Fiche IA.Docs

Numérisation et gestion de votre courrier

En tant qu’autorité locale, vous faites quotidiennement face à un flux croissant de courrier. En plus de devoir le traiter et le transmettre, vous devez en assurer la gestion, le classement et souvent même la recherche.

Un mauvais classement, un document perdu, des piles jusqu’au plafond, la recherche manuelle... Une perte de temps assurée !

Avec iA.Docs, vous pouvez numériser votre courrier entrant et sortant, dématérialiser son traitement tout en bénéficiant de nombreuses fonctionnalités avancées. Résultat : vous pouvez le consulter, le traiter et le transférer à tout moment et en un rien de temps !

VOS AVANTAGES

  • Lien univoque entre le courrier papier et la gestion électronique des courriers
  • Numérisation et classement de votre courrier en un tournemain
  • Optimisation de la recherche et de la gestion des documents
  • Gain de temps et d’efficacité grâce à la distribution transversale de l’ensemble de vos courriers au sein de l’administration
  • Processus de validation en fonction de votre organisation
  • Accessible à partir d’un navigateur web
  • Simplification de l’indicatage par le glisser-déplacer de l’information contenue dans le courrier
  • Visualisation directe du courrier dans l’interface de gestion
  • Sécurisation de l’intégrité de vos documents
  • Centralisation des tâches et activités de tous les acteurs impliqués
  • Centralisation des contacts internes et externes de l’administration

FONCTIONNALITÉS

  • Numérisation et importation automatique des courriers entrants ou sortants
  • Définition du service traitant dès la dématérialisation
  • Indicatage des courriers par plusieurs services : l’expéditeur, le type de courrier, le service traitant, etc.
  • Création des courriers sortants, en réponse aux courriers entrants
  • Génération des documents bureautiques de réponse sur base de modèles avec fusion des données
  • Impression en lot des courriers sortants avant signature
  • Réalisation du publipostage
  • Visualisation des documents
  • Gestion électronique de la distribution et des tâches
  • Étiquettes: lu, suivi, etc.
  • Classification des documents pour archivage
  • Gestion des contacts et listes de contacts
  • Création des liens entre les documents
  • Recherche avancée dans les courriers et les contacts
  • Gestion fine des droits utilisateurs
  • Configuration personnalisée