voir
  • Etats des séances dans lesquels les 'Super observateurs' peuvent les voir
  • Etats des points dans lesquels les 'Super observateurs restreints' peuvent les voir
  • Etats des séances dans lesquels les 'Super observateurs restreints' peuvent les voir

Plus d'informations sur la configuration et l'onglet Section "Avis et accès"

Mettre à jour les accès des "super observateurs (restreints)"

Si des changements interviennent dans la configuration, comme par exemple le fait de changer les états des points visibles par les "super observateurs (restreints)", il est nécessaire de "Mettre à jour les 'Super observateurs (restreints)'" en passant par Configuration du site-->PloneMeeting et en cliquant sur le bouton adéquat en bas de page.  Ceci n'est à effectuer que si la configuration liée au "super observateurs (restreints)" a changé.

Plus d'informations sur l'écran principal de configuration de PloneMeeting

Ajouter dans le groupe adéquat les utilisateurs qui devront obtenir ce rôle

A chaque configuration de séance est liée un groupe Plone appelé "Nom de la configuration de séance (Super observateurs)" et un groupe Plone appelé "Nom de la configuration de séance (Super observateurs restreints)", donc par exemple "Collège communal (Super observateurs)" et "Collège communal (Super observateurs restreints)".  Ces groupes peuvent être facilement trouvés dans la Configuration du site-->Utilisateurs et Groupes-->onglet "Groupes" en effectuant une recherche sur le terme "super".

Placez y les utilisateurs qui devront voir les points qui sont dans les états définis dans l'étape ci-dessus.

 

 

 

3.3. Adaptations spécifiques du workflow

Le workflow comme celui utilisé pour la gestion du Collège communal permet de définir le cheminement du point ou de la séance dans l'application.  Le cheminement du point est défini au début de l'utilisation de l'application et peut évoluer par la suite.

L'application propose néanmoins quelques adaptations au workflow qui pourront être activées dans la configuration.

On pourra par exemple choisir :

  • de renvoyer un point au groupe proposant pour correction.  En effet, par défaut dès qu'un point est présenté à une séance, seuls les gestionnaires de séances peuvent le modifier.  Cette fonctionnalité permet lorsque le point est dans une séance, de le renvoyer au groupe proposant (le groupe proposant reprend alors la main sur le point pour le modifier) sans le retirer de la séance.  Une fois corrigé, le point est renvoyé par le groupe proposant vers les gestionnaires de séances qui reprennent alors la main sur ce dernier.  Pendant tout ce temps, le point est bien resté dans la séance à la position qui était la sienne
  • d'avoir un état "publié" supplémentaire dans le workflow de la séance.  Ceci permet par exemple de publier (montrer à tous) les points de la séance à un certain moment.  Ceci peut être le cas pour le conseil communal (non activé par défaut) par exemple
  • d'ajouter une étape de pré-validation des points : en plus du validateur, une autre personne intervient avant pour pré-valider le point
  • de ne pas avoir à proposer les points, les points sont directement validés par l'agent créateur
  • que le service ne puisse pas encoder la décision sur le point, ce sera la tâche des gestionnaires de séances uniquement
  • de cacher la décision aux groupes proposants lorsque la séance est en "rédaction du Procès-verbal" et que les gestionnaires de séance l'adaptent, une transition supplémentaire "publier les decisions aux groupes proposants" apparaît alors dans le workflow de la séance et permet aux gestionnaires de séances de montrer les décision aux agents ayant proposés les points
  • ...

 

4. Configuration de l'application

Comment configurer l'application

4.1. Panneau de configuration général

 

Un administrateur peut accéder à la configuration des outils installés via le lien "Configuration du site".

Il peut alors sélectionner dans le menu de gauche (partie inférieure) l'entrée " PloneMeeting", ce qui lui permet d'accéder à la configuration de l'application.

L'écran de configuration regroupe 3 parties:

  • des paramètres spécifiques liés aux différentes configurations de séances (par exemple "Collège Communal", "Conseil Communal", ...)
  • les paramètres liés à la gestion des groupes
  • des paramètres globaux de l'application concernant la production des documents bureautiques, les recherches, ...

 

1. Configurations de séances

Configuration - écran principal - gestion des séances

 

2. Gestion des groupes :

Configuration - écran principal - gestion des groupes
 

3.  Paramètres globaux de l'application

Configuration - écran principal - autres paramètres

Certains écrans disposent de boutons ou de liens qui renvoient vers des écrans secondaires.

La modification des paramètres globaux se fait via l'onglet "Modifier".

Les différents paramètres sont expliqués en détail dans les écrans. Nous conseillons cependant de ne pas modifier les réglages par défaut sans en connaître la portée.

Les actions ("Recalculer les index des annexes", "Convertir les annexes pour la prévisualisation", "Mettre à jour les avis", "Mettre à jour les 'Super observateurs'", ...) sont des actions que l'administrateur peut exécuter lorsque certains paramètres sont modifiés (un libellé rouge à côté d'un paramètre prévient si la modification de ce paramètre nécessitera l'exécution d'une de ces actions).  Cela permet de mettre à jour ces informations sur les points existants dans l'application.  Comme ces actions peuvent prendre du temps en fonction du nombre de points existants, il ne faut les lancer qu'en connaissance de cause (et si nécessaire) et lorsque l'application n'est pas utilisée (hors période de forte utilisation).
 

4.2. Écrans de gestion des groupes PloneMeeting


Lors de la configuration de l'application, la première étape est de définir les groupes qui seront utilisés.  Cette configuration se fait dans la deuxième partie de l'écran de configuration général.

pm_configGroup.png

La manière dont fonctionne les groupes est expliquée dans le point "Organisation en groupes".

Différentes opérations peuvent être effectuées sur les groupes.
Il est possible de les ordonner avec les flèches "haut/bas" (ce qui permettra de définir par exemple l'ordre de préséance), de les modifier et de les supprimer. 
Dans ce dernier cas, le système vérifiera si aucun point n'est lié à ce groupe et si plus aucun utilisateur n'est dans les groupes Plone liés. 
Si le groupe a déjà créé des points mais qu'on ne souhaite plus l'utiliser, la solution est de le désactiver.  Lorsqu'un groupe est désactivé, tous les membres des sous-groupes (créateurs, validateurs, ...) sont déplacés dans le sous-groupe "observateurs" afin que les membres puissent tjs voir les points créés auparavant mais ne puisse plus en créer/valider/donner un avis au nom de ce groupe/...

Pour créer un nouveau groupe, il suffit de cliquer sur l'icône plus.png :

Configuration - écran principal - ajout de groupe


Le titre est l'intitulé du groupe tel qu'il apparaît dans l'écran de configuration principal.  L'acronyme est un diminutif qui peut être utilisé à différents niveaux pour représenter le groupe qui propose un point (comme dans la référence du point par exemple).

Les gestion des avis peut être ici finement configurée groupe par groupe.  En effet comme le montre les zones "États des points dans lesquels on peut donner son avis" et "États des points dans lesquels on peut modifier ou supprimer un avis donné", il est possible de définir groupe par groupe comment la gestion des avis se comportera.  Si rien n'est défini sur le groupe concernant les avis, les paramètres globaux définis sur les avis seront utilisés

Une fois le nouveau groupe PloneMeeting créé, 5 groupes Plone sont automatiquement ajoutés :

  • "nom_du_groupe_Plonemeeting (créateurs)" : destiné à contenir les membres qui peuvent créer des points pour le groupe PloneMeeting correspondant
  • "nom_du_groupe_Plonemeeting (pré-validateurs)" : destiné à contenir les membres qui peuvent pré-valider les points du groupe PloneMeeting correspondant
  • "nom_du_groupe_Plonemeeting (observateurs)" : destiné à contenir les membres qui peuvent uniquement voir les points du groupe PloneMeeting correspondant
  • "nom_du_groupe_Plonemeeting (validateurs)" : destiné à contenir les membres qui peuvent valider les points du groupe PloneMeeting correspondant
  • "nom_du_groupe_Plonemeeting (émetteurs d'avis)" : destiné à contenir les membres qui peuvent donner un avis au nom du groupe PloneMeeting correspondant


Une même personne peut être membre de plusieurs groupes Plone, que ce soit pour un même groupe PloneMeeting ou plusieurs.

ATTENTION : Dans la gestion des utilisateurs (Configuration du site --> Administration des utilisateurs et des groupes), une série de rôles liés à cette application apparaissent: Gestionnaire de séance, MeetingObserverGlobal, MeetingMember, ...  Tous ces rôles sont listés mais il ne faut pas les donner directement à un utilisateur sous peine de dysfonctionnement !  Les rôles sont attribués par l'application à l'utilisateur via les groupes dans lesquels il est ajouté.

Concrètement, après avoir créé les différents groupes PloneMeeting, l'administrateur doit donc :

  1. ajouter les utilisateurs dans les bons groupes (dans l'écran de gestion des utilisateurs, faire une recherche sur un utilisateur ou afficher la liste complète, cliquer sur le nom d'un utilisateur, cliquer sur l'onglet "Groupes de l'utilisateur" et ajouter l'utilisateur dans des groupes)(pour d'avantage d'explications sur l'ajout des utilisateurs, se reporter à la documentation concernant la gestion des utilisateurs et des groupes

  2. définir les gestionnaires de séances en les ajoutant dans le groupe "Gestionnaires de séance" pour chaque configuration de séance dans laquelle l'utilisateur pourra gérer les séances.  Pour cela, dans la configuration des utilisateurs et groupes, il suffit de faire une recherche sur "Gestionnaires de séances".

  3. ajouter dans les groupes "Nom de ma configuration de séance (Super observateurs)" et "Nom de ma configuration de séance (Super observateurs restreints)" les utilisateurs (échevins, conseillers, ...) qui pourront voir tous les points et séances à partir d'un certain état (ces états sont à définir dans la "Section avis et accès" de la configuration de séance)

  4. ajouter dans le groupe "Nom de ma configuration de séance (Gestionnaires d'informations budgétaires)" les utilisateurs (Directeur financier, chef de la comptabilité, ...) qui pourront éditer les informations budgétaires des points lorsque ceux-ci sont dans certains états (ces états sont à définir dans la "Section avis et accès" de la configuration de séance)

4.3. Écrans de gestion des configurations de séance

4.3.1. Résumé des types de séance définis


Le premier cadre présent dans l'écran de configuration général permet de gérer les configurations de séance, c'est-à-dire différents types de séance qui apparaîtront dans des onglets différents pour l'utilisateur.
Dans cet exemple, les configurations de séance "Collège Communal" et "Conseil Communal" sont affichées.


pm_configSeance.png

Un clic sur l'icône permet de créer un nouveau type de séance et de le configurer.  Une configuration de séance ne pourra être supprimée que si plus aucun point ni séance n'y sont liés.

En cliquant sur le nom d'un type de séance, l'administrateur accède à différents paramètres supplémentaires défini "par configuration de séance".  Il est donc possible d'avoir des paramètres différents en fonction de la configuration de séance choisie.

La colonne "active" affiche si le type de séance est activé ou non. Pour activer ou désactiver un type de séance, il faut changer son état.
 

4.3.2. Vue des paramètres d'une séance


Après voir sélectionné un type de séance (en cliquant sur son titre), l'écran suivant est affiché :

Configuration - visualisation config séance (général)

 

L'écran principal est subdivisé en sections regroupant les paramètres :

  • Général : paramètres généraux
  • Assemblée et signatures : rassemble les paramètres liés à la gestion de l'assemblée et des signatures, ces paramètres sont éditables par les gestionnaires de séances
  • Données : paramètres concernant les champs optionnels sur les séances et points, les types d'annexes, les catégories de points, les classificateurs, les points récurrents et les utilisateurs spéciaux
  • Workflows : paramètres concernant les flux (workflows) utilisés sur les points, les séances et les avis
  • Interface utilisateur : paramètres influant sur l'interface graphique telles que les écrans de recherche (boîte d'informations "points", "séances", ...)
  • Courriels : paramètres permettant de sélectionner les cas où un courriel doit être envoyé pour prévenir certains utilisateurs de l'évolution de certains éléments dans l'application
  • Avis et accès : permet d'activer ou non la gestion des avis et des points en copie, de configurer qui pourra donner un avis et quels sont les niveaux d'accord.  La gestion des émetteurs d'avis automatiques se fait via la gestion des groupes
  • Votes : permet d'activer ou non la gestion des votes et de définir qui pourra voter et quelles seront les valeurs de vote différentes
  • Utilisateurs : permet d'accéder et configurer les caractéristiques et préférences de chaque utilisateur qui sont spécifiques à cette séance.
  • Documents : permet de gérer les documents qui seront utilisés pour les impressions des points et séances

 

Tous ces écrans sont expliqués dans les pages suivantes.
 

4.3.3. Section "Général"

Description des différents paramètres accessible dans la section "Général"


Cette section reprend les paramètres généraux de l'application :

pm-configgeneralinfo.png

  • Valeur par défaut du champ 'Informations budgétaires' : ce champ contiendra la valeur par défaut à utiliser pour le champ optionnel "Informations budgétaires" si ce dernier est activé sur les points
  • Valeur par défaut du champ 'Motivation' : ce champ contiendra la valeur par défaut à utiliser pour le champ optionnel "Motivation" si ce dernier est activé sur les points
  • Lieux pour la séance : ce champ permet de définir une liste de valeur qui génèrera une liste déroulante sur la séance lorsqu'il s'agira de définir où se déroule la séance.  Ce champ n'est à remplir que si le champ optionnel "Lieu" est activé sur la séance
  • Nom du répertoire lié à cette configuration : il s'agit du nom apparaissant sur l'onglet lié à cette configuration de séance.  Lors de la création d'une configuration de séance, le nom est le même que le titre de la configuration, mais on peut le changer. Cette opération doit être idéalement faite avant la mise en production de l'application.
  • Nom court pour la configuration de séance : il s'agit d'un identifiant pour la configuration de séance.  A nouveau, ce paramètre ne doit pas être changé au cours de l'utilisation d'une "configuration de séance"
  • Cette configuration est celle par défaut : cette valeur booléenne (vrai/faux)  permet de spécifier si la configuration de séance est celle par défaut.  Dans le cadre où plusieurs configurations de séance sont définies, on peut par exemple rediriger l'utilisateur connecté vers la configuration de séance par défaut
  • Numéro de la dernière séance de cette configuration : cette valeur contient le numéro de la dernière séance clôturée de cette configuration de séance.  Ce numéro peut être utilisé par exemple dans la référence du point
  • Réinitialiser le numéro de séance chaque année? : dans le cadre ou le champ "Numéro de la dernière séance de cette configuration" est utilisé (pour être imprimé dans un document par exemple), ce numéro peut être automatiquement remis à zéro chaque année
  • Identifiant de la version de cette configuration : dans le cadre où une configuration de séance évolue fortement, on peut créer plusieurs configuration de séance du même nom et spécifier quelles séances et quels points sont liés à quelle configuration de séance
  • Les points sont créés uniquement depuis un modèle : si cette option est activée, il n'est plus possible de créer un point depuis un formulaire vierge, un point devra obligatoirement être créé en utilisant un modèle de point *
  • Activer l'impression des annexes : s'il est nécessaire de pouvoir imprimer des annexes dans un document généré (Délibération, Ordre du jour, PV, ...) alors il faut activer l'impression des annexes.  Chaque annexe sera convertie dans un format qui permettra de l'insérer dans un document généré.  Une zone supplémentaire "A imprimer?" apparaît alors sur le tableau affichant les annexes, l'utilisateur pouvant modifier les annexes pourra spécifier quelle annexe est "à imprimer"
  • Marquer les annexes comme 'à imprimer?' par défaut : dans le cadre ou l'impression des annexes est activée, les annexes peuvent être "à imprimer" par défaut, ou non
  • Marquer les annexes à la décision comme 'à imprimer?' par défaut : dans le cadre ou l'impression des annexes est activée, les annexes à la décision peuvent être "à imprimer" par défaut, ou non
  • Marquer les annexes à un avis comme 'à imprimer?' par défaut : dans le cadre ou l'impression des annexes est activée, les annexes à un avis peuvent être "à imprimer" par défaut, ou non
  • Actions d'initialisation de la confidentialité des annexes et avis : ceci permet lorsque la confidentialité des annexes ou avis est activée sur une configuration de séance qui contient déjà des avis et annexes d'initialiser tous les avis et annexes existants à la valeur par défaut définie dans la configuration de séance


* nouveau dans la version 3.3

4.3.4. Section "Assemblée et signatures"

Description des différents paramètres accessible dans la section "Assemblée et signatures"

Cette section regroupe les différents paramètres qui sont éditables par les gestionnaires de séances :

  • Assemblée par défaut : définit l'assemblée présente à la séance par défaut.  Cette valeur sera la valeur par défaut de la zone "Assemblée" lors de la création d'une séance si le champ "Assemblée par défaut" a été sélectionné dans les champs optionnels sur une séance
  • Signatures par défaut : définit les signatures qui devront apparaître sur les documents liés à cette séance.
  • Signatures certifiées conformes : définit les signatures certifiées conformes courantes qui pourront être utilisées lors de la génération de documents.  Les signatures certifiées conformes peuvent être définies à l'avance si on sait quand les signataires seront présents, on peut en effet définir une période au cours de laquelle une signature sera valide.

Pour ces 3 champs : ces valeurs sont utilisées uniquement si l'assemblée et les signatures des séances et points ne sont pas gérés par les "Utilisateurs spéciaux".  Si ces champs ne sont pas utilisés, une remarque apparaît en rouge.

* nouveau dans la version 3.3

4.3.5. Section "Données"


Cette section reprend les paramètres liés aux données et champs utilisés dans la configuration de séance :

Configuration - visualisation config séance (données)

Une partie des paramètres est modifiable via l'icône [ Données Configuration - bouton modifier ] :

  • Attributs utilisés pour caractériser un point : présente la liste des champs optionnels que l'on peut activer sur un point : Description détaillée, Informations budgétaires, Classificateur, Groupe(s) associé(s), Marqueurs, Mots-clé, Ce point est une question orale?, A l'initiative de ce point, Observations, A évoquer en séance, Assemblée spécifique liée à ce point, Niveau de confidentialité, Questions, Réponses, Point signé?
  • Attributs des points pour lesquels l'historique doit être conservé : présente la liste des champs du points qui doivent être historisés (versioning).  Chaque champ disponible sur le point peut être sélectionné
  • Etat des points dans lesquels l'historisation est active : permet de sélectionner les états (workflow) du point dans lesquels la fonctionnalité d'historisation sera activée
  • Attributs utilisés pour caractériser une séance : présente la liste des champs optionnels que l'on peut activer sur une séance : Date et heure effective de début, Date et heure effective de fin, Date de fin de la première partie, Signatures, Signataires, Assemblée, Présents, Excusés, Absents (non excusés), Présents (mais pas au début), Lieu, Observations, Date de la séance préparatoire, Lieu de la séance préparatoire, Observations pour la séance préparatoire, Point présentés à cette séance (y compris après publication de celle-ci), Echéance pour valider les points, Echéance pour valider les points en retard
  • Attributs des séances pour lesquels l'historique doit être conservé : présente la liste des champs de la séance qui doivent être historisés (versioning).  Chaque champ disponible sur le point peut être sélectionné
  • Etat des séances dans lesquels l'historisation est active : permet de sélectionner les états (workflow) de la séance dans lesquels la fonctionnalité d'historisation sera activée
  • Utiliser les groupes comme catégorie : il faut un élément pour "catégoriser" un point.  Si les catégories ne sont pas utilisées, on peut spécifier que c'est le "groupe proposant" qui catégorise le point
  • Affecter une valeur au champ 'à discuter' quand un point est inséré dans une séance : permet de définir si la valeur du champ "à discuter" est encodée automatiquement lors de l'insertion dans une séance en fonction des 2 paramètres ci-dessous ou si c'est le créateur du point qui définit cette valeur
  • Valeur par défaut de l'attribut 'à discuter' pour les points normaux : si l'attribut optionnel "A discuter?" est activé sur les points, comme il s'agit d'un booléen, on peut spécifier ici s'il sera "A discuter" par défaut à non.  En outre, cette valeur concerne les "Points normaux", c'est-à-dire les points qui ne sont pas ajoutés en retard
  • Valeur par défaut de l'attribut 'à discuter' pour les points en retard : si l'attribut optionnel "A discuter?" est activé sur les points, comme il s'agit d'un booléen, on peut spécifier ici s'il sera "A discuter" par défaut à non.  En outre, cette valeur concerne les "Points en retard", c'est-à-dire les points qui sont ajoutés après la date limite d'ajout des points avant que la séance ait lieu
  • Montrer le champ 'à discuter' pour les points en retard : permet de spécifier si l'option "points à discuter" doit être utilisable sur les points en retard
  • Format de la référence d'un point : cette zone contient une expression qui permettra de générer une référence pour le point.  Par défaut, la référence est de type "Ref. 45" ou 45 est le numéro du point, mais on peut adapter l'expression
  • Méthode(s) de tri lors de l'ajout d'un point dans une séance : lorsqu'un gestionnaire de séance ajoute un point dans une séance comportant déjà des points, il est possible de spécifier où ira se placer le point par défaut.  Il est possible de sélectionner des méthodes de tri successives, par exemple, trier un point inséré par groupe proposant puis par catégorie *
  • Marqueurs : éléments qui pourront être sélectionnés pour caractériser un point.  Il s'agit de la notion de "tag".  Cette dernière est plus complète que la catégorie simple mais moins que les marqueurs qui peuvent être hiérarchisés
  • Trier les marqueurs par ordre alphabétique : si les marqueurs sont utilisés, on peut les trier automatiquement par ordre alphabétique, quel que soit l'ordre défini dans le champs "Marqueurs".  Sinon, il apparaîtront dans l'ordre défini dans ce dernier
  • Champs de texte riche qui doivent être transformés : chaque champ que vous sélectionnez dans cette liste subira, lors de chaque création ou modification de l'objet qui le contient, la (les) transformation(s) définie(s) dans le champ suivant
  • Types de transformations pour les champs de texte riche : sélectionnez ici le(s) type(s) de transformation(s) à appliquer aux champs de texte riche sélectionnés ci-dessus.  Les transformations disponibles sont : Supprimer les paragraphes vides et Eviter les signatures seules sur les dernières pages
  • Echéance par défaut pour valider les points pour une séance donnée : permet de spécifier une échéance en fonction de la date de la séance avant laquelle les points doivent être validés
  • Echéance par défaut pour valider les points en retard pour une séance donnée : permet de spécifier une échéance en fonction de la date de la séance avant laquelle les points en retard doivent être validés
  • Date par défaut pour la séance préparatoire : permet de spécifier une date par défaut à utiliser pour la séance préparatoire par rapport à la date de la séance
  • Activer la gestion des remplaçants : la gestion des remplaçants vous permet de sélectionner un remplaçant pour tout membre d'assemblée absent à une séance
  • Configurations de séance vers lesquelles les points de cette séance peuvent être envoyés : permet de spécifier vers quelles autres types de séance les points de la configuration de séance en cours pourront être envoyés.  En outre, une fois qu'un point est envoyé vers un autre type de séance, il est possible de spécifier que le point doit être mis automatiquement dans un état particulier, par exemple "validé" *

 

Ensuite, des tableaux reprennent différents éléments configurables :

  • Types d'annexes : lors de l'ajout d'une annexe à un point, il est possible de sélectionner le type d'annexe.  Ceci permet de classer l'annexe adjointe au point.  Un type d'annexe définit un titre, une icône et le fait qu'il s'agit d'un type lié aux "annexes", aux "annexes (à la décision)" d'un point ou aux "annexes à un avis".  Si la confidentialité des annexes est activée, il sera possible de définir par type d'annexe la valeur par défaut de la confidentialité des annexes.  Sur un type d'annexe, il est également possible de définir des sous-types d'annexes, ceci permet dans les organisations utilisant beaucoup de types d'annexes d'en rassembler plusieurs sous la même icône
  • Catégories de point : si on le souhaite, on peut utiliser les catégories pour caractériser un point.  Il sera possible de restreindre l'utilisation d'une catégorie à certains groupes
  • Classificateurs : les classificateurs permettent d'étendre l'utilisation des catégories et marqueurs.  Leur utilisation est recommandée lorsque vous avez beaucoup de catégories.  En effet, grâce à une interface utilisateur adaptée, vous allez pouvoir hiérarchiser, rechercher et sélectionner les classificateurs et ce de multiples manières
  • Points récurrents : il est possible de définir dans la configuration des "points récurrents" qui s'insèreront automatiquement dans une séance au moment voulu.  Il s'agit de point revenant systématiquement dans une séance ("Approbation du PV de la séance antérieure" par exemple).  On peut par exemple faire en sorte qu'à la création d'une séance, 3 points soient automatiquement insérés.  Les points récurrents peuvent être insérés à la création de la séance ou lors d'une transition du workflow de cette dernière (lorsque la séance est "gelée", lorsque la séance est "clôturée", ...)
  • Modèles de points : cette partie permet d'accéder à un écran où seront définis des modèles de points.  Ces modèles peuvent être sélectionnés par un utilisateur lors de la création d'un pointCes modèles peuvent être organisés de manière hiérarchique dans des dossiers et sous-dossiers * :

 

 

* nouveau dans la version 3.3

4.3.6. Section "Workflows"


L'écran permet de gérer les workflows liés aux séances, points et avis :

Configuration - processus et sécurité

Il est ici possible de sélectionner le workflow qui régira les séances et les points de cette configuration de séance.

  • Les champs Workflow gouvernant le cycle de vie de chaque point de cette configuration, Interface permettant d'utiliser un adapter Zope3 spécifique pour modifier les conditions définies sur les transitions du workflow gouvernant les points, Interface permettant d'utiliser un adapter Zope3 spécifique pour modifier les actions définies sur les transitions du workflow gouvernant les points, Workflow gouvernant le cycle de vie de chaque séance de cette configuration, Interface permettant d'utiliser un adapter Zope3 spécifique pour modifier les conditions définies sur les transitions du workflow gouvernant les séances, Interface permettant d'utiliser un adapter Zope3 spécifique pour modifier les actions définies sur les transitions du workflow gouvernant les séances permettent de définir les paramètres techniques liés aux workflows.  Nous conseillons de ne pas modifier ces paramètres à moins d'une connaissance précise du fonctionnement
  • Adaptation(s) aux workflows : permet de modifier le workflow proposé au besoin.  Les adaptations possibles sont : Pas d'observations globale des points, Les décisions d'un point sont pré-encodées par le créateur du point, Seuls les créateurs de points peuvent supprimer des points, Pré-validation des points, Les points arrivent validés, Sauter l'étape de publication, Sauter l'étape de proposition des points, Tout le monde peut tout consulter dans tout état, Le créateur d'un point peut modifier à moins que la séance soit clôturée, Gestionnaires de séance locaux, Renvoyer au groupe proposant pour corrections lorsque le point est dans une séance, Cacher les décisions au service pendant la rédaction du PV.
  • Etats des points décidés : permet de spécifier quels sont les états dans lesquels les points sont considérés comme "décidés".  Ceci permettra de générer la liste des boutons permettant de décider plusieurs points d'une fois sur la vue d'une séance (voir bas de la page Gestion du PV) et de spécifier dans quels états un point peut être "signé" si cette fonctionnalité est activée (voir configuration de la Section "données")
  • Transitions à confirmer : permet de sélectionner les transitions (sur le point et sur la séance) qui devront être confirmée.  Un "popup" apparaîtra et permettra de confirmer qu'on souhaite bien effectuer la transition (par exemple "valider" un point), de plus, un commentaire pourra être encodé
  • Succession de transitions à effectuer pour présenter un point : permet de définir les étapes (transitions) a effectuer dans le workflow pour qu'un point se retrouve dans l'état "présenté", c'est-à-dire inséré dans une séance.  Ceci est utile à certaines fonctionnalités de l'application
  • Adaptations à appliquer aux zones de texte riche d'un point lors d'une transition de workflow : via cette fonctionnalité, il est possible d'appliquer des changements à certaines zones de texte riche d'un point lorsque ce point change d'état.  Par exemple lorsqu'un point est "reporté", ceci permet d'insérer automatiquement dans le champ "décision" une phrase par exemple "Les membres de la séance décident de reporter ce point."
  • Transitions à déclencher sur les points d'une séance lorsqu'une transition est déclenchée sur cette séance : cette fonctionnalité permet de déclencher des transitions sur les points lorsqu'une transition (changement d'état) est déclenchée sur une séance.  Ceci va par exemple permettre de geler tous les points lorsque la séance est gelée ou d'accepter tous les points (non décidés) lorsqu'une séance est clôturée

4.3.7. Section "Interface utilisateur"


Cet écran permet de modifier des éléments qui influent sur l'interface qu'aura l'utilisateur utilisant l'application :

Différents paramètres sont modifiables en cliquant sur l'icône [ Interface utilisateur edit.gif ] :

  • États des séances conditionnant l'affichage de celles-ci dans la portlet 'séances' : états dans lesquels une séance apparaîtra dans la boîte d'informations "Séances" (ordres du jour).
  • États des séances conditionnant l'affichage de celles-ci dans la portlet 'décisions' : états dans lesquels une séance apparaîtra dans la boîte d'informations "Décisions" (PVs)
  • Nombre maximal de séances s'affichant dans les portlets 'séances' et 'décisions' : nombre de séances s'affichant l'une en dessous de l'autre dans la boîte d'informations "Ordres du jour".  Si le nombre est dépassé, une liste déroulante les affichera alors
  • Nombre maximum de jours durant lesquels les décisions apparaissent directement dans la portlet 'décisions' : nombre de jours durant lesquels un procès-verbal apparaîtra dans la boîte "PVs".  Si le délai écoulé depuis la date d'une séance dépasse ce nombre de jours, la séance sera alors disponible via la lien "Tous les PVs" accessible au bas de la boîte "PloneMeeting" affichée lors de l'utilisation de l'application
  • Page d'accueil : lorsqu'un utilisateur clique sur l'onglet lié à la configuration de séance, il arrive sur la vue qui est sélectionnée dans cette liste déroulante.  La liste propose toutes les recherches disponibles ("mes points", "tous les points", "les séances", ...) ainsi que certaines vues spécifiques
  • Colonnes à afficher dans les tableaux présentant des points : lorsqu'un utilisateur accède à une séance, des colonnes présentent des informations disponibles sur les points.  Il est possible ici de sélectionner les colonnes qui seront affichées parmi : Point signé?, A évoquer en séance?, Créateur, Créé(e) le, Etat, Catégorie (ou groupe proposant), Groupe proposant, Acronyme du groupe proposant, Groupe(s) associé(s), Acronymes des groupes associés, Annexes, Annexes (à la décision), Avis, Niveau de confidentialité, Informations budgétaires et Actions.  La colonne "Titre, description et décision" est affichée d'office
  • Colonnes à afficher sur les listes de points : lorsqu'un utilisateur accède à un tableau récapitulatif présentant des points ("mes points", "tous les points", ...), il est possible de définir quelles seront les colonnes affichées parmi : Point signé?, A évoquer en séance?, Créateur, Créé(e) le, Etat, Catégorie (ou groupe proposant), Groupe proposant, Acronyme du groupe proposant, Groupe(s) associé(s), Acronymes des groupes associés, Annexes, Annexes à la décision, Avis, Niveau de confidentialité, Informations budgétaires, Actions, Séance et Séance souhaitée
  • Nombre maximal de points à afficher dans la liste 'Points à présenter' : c'est le nombre de point maximum à afficher lorsqu'un gestionnaire de séance sélectionne les points à présenter dans une séance.  Au delà, une pagination apparaîtra.  Si on ne souhaite pas de pagination, il suffit de mettre un nombre très élevé comme 999
  • Nombre maximal de points à afficher dans la liste 'Points présentés' : c'est le nombre maximum de points présentés dans une séance à afficher.  Au delà, une pagination apparaîtra.  Si on ne souhaite pas de pagination, il suffit de mettre un nombre très élevé comme 999
  • Nombre maximal de points à afficher dans la liste 'Points en retard' : c'est le nombre maximum de points en retard présentés dans une séance à afficher.  Au delà, une pagination apparaîtra.  Si on ne souhaite pas de pagination, il suffit de mettre un nombre très élevé comme 999
  • Activer la fonctionnalité 'Aller à la page' : cette fonctionnalité fera apparaître un outil permettant de naviguer facilement de page en page d'une séance.  Ceci est utile si les séances comportent beaucoup de points (plus de 200 par exemple) et que la pagination les affiche par 50
  • Activer la fonctionnalité 'Aller au point' : cette fonctionnalité activera le menu de navigation entre points où c'est nécessaire
  • Ouvrir les annexes dans des fenêtres séparées : en activant cette fonctionnalité, toutes les annexes seront affichées dans des fenêtres séparées, ce qui permet d'éviter qu'une annexe s'ouvrant dans le navigateur (un fichier PDF par exemple) ne cache l'application
  • Champs des points à Afficher/masquer lors de l'utilisation de l'icône 'Lunettes' : cette zone permet de sélectionner les champs qui seront affichés dans les tableaux de points lors de l'utilisation de l'icône
  • Dossiers automatiques à afficher dans le portlet 'A faire' : une boîte d'informations "A faire" permet d'afficher aux utilisateurs des actions à effectuer.  Il est ici possible de sélectionner des recherches (Dossiers automatiques) qui apparaîtront dans cette boîte.  Il est par exemple possible d'afficher la recherche "Points à valider" aux validateurs de points, "Avis à donner" aux donneurs d'avis, ...  Si aucune recherche n'est sélectionnée, la boîte est désactivée dans l'interface.  Elle n'apparaît que si l'utilisateur en cours a une recherche le concernant


Ensuite, un tableau reprend les "Recherches pré-configurées" utilisées dans les portlets "Gestion" :

Un "recherche pré-configurée" affiche les résultats d'une recherche en fonction de critères spécifiques : les points validés, avis à donner, points en copie, ...
Ces dossiers automatiques sont affichés dans :

  • la boîte "Gestion", dans les Sections "Points", "Ordres du jour" et "Procès-verbaux"
  • la boîte "A faire"

Lors de l'ajout d'une recherche pré-configurée, il est possible de définir les paramètres suivants :

  • Titre : c'est le titre qui apparaîtra dans les boîtes idoines
  • Se rapporte à (point ou séance) : il faut spécifier si c'est une recherche qui concerne des séances ou des points
  • Script de recherche : les dossiers automatiques permettent d'effectuer des recherches simples. Afin d'effectuer des recherches plus complexes, il est possible d'utiliser un script qui effectuera la recherche à la place du dossier automatique.  Le dossier automatique se chargera de tout (titre, colonnes à afficher, ...) sauf de la recherche
  • Condition d'affichage : une condition d'affichage complexe.  Ceci permettra par exemple d'afficher une recherche "Avis à donner" aux donneurs d'avis seulement et pas à tout le monde

Attention, pour ces 3 derniers points, il faut passer par la ZMI.  En ajoutant "/manage_main" à un nouveau dossier automatique créé, on passe dans la ZMI.  Là, via l'onglet "Properties" (ou en ajoutant "manage_propertiesForm" à la fin de l'url à la place de "manage_main" si l'onglet "Properties" n'est pas visible), on peut ajouter une propriété de type "string" nommée "meeting_topic_type" prenant les valeurs "Meeting" ou "MeetingItem", ce qui spécifiera à quoi la recherche se rapporte (recherche de "séances" ou de "points").  Le script de recherche doit être ajouté dans une propriété de type string nommée "topic_search_script".  Quant à la condition d'affichage, elle sera définie dans une propriété de type "string" nommée topic_tal_expression.
 

4.3.8. Section "Courriels"


Les notifications permettent de prévenir des utilisateurs en fonction d'un événement survenu.

 

Des courriels peuvent être envoyé en fonction d'un événement particulier survenant sur un point :

  • un point en retard vient d'être validé : dans ce cas, le gestionnaire de séance recevra un courriel le prévenant
  • un point a été inséré dans une séance : dans ce cas, le groupe proposant recevra un courriel
  • un point a été retiré d'une séance : dans ce cas, le groupe proposant recevra un courriel
  • un point a été reporté : dans ce cas, le groupe proposant recevra un courriel
  • une annexe a été ajoutée à un point qui était déjà présenté dans un ordre du jour : dans ce cas, tous les utilisateurs pouvant voir le point sont prévenus
  • un avis doit être rendu sur un point : dans ce cas, tous les utilisateurs pouvant donner un avis sur le point sont prévenus
  • un avis sur un point a été rendu ou modifié : dans ce cas, tous les utilisateurs pouvant voir le point sont prévenus
  • un avis a été invalidé sur un point : dans ce cas, tous les utilisateurs pouvant voir le point sont prévenus
  • un validateur souhaite évoquer un point : si un point utilisant l'attribut "A discuter?" n'était pas à discuter mais qu'il le devient, tous les utilisateurs pouvant voir le point sont prévenus
  • un point vient d'être envoyé vers cette configuration de séance : si la fonctionnalité d'envoi d'un point d'un type de séance à l'autre (par exemple Collège communal vers Conseil communal) a été activée, lorsqu'un point est effectivement envoyé d'une séance à l'autre, les utilisateurs pouvant voir le point sont prévenus
  • une erreur est survenue lors de la conversion d'une annexe : si la fonctionnalité de prévisualisation des annexes est activée, si une erreur s'est produite lors de la conversion d'une annexe dans un format prévisualisable, les personnes pouvant ajouter des annexes à ce point sont prévenues
  • un point a été renvoyé pour correction au groupe proposant : si l'adaptation du workflow "Renvoyer au groupe proposant pour corrections lorsque le point est dans une séance" est activée pour cette configuration de séance, un e-mail est envoyé au groupe proposant si un point leur est renvoyé pour correction
  • Un point corrigé par le groupe proposant a été renvoyé aux gestionnaires de séances : si l'adaptation du workflow "Renvoyer au groupe proposant pour corrections lorsque le point est dans une séance" est activée pour cette configuration de séance, un e-mail est envoyé aux gestionnaires de séances lorsqu'un point qu'il avait renvoyé vers un groupe proposant pour correction leur revient corrigé
  • toutes les transitions possibles dans le workflow d'un point : "refuser", "retirer", "accepter", "remettre en proposé", ...

 

Des courriels peuvent être envoyé en fonction d'un événement particulier survenant sur une séance :

  • toutes les transitions possibles dans le workflow d'une séance : "geler la séance", "clôturer la séance", ...

 

4.3.9. Section "Avis et accès"


Des avis peuvent être rendus par des services sélectionnés (automatiquement ou non) sur des points :

Configuration - visualisation config séance (avis)
 

  • Utiliser la gestion des avis : en cas d'activation, les "avis" apparaîtront en bas du point à côté des annexes et sur tous les tableaux affichant des points si la colonne "avis" a été sélectionnée dans la configuration de séance, section "Interface utilisateur"
  • Etats des points dans lesquels on peut donner un avis : liste des états des points dans lesquels les avis demandés pourront être rendu
  • Etats des points dans lesquels on peut modifier ou supprimé un avis donné : liste des états des points dans lesquels les avis déjà rendus peuvent toujours être modifiés ou supprimés par le service ayant rendu l'avis
  • Etats des points dans lesquels les donneurs d'avis de ces points peuvent continuer à les voir : lorsqu'un avis a été donné par un groupe, il faut définir jusque quand le groupe peut continuer à voir le point.  En effet, on pourrait par exemple montrer le point aux donneurs d'avis dans un certain état (validé par exemple) et le leur cacher par la suite ou lorsque le point est décidé
  • Types d'avis utilisés : liste des types d'avis qui pourront être utilisés : Positif, Positif avec remarques, Négatif et Néant
  • Type d'avis par défaut : le type d'avis qui sera sélectionné par défaut lorsqu'un avis sera rendu
  • Appliquer le caractère obligatoire des avis : quand le caractère obligatoire des avis est d'application, un point ne peut être inséré dans une séance à moins que tous les avis obligatoires n'aient été rendus et soient positifs
  • Activer l'invalidation des avis : quand l'invalidation des avis est activée, tout changement sur un point pour lequel au moins un avis a été rendu invalidera tous les avis rendus sur ce point. Par 'changement', nous entendons toute modification du titre ou de la description du point ainsi que tout ajout et toute suppression d'annexe
  • Etats des points dans lesquels l'invalidation des avis est active : quand l'invalidation des avis est activée, cela l'est uniquement pour les points qui sont dans un des états sélectionnés ici
  • Styles des avis : permet de sélectionner le style des icônes à utiliser pour les avis
  • Transition qui remet à zéro les délais des avis avec délai : sélectionnez dans la liste une transition du WF du point qui permettra de remettre à zéro les délais déjà démarrés.  Par exemple, si les délais ont démarré et que le point "retourne en arrière" dans le WF, par exemple en passant de l'état "validé" (où on peut rendre un avis) à l'état "proposé" (où on en peut pas rendre d'avis), cette transition "remettre en proposé" pourrait déclencher la remise à zéro des délais déjà démarrés
  • Configuration des avis particuliers : permet de définir les avis automatiquement demandés par l'application ainsi que les avis avec délai.  Consultez l'aide affichée au dessus du champ dans l'interface utilisateur
  • Etats des points dans lesquels les 'Super observateurs' peuvent les voir : quand un point est dans un de ces états, les utilisateurs présents dans le groupe "Nom de ma configuration de séance (Super observateurs)" (dans la gestion des Utilisateurs et Groupes) pourront voir ce point
  • Etats des séances dans lesquels les 'Super observateurs' peuvent les voir : quand une séance est dans un de ces états, les utilisateurs présents dans le groupe "Nom de ma configuration de séance (Super observateurs)" (dans la gestion des Utilisateurs et Groupes) pourront voir cette séance
  • Etats des points dans lesquels les 'Gestionnaires d'informations budgétaires' peuvent modifier les informations budgétaires : quand un point est dans un de ces états, les utilisateurs présents dans le groupe "Nom de ma configuration de séance (Gestionnaires d'informations budgétaires)" pourront modifier le champ "Informations budgétaires"
  • Groupes considérés comme 'Super émetteurs d'avis' : les groupes PloneMeeting sélectionnés dans ce champ pourront rendre un avis sur un point même si leur avis n'a pas été demandé
  • Utiliser la gestion des points en copie : en cas d'activation, l'utilisateur pourra choisir des groupes auxquels donner une vue (lecture seule) à son point à un moment donné (défini dans le workflow).
  • Groupes qui pourront être mis en copie : les groupes sélectionnés ici pourront être choisis par un utilisateur lors de l'édition d'un point
  • Etats des points dans lesquels les groupes en copie peuvent les voir : quand un point est dans un de ces états, les groupes mis en copie sur le point peuvent alors y accéder en lecture seule
  • Cacher les commentaires dans l'historique d'un point aux utilisateurs ne faisant pas partie du groupe proposant : ceci permet de restreindre l'accès aux commentaires laissés lors d'un changement d'état d'un point aux membres du groupe proposant
  • Restreindre l'accès aux points à huis clos? : si activé, un point à huis clos ne sera accessible qu'aux utilisateurs qui ont reçu un accès spécifiquement : les super observateurs, les gestionnaires de séances, les groupes mis en copie, les groupes auxquels l'avis a été demandé, ...
  • Activer la confidentialité des annexes : si activé, il sera possible pour les gestionnaires de séances de spécifier si certaines annexes doivent être considérées "confidentielles" pour les niveaux de "super observateurs" sélectionnés dans le champ "Une annexe marquée 'Confidentielle' ne sera pas visible par"
  • Activer la confidentialité des avis : si activé, un gestionnaire de séance pourra rendre confidentiel un avis rendu sur un point.  Ceci cachera l'avis aux niveaux de "super observateurs" sélectionnés dans le champ "Un avis marqué 'Confidentiel' ne sera pas visible par"
  • Valeur par défaut du champ 'Confidentiel?' des avis créés : si la confidentialité des avis est utilisée, ceci permettra de spécifier si un nouvel avis est confidentiel ou non par défaut


Que permet la fonctionnalité de gestion des avis?

Les groupes sont sélectionnés soit manuellement par le créateur du point soit automatiquement par l'application.  Au moment opportun (lorsque, par exemple, le point a été validé par le validateur de points du groupe), les avis pourront être rendus sur un point.

En outre, c'est dans cette partie de la configuration que les "Niveaux d'accord" peuvent être spécifiés.  Un niveau d'accord permet d'évaluer rapidement les différents avis rendus (évaluation globalement positive ou négative).

Que permet la fonctionnalité de mise en copie d'un point?

Les groupes mis en copie lors de la rédaction du point pourront voir ce point au moment voulu (idéalement lorsqu'il a été validé par le validateur du groupe).  Cet accès est un accès en lecture seule, l'utilisateur ne pourra donc pas changer quoi que ce soit concernant le point.  Il peut par contre tout voir, annexes et avis compris.
 

4.3.10. Section "Votes"

 

La gestion des votes peut se faire en séance par les utilisateurs spéciaux votants sélectionnés ou à tout moment par le gestionnaire de séance :

Configuration - votes


Les paramètres modifiables sont :

  • Activer le système de vote : une fois activé, un écran de gestion des votes apparaîtra sur les points au moment adéquat
  • Qui encode les votes? : permet de spécifier si on souhaite que "Le votant lui-même" et/ou "Un gestionnaire de séance" puisse encoder les votes.  Si "Le votant lui-même" est sélectionné, les votes pourront se faire en séance, si "Un gestionnaire de séance" gère les votes, il pourra le faire à tout moment
  • Valeurs de votes utilisées : il est possible d'activer différentes valeurs de vote : Pas encore encodé, Pour, Contre, Abstention, Ne vote pas, Bulletin non trouvé dans l'urne, Bulletin de vote invalide et Blanc
  • Valeur de vote par défaut : une des valeurs disponibles dans les "Valeurs de votes utilisées" peut être sélectionnée comme valeur par défaut.  La valeur "Pas encore encodé" est utilisée par défaut
  • Condition de vote : permet d'ajouter une condition complexe d'activation des votes sur le point

 

4.3.11. Section "Utilisateurs" spéciaux


Les utilisateurs spéciaux de l'application permettent de personnifier les membres ayant un rôle spécifique sur une séance, par exemple un membre d'assemblée, un signataire, un votant, ...

Configuration - utilisateurs spéciaux

Via le bouton "En ajouter un(e)", on peut ajouter un utilisateur spécial qui doit obligatoirement être lié à un utilisateur existant dans Plone.  Les paramètres enregistrés sur un utilisateur spécial sont de 2 types et se retrouvent dans 2 onglets :

Paramètres définis si l'utilisateur a une fonction spécifique

Un utilisateur spécial est caractérisé par :

  • Identifiant de l'utilisateur Plone correspondant : entré lors de la création de l'utilisateur spécial.  Cet utilisateur aura alors des fonctionnalités supplémentaires dans l'application lorsqu'il sera connecté
  • Genre : permet de définir si l'utilisateur est un homme ou une femme
  • Fonction : il s'agit ici d'une zone de texte libre informative sur la fonction de la personne
  • Usages : l'utilisateur peut être Membre de l'assemblée ce qui permettra de le sélectionner dans les zones "Présents", "Absents (non excusés)" et "Excusés" d'une séance si ces champs optionnels sont activés.  L'utilisateur peut également être Signataire et donc être sélectionnable pour apparaître dans les signataires possibles d'une séance (les signatures peuvent être inclues dans une impression de document).  L'utilisateur peut être Votant.  Si la fonctionnalité de gestion des votes est activée, et que les membres votants peuvent voter en séance, cet utilisateur en sera alors capable.  L'utilisateur peut être défini comme A l'initiative d'un point, ce qui le fera apparaître dans la liste déroulante "A l'initiative d'un point" activable sur un point (champ optionnel du point)
  • Fonction des remplaçants de cet utilisateur : si cet utilisateur doit être remplacé pendant une séance, l'utilisateur remplaçant pourra obtenir une fonction temporaire lors de ce remplacement.  C'est dans cette zone que cette fonction sera définie.  Par exemple, si l'utilisateur est "Secrétaire communal", l'utilisateur remplaçant pourrait être "Secrétaire communal ff"
  • Signature scannée : dans le cadre ou l'utilisateur est signataire, on peut insérer une image (scan) de sa signature, ce qui permettra de la faire apparaître à l'endroit souhaité
  • Cette signature est la signature par défaut : permet de spécifier si cet utilisateur doit être sélectionné comme signataire d'office pour la séance

Ces paramètre sont utilisés dans l'application pour la gestion des membres (assemblée, signataires, votes, ...)


Préférences

Si elles sont activées dans la configuration générale de l'application, lorsqu'un utilisateur connecté dans l'application accèdera à ses préférences via l'icône  qui apparaît dans la boîte "PloneMeeting", un Utilisateur spécial sera alors créé et permettra à l'utilisateur de définir ses préférences.  Cet utilisateur n'ayant aucun "Usage" par défaut, il ne sera pas sélectionnable dans les listings du type "Présents", "Signataires", ...  Sauf si nécessaire.  En effet, un membre d'assemblée pourrait également être un utilisateur de l'application avec des préférences personnelles...  Les préférences de l'utilisateur surchargeront certains paramètres définis dans la configuration :

 

4.3.12. Section "Génération de documents"


Différents documents peuvent être générés sur les points et les séances d'une configuration de séance :

Configuration - canevas de document

Les documents sont des modèles OpenOffice intégrant des expressions liées à la librairie appy.pod.

Lorsqu'un modèle a été écrit, on peut alors l'ajouter ici et définir certaines zones qui permettront de savoir où, quand et par qui la possibilité de générer ce document doit être disponible.

Lors de l'ajout, il faudra définir :

  • Titre : libellé du document ("Ordre du jour" par exemple)
  • Description : description qui sera affichée au survol du modèle sur un point ou une séance
  • Canevas POD : le modèle de document au format OpenOffice
  • Format dans lequel vous pouvez générer des documents depuis ce canevas : il est possible de spécifier si on souhaite que le document généré le soit au format PDF, au format ODT (OpenOffice), au format Word ou au format RTF.  Ceci pourrait encore être étendu si nécessaire car la librairie est capable de générer tous les format qu'OpenOffice est capable de produire
  • Condition : une expression qui permet de spécifier quand le modèle doit apparaître.  Le modèle ne doit apparaître par exemple que sur un point, ou que sur une séance en création, ou uniquement si l'utilisateur à tel rôle, ...
  • Permission(s) : une permission que l'utilisateur doit avoir pour générer : par exemple, l'utilisateur doit pouvoir modifier une séance pour imprimer l'Ordre du jour
  • Événement provoquant le gel des documents : il est possible de geler un document dans un état particulier pour être certain d'en obtenir la version voulue même si certaines données ont été modifiées dans le système par après.  On pourrait par exemple geler l'Ordre du jour à un moment précis mais permettre via un autre Canevas d'imprimer une version courante de l'Ordre du jour
  • Listes de diffusion : définissez ici des listes de personnes à qui envoyer par courriel les fichiers générés depuis ce canevas. L'icône sendMail.gif apparaîtra à côté du canevas de document à générer sur le point ou la séance.  Au clic, le modèle généré sera alors envoyé aux utilisateurs définis dans cette liste de diffusion

 

4.4. Points particuliers dans la configuration

Mise en évidence de différents points de la configuration

4.4.1. Colorisation des intitulés


Il est possible de coloriser les points :

  • en fonction de l'état du workflow défini sur l'élément ("en rédaction", "proposé", etc.)
  • en fonction des modifications effectuées sur l'élément depuis la dernière visualisation de celui-ci
  • de ne pas coloriser : tous les éléments apparaissent alors en bleu (couleur lien par défaut)


Afin d'activer la colorisation et de choisir le mode désiré, il faut se positionner dans la configuration générale de PloneMeeting, cliquer sur l'onglet "Modifier" et adapter le paramètre "Système de colorisation utilisé".

Il est également possible de désactiver la colorisation pour certains utilisateurs. Il faut dès lors entrer dans la zone du dessous l'identifiant de ceux-ci.

Si le mode de colorisation suivant l'état est choisi, les intitulés de points sont alors colorisés dans tous les écrans suivant leur état ("en création" en rouge, "proposé" en orange, "accepté" en vert, ...).  Il s'agit du mode de colorisation recommandé :

Les couleurs des états sont adaptables via des fichiers de configuration CSS.


Si le mode de colorisation suivant les modifications est choisi, les intitulés de points sont dès lors colorisés dans tous les écrans en fonction d'une modification éventuelle sur le point depuis la dernière visualisation par l'utilisateur courant.  Un point ayant reçu une modification apparaîtra en rouge, les autres en bleu.  Idem concernant les annexes :


 

4.4.2. Utiliser les catégories


Il est possible de catégoriser les points suivant différents modes, en fonction du niveau de catégorisation souhaité :

  • catégoriser en fonction du groupe proposant
  • catégoriser en fonction de catégories définies dans la configuration
  • catégoriser en fonction des classificateurs, système utilisé si vous avez beaucoup de catégories

 

Catégorisation simple via le groupe proposant ou les catégories

La catégorisation en fonction du groupe proposant est le mode activé par défaut. 

La catégorisation par groupe ou par catégorie est configurable dans la partie "Données" d'une configuration de séance.  Le paramètre à prendre en compte est "Utiliser les groupes comme catégories"

Si les groupes sont utilisés comme catégories, les "Catégories de points" définies dans la partie "Données" d'une configuration de séance ne seront pas activées lors de la création d'un point et c'est le groupe proposant seul qui catégorisera le point.

En décochant le paramètre "Utiliser les groupes comme catégories", une catégorie peut alors être sélectionnée lors de la création ou l'édition de chaque point dans une liste déroulante.  Cette catégorie apparaît également dans les écrans récapitulatifs affichant des points.  Ce fonctionnement est adapté si vous avez peu de catégories.  L'utilisation des classificateurs (voir ci-dessous) sera adaptée si vous avez beaucoup de catégories à utiliser.

Certains paramètres dépendent du type de catégorisation choisi tels que la "Méthode de tri utilisée lors de l'ajout d'un point dans une séance" ou la génération en format bureautique qui peut également tenir compte des catégories dans l'expression liée.


Catégorisation complexe grâce aux classificateurs

Si on souhaite une gestion avancée de la catégorisation, on pourra alors utiliser les classificateurs.

A cette fin, il faudra d'abord activer l'attribut "Classificateur" dans la liste des "Attributs utilisés pour caractériser un point" et définir alors les classificateurs à utiliser.

Il suffit d'ajouter des classificateurs dans la partie "Données" de la configuration de séance via le .  La différence avec les catégories est le "widget" (représentation graphique dans l'application lorsque l'utilisateur créateur de point sélectionnera un "classificateur") qui est adapté lorsque beaucoup de catégories (classificateurs dans ce cas) sont disponibles.  Une pagination, une zone de recherche "full-text", ... permettent de trouver rapidement la catégorie à laquelle lier l'élément :

Le niveau de catégorisation peut évoluer au fil de l'utilisation de l'application.  On pourra par exemple commencer avec une catégorisation simple sous forme de groupe proposant et utiliser par la suite les catégories de points ou les classificateurs si le besoin apparaît.
 

4.4.3. Canevas de documents


Les canevas de documents sont utilisés pour définir des modèles d'impression utilisés lors de la génération en format bureautique. 
Ces canevas peuvent être ajoutés et modifiés dans la configuration d'une séance, dans la partie "Documents"

Il est également possible de changer l'état du canevas pour le rendre inactif, afin de ne plus afficher ce canevas.

Les canevas apparaissent dans la zone supérieure droite des écrans de visualisation d'un point ou d'une séance (voir Visualisation d'un point ou les canevas "Projet délibération" au format PDF et OpenOffice apparaissent).

Le fichier .odt (écrit avec OpenOffice) qui est chargé doit inclure des fonctions spéciales qui permettent d'insérer automatiquement par après les éléments voulus.
Ces fonctionnalités particulières du document .odt utilisent la librairie python "appy.pod" décrite sur http://appyframework.org.
 

4.4.4. Gestion des points prédéfinis (points récurrents et modèles de points)

Les points prédéfinis permettent de gérer 2 aspects :

 

Les points récurrents

Les points récurrents sont définis au bas de la section "Données".  Une zone particulière apparaîtra au bas du formulaire du point récurrent, il s'agit de la zone "Transition de la séance qui déclenche l'ajout de ce point en tant que point récurrent".  Il faudra sélectionner dans cette liste la transition déclenchée sur la séance qui va induire l'insertion du point récurrent.  Par exemple, "Lors de la création" ou lors de la transition "Geler".

Les modèles de points

Un lien vers la gestion des modèles de points est disponible au bas de la section "Données".  Une zone particulière apparaîtra au bas du formulaire du modèle de point permettant de restreindre ce modèle à l'un ou l'autre groupe.  Si aucun groupe n'est sélectionné, le modèle de point sera utilisable par tous les services.

 

4.4.5. Désactivation de certains éléments de la configuration

Lorsque l'application vit, petit à petit, certains éléments dans la configuration pourront être désactivés pour refléter l'évolution des besoins.

Dans la configuration, il sera possible de supprimer ou de désactiver :

  • les configuration de séance (Collège, Conseil, ...)
  • les groupes PloneMeeting
  • les types d'annexes (onglet "Données" d'une configuration de séance)
  • les catégories (onglet "Données" d'une configuration de séance)
  • les classificateurs (onglet "Données" d'une configuration de séance)
  • les points prédéfinis (onglet "Données" d'une configuration de séance)
  • les recherches préconfigurées (onglet "Interface" d'une configuration de séance)
  • les utilisateurs (onglet "Utilisateurs" d'une configuration de séance)

Dès qu'un élément est utilisé, il ne sera plus possible de le supprimer.  Par exemple, si un groupe PloneMeeting a déjà créé un point ou si une catégorie a déjà été utilisée sur un point, cet élément ne pourra plus être supprimé, par contre il pourra toujours être désactivé.

Désactiver un élément

L'intérêt de désactiver un élément plutôt que de le supprimer ou de le modifier est de garder un historique cohérent.  Par exemple, si un groupe s'appelait "Secrétariat communal", si son nom change au profit de "Direction générale", il ne faudra idéalement pas le renommer mais plutôt le désactiver, afin que les anciens points continuent à utiliser l'ancienne appellation et en créer un nouveau qui pourra être utilisé pour la suite.

Lorsqu'un groupe est désactivé, tous les membres de ses sous-groupes Plone (le sous-groupe "créateurs", le sous-groupe "validateurs", ...) sont automatiquement transférés dans le sous-groupe "Observateurs" afin que les membres de ces groupes puissent toujours voir les anciens points mais ne puissent plus en créer ou donner un avis au nom de cet ancien groupe.

5. Accès à PloneMeeting par Web Services

5.1. Qu'est ce que les Web Services PloneMeeting?

Les Web Services dans PloneMeeting permettent à n'importe quelle application externe d'accéder à PloneMeeting.  En fonction de l'utilisateur défini pour se connecter à PloneMeeting, il sera possible de visualiser, chercher ou créer un point.  Le standard SOAP/WSDL est utilisé.  Il s'agit du standard Web Services le plus répandu et il permet donc d'offir un accès à PloneMeeting depuis le plus large panel de technologies existantes.

Actuellement, les Web Services sont utilisés par différentes applications pour accéder à PloneMeeting, qu'il s'agisse d'applications Plone ou autre (.net, C#, ...)

Voici quelques cas d'utilisation possibles pour différentes applications appelantes :

  • PloneMeeting : envoyer un point vers un autre PloneMeeting, comme par exemple le passage d'un point du BP du CPAS vers le Collège Communal
  • 3P : passage d'un marché public au Collège ou Conseil Communal
  • urban : dans la procédure "Permis d'urbanisme" par exemple, un passage au Collège Communal est requis
  • GED : pouvoir passer un courrier entrant au Collège ou Conseil Communal
  • ...

5.2. Accès aux méthodes publiées SOAP/WSDL du serveur Web Services

5.2.1. Présentation

Il est possible d'accéder à PloneMeeting via Web Services utilisant le standard SOAP/WSDL.

Pour cela, l'application PloneMeeting doit être configurée pour accepter des connexions entrantes (appels aux méthodes publiées) et publier un descriptif WSDL d'accès à ces méthodes.  Techniquement, le package imio.pm.ws doit être configuré et installé.

Une fois le package installé, le fichier WSDL (ws4pm.wsdl) est disponible et décrit l'accès aux méthodes suivantes :

 

Toutes ces méthodes ne sont accessibles que si l'appel au Web Service contient les informations de connexion d'un utilisateur PloneMeeting.  Les différentes actions ne pourront être faites que si l'utilisateur renseigné dans l'authentification en a le droit dans PloneMeeting...

5.2.2. Test de connexion (testConnection)

Cette méthode permet de vérifier si les données de connexion renseignées pour accéder au Web Services sont correctes.

Paramètres d'entrées :

Aucun

Sortie :

Retourne "1" si la connexion a pu être établie, "0" sinon

5.2.3. Obtention d'informations sur la configuration (getConfigInfos)

Cette méthode permet d'obtenir des informations concernant la configuration mise en place sur PloneMeeting.  Ceci permet de connaître notamment les identifiants à utiliser lors du passage de certains paramètres pour les méthodes de création de point, recherche de points, ...

Paramètres d'entrées :

showCategories : (obligatoire) "1" pour montrer les catégories et "0" pour ne pas les montrer.  En fonction de la configuration, la catégorie utilisée pour un point est soit le groupe proposant, soit une catégorie supplémentaire.  Si les catégories supplémentaires sont utilisées, elles seront affichées, sinon, rien ne sera affiché au niveau des catégories.  Si les catégories sont utilisées/affichées, le passage de l'identifiant de la catégorie à utiliser est obligatoire lors de la création d'un point.
userToShowCategoriesFor : (optionnel) dans PloneMeeting, certaines catégories peuvent être restreintes à certains groupes d'utilisateurs.  Pour être sûr qu'un utilisateur peut utiliser une catégorie donnée, on peut passer "l'identifiant de cet utilisteur" à la méthode pour retourner la liste exhaustive que l'utilisateur peut effectivement utiliser.

Sortie :

Retourne la liste des Configuration de séances (MeetingConfig), des groupes PloneMeeting (MeetingGroup) et des catégories (categories) si le paramètre "showCategories" était à "1" lors de l'appel et si elles sont effectivement utilisées par la Configuration de séance.

5.2.4. Obtention d'informations sur un utilisateur (getUserInfos)

Cette méthode permet d'obtenir des informations sur un utilisateur.

Paramètres d'entrées :

userId : (obligatoire) l'identifiant de l'utilisateur.
showGroups : (obligatoire) montrer les groupes PloneMeeting auxquels l'utilisateur appartient (tous "sous-groupes Plone" confondus).  "1" pour montrer les groupes et "0" pour ne pas les montrer.
suffix : (optionnel) paramètre utilisé conjointement avec le paramètre "showGroups" à "1".  Le suffixe d'un "sous-groupe Plone" doit être renseigné.  Les groupes retournés pour l'utilisateur seront ceux pour lesquels l'utilisateur est dans le sous-groupe mentionné.
Les suffixes par défaut sont :

  • creators : retourne les groupes pour lesquels l'utilisteur est un créateur de points
  • reviewers : retourne les groupes pour lesquels l'utilisateur est un validateur de points
  • advisers : retourne les groupes pour lesquels l'utilisateur est un donneur d'avis

D'autres suffixes peuvent exister en fonction de la configuration spécifique de PloneMeeting

Sortie :

Retourne les infos sur l'utilisateur : "Nom complet" et "Adresse e-mail".  Si "showGroups" était à "1", retourne également la liste des groupes PloneMeeting (MeetingGroup) adéquats.

5.2.5. Obtention d'informations sur un point (getItemInfos)

Cette méthode permet d'obtenir des informations sur un point.  A utiliser si on connaît l'UID du point pour lequel on souhaite des informations.  On connaît l'UID d'un point si on a créé ce point via la méthode createItem des Web Services ou lors d'une recherche de points.

Paramètres d'entrées :

UID : (obligatoire) l'identifiant universel du point.
showExtraInfos : (obligatoire) valeur à "0" ou "1".  Montre d'avantages d'informations concernant le point.  Laisser à "0" si ces informations supplémentaires ne sont pas nécessaires.
showAnnexes : (obligatoire) valeur à "0" ou "1".  Montre les annexes du point.  Laisser à "0" si pas nécessaire car les fichiers annexes retournés peuvent ralentir la réponse en fonction de la taille de ceux-ci...
showTemplates : (obligatoire) valeur à "0" ou "1".  Montre les documents générables pour ce point.

Sortie :

Retourne les infos sur le point (informations principales + étendues si spécifié).  Affiche la liste des annexes si spécifié (avec fichier).  Affiche la liste des document générables (sans le fichier, passer par l'obtention d'un document généré (getItemTemplate) pour obtenir le fichier).

5.2.6. Recherche de points (searchItems)

Cette méthode permet d'effectuer une recherche de point sur base de plusieurs critères de recherche.

Paramètres d'entrées :

Critères de recherche : (obligatoire) différents critères peuvent être utilisés : créateur, titre, description du point, décision du point, ...
externalIdentifier : (optionnel) ce paramètre permet de passer un identifiant externe.  Lorsqu'un point est créé (createItem) par une application externe via ces Web Services, un "identifiant externe" peut être spécifié et permet dès lors de retrouver le point par la suite.  Plusieurs points peuvent recevoir le même "identifiant externe".
inTheNameOf : (optionnel) effectuer la recherche "au nom d'un utilisateur".  Nécessite d'être connecté en tant que "Manager/MeetingManager" au Web Services.  Effectue une recherche avec les privilèges de l'utilisateur donné.

Sortie :

Retourne les infos sur le point (informations principales uniquement).

Si on a besoin de plus d'informations sur le point, il faut passer par la méthode d'obtention d'informations sur un point (getItemInfos) :

  • effectuer une recherche
  • récupérer les UIDs des éléments trouvés
  • les passer à getItemInfos.

 

5.2.7. Savoir si un élément a déjà été envoyé (checkIsLinked)

Cette méthode permet de savoir si un élément appelant a déjà été envoyé vers PloneMeeting, à condition que lors de la création du point dans PloneMeeting, l'élément appelant ai soit passé un "identifiant externe", soit stocké l'UID du point créé.

Paramètres d'entrées :

meetingConfigId : (optionnel) l'identifiant d'une Configuration de séance.  Permet de savoir par exemple si un élement a été envoyé vers un type de séance et pas un autre...
externalIdentifier : (obligatoire) il s'agit de la clé qui lie le point créé dans PloneMeeting à la procédure ayant créé ce point.

Sortie :

Retourne "isLinked" à "1" si un point correspondant a été trouvé, "0" sinon.

 

5.2.8. Obtenir un document généré (getItemTemplate)

Cette méthode permet d'obtenir un document généré pour un point donné.

Paramètres d'entrées :

itemUID : (obligatoire) l'identifiant UID du point pour lequel générer le document.  Cet identifiant peut être connu en passant par la recherche de points ou lorsque le point a été créé via les Web Services.
templateId : (obligatoire) l'identifiant du document à générer.  Cet identifiant peut être connu lors de l'obtention d'informations sur un point si le paramètre "showTemplates" est à "1".
inTheNameOf : (optionnel) utiliser la méthode "au nom d'un utilisateur".  Nécessite d'être connecté en tant que "Manager/MeetingManager" au Web Services.

Sortie :

Retourne le document généré.

 

5.2.9. Créer un point (createItem)

Cette méthode permet de créer un nouveau point dans PloneMeeting.

Paramètres d'entrées :

meetingConfigId : (obligatoire) l'identifiant de la configuration de séance dans laquelle créer le point.
proposingGroupId : (obligatoire) l'identifiant du groupe proposant avec lequel créer le point.
creationData : une série de données de base pour créer le point : titre (obligatoire), catégorie (obligatoire si catégories utilisées par la meetingConfigIf), description (optionnel), décision (optionnel), identifiant externe (optionnel), annexes (optionnel).
inTheNameOf : (optionnel) utiliser la méthode "au nom d'un utilisateur".  Nécessite d'être connecté en tant que "Manager/MeetingManager" au Web Services.

Sortie :

Retourne l'UID du point créé.  Cette informations pourra être stockée par la procédure appelante afin de pouvoir retrouver le point par la suite.  Si la procédure appelante ne souhaite pas stocker cet UID, un "identifiant externe" passé dans le creationData ci-dessus à la même utilité mais stocke alors dans PloneMeeting un identifiant provenant de la procédure appelante...  Une série d'avertissements (warnings) peut également être retournée : HTML utilisé non valide (donc corrigé), annexe passée non valide, ...

5.3. Utilisation du client Web Services Plone

5.3.1. Présentation

Un client de connexion aux Web Services PloneMeeting a été développé pour faciliter l'intégration d'une application Plone appelante.  Ce module, imio.pm.wsclient permet donc à une application Plone souhaitant créer/obtenir de l'informations/... sur un point dans un PloneMeeting distant de le faire de manière transparente :

  • un panneau de configuration permet de spécifier les données de connexion et les données à envoyer au PloneMeeting
  • une action est automatiquement configurée pour créer un point dans PloneMeeting
  • une zone affiche localement les informations récupérées dans PloneMeeting si disponibles

 

Techniquement, ce client SOAP/WSDL utilise la librairie python suds pour accéder au PloneMeeting distant.

5.3.2. Panneau de configuration

Le client se caractérise principalement par un panneau de configuration :

La partie configuration permet de définir d'une part les informations de connexion, et d'autre part, comment vont être extraite de l'application Plone courante, les informations à envoyer à PloneMeeting.  Sur chaque zone de la configuration, un message d'aide explique comment l'utiliser.

  • URL du fichier WSDL PloneMeeting : il s'agit de l'adresse de PloneMeeting sur lequel est activé les Web Services.  Pour obtenir l'url du WSDL, il suffit d'ajouter à la suite de l'URL de base de PloneMeeting, le nom du fichier WSDL "ws4pm.wsdl"
  • Timeout de connexion à PloneMeeting : entrez le timeout de connexion à PloneMeeting.  Si sur une page de l'application appelant PloneMeeting, des informations doivent être affichées, ceci permet de ne pas attendre plus que le nombre de secondes définies si éventuellement le PloneMeeting distant était inaccessible momentanément.
  • Nom d'utilisateur à utiliser dans PloneMeeting : nom d'utilisateur pour la connexion.  L'utilisateur doit pouvoir accéder à suffisamment de fonctionnalités dans PloneMeeting en fonction de ce que l'application appelante souhaite pouvoir envoyer.  Il n'est pas nécessaire qu'il s'agisse d'un administrateur dans PloneMeeting mais un utilisateur ayant le rôle "MeetingManager".  Il peut être utile d'ajouter un utilisateur dans PloneMeeting destiné à être utilisé uniquement pour la connexion Web Services.  Par exemple ajouter un utilisateur "wsmanager" dans PloneMeeting et lui donner le rôle "MeetingManager".
  • Mot de passe à utiliser dans PloneMeeting : mot de passe de l'utilisateur renseigné au champ précédent.
  • Condition d'affichage du viewlet : le viewlet est la zone dans l'application appelante dans laquelle seront affichées les informations relatives à PloneMeeting s'il y en a.  Vous pouvez définir ici une condition qui permet de cacher la zone à certains utilisateurs par exemple.  Par défaut, si laissée vide, la zone s'affichera si la page appelante est liée à un point dans PloneMeeting, elle ne sera pas affichée si aucune information provenant de PloneMeeting n'est à afficher.
  • Correspondances pour les champs : pour chaque données à envoyer, vous pouvez définir une expression TAL qui fait correspondre à l'élément à envoyer, la valeur à utiliser pour un champ dans PloneMeeting.  Ceci signifie que pour le contexte appelant, il faudra définir quelles méthodes retourne les données à envoyer dans PloneMeeting.
  • Correspondances pour les nom d'utilisateurs : comme les noms d'utilisateurs dans l'application appelante peuvent être différents des noms d'utilisateurs dans PloneMeeting, ce champ permet de définir une correspondance de noms d'utilisateurs.  Par facilité, essayez de définir dans l'application appelante et dans PloneMeeting des utilisateurs avec la même logique : par exemple première lettre du prénom + nom le tout en majusucule : "Philippe Durant" devenant "pdurant"...
  • Actions générées : permet de générer une action dans l'application appelante qui pourra être facilement déclenchée (apparaîtra dans le menu déroulant "Actions").  Cette action peut être en outre protégée par une condition, une permission, et renseignera aussi dans quelle configuration de séance le point sera créé

 

A l'enregistrement de la configuration, les actions disponibles dans l'interface utilisateur et basées sur le champ "Actions générées" sont mises à jour : créées, modifiées ou supprimées.

 

5.3.3. Envoyer vers PloneMeeting

Actions générées

Lorsque la configuration a été sauvegardée et que des "Actions générées" ont été définies, celle-ci apparaîtront, dans le menu "Actions" à l'endroit souhaité, dépendant de la condition et de la permission renseignées dans l'action générée.  Ici par exemple, deux actions ont été définies :

Envoyer vers un type de séance

Au clic sur une de ces actions, un formulaire apparaît et montre à l'utilisateur les données qui vont être envoyées vers PloneMeeting pour créer le point.  En fonction de ce qui est défini dans la configuration dans la partie "Correspondance pour les champs", les données sont extraites de l'élément appelant pour être envoyées à PloneMeeting.  Un écran intermédiaire montre à l'utilisateur ce qui va être envoyé à PloneMeeting :

En fonction de la manière dont le type de séance (Conseil Communal dans notre exemple) est configuré dans PloneMeeting, divers champs peuvent apparaître ou non.  C'est le cas par exemple du champ "Catégorie" qui n'apparaît que si la configuration de séance dans PloneMeeting utilise les catégories...

Un fois envoyé dans PloneMeeting, les infos provenant de PloneMeeting sont affichées au dessus de l'élément depuis lequel le point a été créé.

5.3.4. Visualiser le point créé dans PloneMeeting depuis l'application appelante

Une fois que le point a été créé dans PloneMeeting, un lien est gardé avec ce dernier et les informations concernant ce point sont affichées dans une zone (viewlet) au dessus de l'élément ayant déclenché l'envoi du point.  Dans notre exemple il s'agit d'une page par défaut (Document) d'un site Plone de base, mais il pourrait s'agir d'un type de contenu spécifique d'une application (urban, PloneMeeting, GED, ...).

Lorsqu'un élément est lié à un(des) point(s) dans PloneMeeting, les informations concernant ce(s) dernier(s) sont affichées :

Différentes informations clés sont affichées et un lien direct vers le point dans PloneMeeting est disponible en cliquant sur le "Titre".  Il est en outre possible de voir directement dans quel état est le point, s'il est dans une séance et de générer un document bureautique lié (Projet de délibération, Délibération, ...)