Caractéristiques de l'application

Note: Ceci est une impression contenant toutes les pages du Manuel de référence sur une seule page. La version paginée est disponible ici.

Ce manuel explique le fonctionnement général du produit "PloneMeeting", son utilisation et sa configuration. Les illustrations proposées se rapportent à une configuration par défaut et ne sont pas exhaustives. Les éléments affichés dans les écrans sont renseignés à titre d'exemple. Il est possible de paramétrer en profondeur l'application à travers l'interface d'administration prévue à cet effet et d'adapter si besoin les workflows proposés par défaut.

1. Organisation en groupes


L'outil est organisé suivant des groupes.

La notion de groupe est utilisée pour permettre de gérer les points suivant l'organisation structurelle.
Par exemple dans une commune le groupe correspondra à un service tandis qu'au gouvernement wallon le groupe correspondra à un cabinet ministériel.

A chaque groupe correspondent des personnes qui vont pouvoir créer et gérer des points d'une séance.
Les personnes du groupe ne vont pas toutes avoir le même rôle : certaines peuvent créer des points, d'autres les valider, donner un avis ou alors seulement les consulter.

Les différents rôles, que peuvent avoir les utilisateurs, sont présentés au point suivant.

 

2. Rôles prédéfinis

Présentation des rôles définis dans l'application

A travers l'explication fonctionnelle, différents profils d'utilisation ont été présentés. Ces profils sont appelés rôles.
Un rôle reprend en fait un ensemble d'actions réalisables par un utilisateur. A un rôle sont associés des permissions (lecture, écriture, ajout, ...). Par exemple, seul le rôle secrétaire peut créer un ordre du jour.
Un ou plusieurs rôles peuvent être donnés à un ou plusieurs utilisateurs qui reçoivent dès lors les permissions correspondantes.

 

Les rôles suivants sont présents dans l'application :

  • rédacteur de point du groupe (MeetingMember) : qui peut créer un point et le modifier

  • pré-validateur d'un point du groupe (MeetingPreReviewer) : qui peut pré-valider les points du groupe afin de les proposer à un validateur final.  Ce rôle de pré-validateur est optionnel est peut être activé ou désactivé dans la configuration de la séance

  • validateur d'un point du groupe (MeetingReviewer) : qui peut valider les points du groupe afin de les proposer pour un ordre du jour

  • lecteur d'un point du groupe (MeetingObserverLocal) : qui peut seulement visualiser les points du groupe

  • émetteur d'avis pour un groupe : qui peut donner un avis sur un point au nom du groupe

  • super observateurs : qui peut voir tous les points et séances lorsque ceux-ci sont dans des états définis dans la configuration ("Section avis et accès")

  • secrétaire de séance (MeetingManager) : qui peut gérer les points à partir du moment où ils sont validés (proposés à la séance), les ordres du jour et les PV

 

Si un utilisateur doit pouvoir créer des points et donner un avis au nom du groupe, il suffira de lui donner les rôles "rédacteur de point du groupe" et "émetteur d'avis du groupe".
Dans l'application, les rôles sont donnés à des utilisateurs en plaçant ces utilisateurs dans des groupes Plone spécifiques (voir les explications sur la configuration).

 

Il est possible, pour l'administrateur de l'application, d'adapter les permissions associées à chaque rôle en modifiant les workflows du produit.  Un workflow constitue l'ensemble des étapes de traitement d'un élément. Ces étapes sont appelées "état" et le fait de passer d'un état à un autre est appelé une "transition".
Par exemple, le début du workflow par défaut d'un point pour l'ordre du jour est le suivant :

 

état "en création" ===========================> état "proposé" ===========================>

                                           transition "proposer"                                                                    transition "valider"

 

On définit pour chaque état et chaque transition des permissions données à certains rôles.

Par exemple pour l'état "en création", on définit que seul le créateur et le validateur peuvent voir et modifier le point. Pour la transition "proposer", on définit que seul le créateur et le validateur peuvent l'effectuer pour faire passer le point à l'état "proposé". Dans l'état "proposé", on définit que le créateur ne peut plus modifier (mais peut toujours voir) et que le validateur peut modifier et valider le point, etc...

 

3. Interface générale

Comment se présente l'outil ?

Une fois l'utilisateur connecté, l'interface affichée (par défaut) se présente comme suit :


Un série d'onglet (dans la partie supérieure) permet de naviguer parmi les différents types de séances disponibles : collège communal, conseil communal, ...  En effet, il est possible de paramétrer plusieurs types de séance de façons différentes mais de les utiliser en même temps!  Ceci permettra par exemple de transférer des points d'un type de séance à un autre.

Une zone de recherche "full-text" apparaît en haut à droite et permet d'effectuer une recherche à travers tous les éléments encodés et que le membre en cours peut consulter.  Cette recherche est insensible aux accents et permet d'encoder un début de mot, donc par exemple une recherche sur "budget" ramènera les points contenant également le terme "budgétaire".  Cette recherche globale ne tient pas compte du type de séance (collège comunal ou conseil communal), pour se faire, une recherche avancée est disponible.

La boîte de menu "Gestion" regroupe différentes actions concernant:

  • un accès à la recherche avancée via l'icône  et un accès à la page d'accueil de la configuration de séance en cours via l'icône
  • les points: les éléments affichés dépendent de l'utilisateur connecté.
    Si l'utilisateur peut créer des points, une icône Icône nouveau (créer un point) apparaît à droite de l'intitulé "Points".
    Si des modèles de points sont définis dans la configuration, l'icône  apparaît.  Au clic sur celle-ci, un écran affichera les modèles disponibles pour l'utilisateur (pour plus d'infos à ce sujet, voir bas de cette page).
    Sous l'intitulé, différentes recherches permettent de retrouver les points selon divers critères : "mes points" (les points créés par l'utilisateur), "tous les points" (tous les points que l'utilisateur peut voir, en général tous les points de son service), "points en copie" (les points pour lesquels l'utilisateur est mis en copie), etc.
  • les séances: prévues à une date prochaine mais qui n'ont pas encore eu lieu.
    Si l'utilisateur a le rôle global de gestionnaire de séance (MeetingManager), une icône Icône nouveau (créer une séance) apparaît à droite de l'intitulé "Séances".
  • les décisions: les séances qui ont eu lieu et pour lesquelles un procès verbal est en cours de rédaction ou a été finalisé.


Des actions propres à l'utilisateur se trouvent à droite de l'intitulé de la boîte de menu "Gestion":

  • l'icône "maison" permet de retourner sur la page d'accueil du type de séance en cours
  • l'icône "loupe" affiche une recherche avancée permettant de rechercher des points dans l'application


La boîte "à faire" montre à l'utilisateur les actions qu'il doit faire en fonction de son rôle: les avis à donner, les points à valider, les points pour lesquels il est en copie, ...  Toutes ces recherches sont configurables et apparaîtront en fonction des rôles de l'utilisateur courant.  En outre, il est possible de configurer d'autres recherches qui apparaîtront dans cette boîte.

L'icône permet de cacher un maximum d'informations sur un point afin de faciliter la navigation.  Les informations affichées sous le titre du point sont alors cachées et le tableau n'affiche que les informations nécessaires (titre du point) dans la colonne "Titre".

 

4. Écrans de gestion d'un point

Les écrans de création et de gestion d'un point

4.1. Création d'un point


Lorsqu'un utilisateur choisit d'ajouter un point, il peut soit ajouter un point vierge en cliquant sur l'icône Icône nouveau à droite de l'intitulé "Points" ou ajouter un point basé sur un modèle en cliquant sur l'icône .  Si l'utilisateur choisit de créer un point sur base d'un modèle, l'écran suivant est affiché et lui permet de sélectionner le modèle à utiliser :

Il est possible d'organiser les modèles par dossiers et sous-dossiers, ainsi que de les rendre disponibles à certains groupes et pas d'autres. *

Lorsque le modèle est sélectionné, le point est créé et, par défaut, les champs suivants sont affichés (dont certains pré-remplis puisque le point est créé sur base d'un modèle) :

Ajout d’un point


Les champs suivants sont proposés :

  • Objet (anciennement "Titre") : intitulé du point tel qu'il apparaîtra dans l'application.  Ce dernier doit être clair et concis
  • Description : zone texte riche (1) contenant une description complète du point proposé. Cette zone est affichée lorsque l'on visualise le point ou l'ordre du jour
  • Description détaillée : cette zone texte riche (1) est optionnelle (2).  Elle est utilisée lorsque la zone "Description dans l'ordre du jour" est destinée à contenir une brève présentation du point.  La "Description détaillée" contiendra elle une version plus complète de la description
  • Groupe proposant : ce champ obligatoire permettra à l'utilisateur en cours de définir pour quel groupe (service) il souhaite encoder le point (utile dans le cas où un utilisateur appartient à plusieurs groupes).  Par défaut, tous les membres de ce groupe auront accès au point (en lecture) et en fonction de leurs permissions, pourront également le modifier, le supprimer, le proposer au validateur, ...
  • Groupe(s) associé(s) (2) : ce champ permet de donner une informations sur les autres groupes associés au point
  • Catégorie (2) : ce champ optionnel affiché sous forme de liste déroulante permet de lier une catégorie à un point (marché public, engagement de personnel, ...).  Ces catégories peuvent être définies par service si nécessaire.  Les points insérés dans une séance pourront être automatiquement trié sur base de cette catégorie
  • Classificateur (2) : cette fonctionnalité proche de la catégorie (voir champ "Catégorie ci-dessus") mais permet de par sa présentation de gérer des centaines voire des milliers de catégories (listing des catégories, recherche d'une catégorie sur base d'un mot clé, ...)
  • Émetteurs d'avis optionnels (2) : cette liste propose à l'utilisateur en cours de sélectionner des services auxquels un avis sur le point doit être demandé.  Ces avis dits "optionnels" peuvent être complété par des avis demandés automatiquement en fonction de la configuration.  Cette zone n'apparaît que si on a choisi d'utiliser la gestion des avis
  • Groupes en copie (2) : liste des services à sélectionner pour leur donner un accès en lecture au point.  Cette zone n'apparaît que si on a choisi d'utiliser la gestion des points en copie
  • Des informations budgétaires sont liées (2) : si les informations budgétaires liées à un point doivent être mise en évidence, ce champ peut alors être utilisé.  Lorsque la case est cochée, un champ texte supplémentaire apparaît pour encoder lesdites informations budgétaires
  • Séance souhaitée : si des séances futures ont déjà été encodées, il est possible de choisir une séance souhaitée dans laquelle ce point devrait être inclus.  En choisissant "Pas de préférence", l'utilisateur spécifie que le gestionnaire de séance peut l'insérer dans la séance qu'il souhaite.  Sélectionner une séance dans le futur signifie que le point ne pourra pas être présenté dans une séance avant cette date, mais le sera à partir de cette séance et pour toutes les séances suivantes
  • A envoyer vers (2) : si la fonctionnalité est activée dans la configuration, l'utilisateur pourra spécifier si ce point doit être envoyé vers un autre type de séance lorsqu'il aura été décidé.  Cette fonctionnalité est utilisée pour passer des points de séances en séances (collège communal vers conseil communal, bureau permanent du CPAS vers Conseil de l'Action Sociale, ...)
  • Niveau de confidentialité (2) : cette zone permet de montrer quel est le niveau de confidentialité lié à ce point.  Cette fonctionnalité permet de limiter l'accès à certains points et pourra être utilisée pour trier les points "par niveau de confidentialité" sur une séance
  • Ce point est une question orale (2) : case à cocher qui permet de spécifier si le point est de type "question orale".  Cette notion pourra alors être utilisée lors de l'impression du point, de l'ordre du jour ou du procès-verbal de la séance
  • A l'initiative de ce point (2) : liste à choix multiples qui permet de sélectionner la ou les personne(s) réellement à l'initiative du point encodé.  Ceci permet à un agent de spécifier qui est la personne à l'origine du point en cours
  • Motivation (2) : zone de texte riche (1) pouvant être utilisée conjointement avec la zone "Extrait du procès-verbal (Décision)" si on souhaite pouvoir encoder la délibération en 2 parties "Motivation" et "Décision"
  • Décision (anciennement "Extrait du Procès-verbal") : zone texte riche (1) contenant une proposition de délibération pour le point. Cette zone n'apparaît pas automatiquement pour tous les utilisateurs (dépendant du paramétrage de l'application).  Elle sera utilisée pour établir le procès-verbal de la séance
  • Observations (2) : zone de texte riche (1) contenant des observations concernant le point.  Au besoin, cette zone peut n'être accessible que par certains rôles (gestionnaire de séances, validateur de points, ...)
  • Assemblée spécifique liée à ce point (2) : au cours de la séance, si l'assemblée présente change pour ce point (un membre doit sortir par exemple), il est possible de définir l'assemblée qui devra être prise en compte lors de l'impression de la délibération de ce point
  • Signatures spécifiques liées à ce point (2) : au cours de la séance, si un des signataires désignés pour la séance est absent (par exemple si le point le concerne), un autre signataire sera désigné et son nom apparaîtra alors ici.  Cette zone pourra alors être utilisée lors de l'impression de la délibération liée à ce point

Quelques champs optionnels supplémentaires non exposés sur l'image ci-dessus :

  • Catégorie (2) : par défaut, l'élément catégorisant un point est son groupe proposant (point du service untel).  Si çà ne suffit pas, des catégories peuvent être ajoutées (par exemple "marché public", "engagement de personnel", ...).  Affichées sous forme d'une liste déroulante à choix unique, ces catégories peuvent être définies par services de sorte que chaque service puissent utiliser ses propres catégories.  En outre, cette catégorie pourra être utilisée pour trier les points sur la séance
  • Marqueur (2) : les marqueurs sont des éléments permettant de catégoriser les points.  Il s'agit à nouveau de la notion de catégorie mais dans un champ de texte libre
  • Urgence : ce champ permet à un groupe proposant de demander l'urgence sur un point.  Cet indicateur pourra être utilisé par exemple pour demander qu'un point soit inséré dans une séance en urgence *
  • A évoquer en séance : ce champ booléen (oui ou non) permet de gérer le cas o certains point ne sont pas discutés en séance
  • A transmettre à la tutelle? : champ booléen (oui ou non) permettant d'indiquer que le point doit être envoyé à la tutelle *
  • Complétude : ce champ indicatif permet à un niveau de validation ou à un gestionnaire de séance de formaliser l'analyse de complétude d'un dossier.  La complétude peut être évaluée, le point peut être marqué complet, incomplet, ... une historisation est gardée et des commentaires peuvent être laissés *
  • Point signé? : ce champ sert d'indicateur pour les gestionnaires de séances pour savoir si la délibération d'un point a été signée manuellement
  • Pris en charge par : ce champ permet à n'importe quel intervenant sur un point qui à la main sur le point (qui peut donc le modifier) de spécifier qu'il a pris ce point en charge.  Ceci est utile dans les organisations où plusieurs personnes ont le même rôles pour éviter que deux personnes ne travaillent sur le même dossier sans le savoir par exemple *

(1) Les boutons de l'éditeur lié aux zones de textes riches peuvent être configurés de sorte que certaines fonctionnalités ne soient pas disponibles aux utilisateurs (changer la taille du texte, changer la couleur du texte, ...).  Seuls les boutons utiles apparaissent, ce qui permettra de garder une cohérence de point en point lors de la génération des différents documents
(2) Les champs optionnels peuvent être activés ou désactivés dans la configuration en fonction du besoin
* nouveau dans la version 3.3

4.2. Visualisation d'un point existant


Une fois un point créé, il est possible de le visualiser.
Un écran semblable est alors affiché.

Vue du point

Les onglets supérieurs permettent d'effectuer des actions supplémentaires sur le point :

  • Modifier : pour accéder au formulaire de modification du point
  • Annexes : pour associer des documents annexes au point
  • Annexes (après décision) : pour associer des documents annexes faisant suite à la délibération sur le point


La zone "État" se trouvant en haut à droite indique l'état actuel du point. Dans l'exemple affiché : "En création".  Si l'option est activée (par défaut), une couleur spécifique sera utilisée pour chaque état ce qui permettra de rapidement identifier l'état d'un point en lisant le titre (qui sera colorisé en fonction de l'état de l'élément)

Cet état dépend du workflow associé au type de séance. Les états peuvent donc être différents suivant que l'utilisateur se trouve dans le collège communal, le conseil communal ou tout autre type de séance.

Les icônes en haut à droite permettent également d'effectuer certaines actions sur le point. Le fait de laisser le pointeur de la souris sur l'icône affiche le nom de l'action associée.

Par exemple, dans le cas affiché :

  • Imprimer le point dans un format bureautique suivant le modèle proposé : "Projet délibération" au format OpenOffice ou Word dans l'exemple


Plusieurs formats bureautiques peuvent être proposés à l'utilisateur (suivant la configuration des canevas de documents) :

  • génération au format PDF
  • génération au format ODT (OpenOffice)
  • génération au format DOC (Microsoft Word)
  • génération au format RTF (Rich Text Format)


La génération en document bureautique est possible pour les points, les ordres du jour et les procès-verbaux.

Au bas du point se trouve un résumé des annexes ajoutées et des avis à rendre/rendus sur le point.  Dans l'exemple ci-dessus, il reste 1 avis à donner.

Les boutons affichés en bas de la page permettent d'effectuer certaines actions sur le point : dupliquer le point (en faire une copie pour repartir sur une base lors de la création d'un nouveau point) ou supprimer le point par exemple.  Toutes ces actions étant fonction de l'utilisateur en cours et de ses permissions.

 

Accès à l'historique d'un point

C'est dans l'historique du point (accessible via le lien "Historique" affiché sous le titre d'un point ou depuis les tableaux de bord affichant des points) qu'on peut retrouver les informations liées aux changements d'états du point et aux commentaires qui peuvent être ajoutés lors de ces changements d'états :

4.3. Ajout d'annexes

Les utilisateurs pouvant modifier le point peuvent y adjoindre des annexes en cliquant sur l'onglet "Annexes" ou "Annexes (après décision)".

L'écran suivant est alors affiché :

Le cadre inférieur affiche des informations sur les annexes déjà liées au point.

En cliquant sur le titre d'une annexe, il est possible de la visualiser.  Si l'utilisateur en a la permission (définie dans l'application), il peut également supprimer une annexe existante.

Certaines fonctionnalités liées aux annexes peuvent être activées dans la configuration comme la possibilité de rendre des annexes confidentielles * ou de spécifier qu'une annexe doit être imprimée dans un document * (une délibération ou un Ordre du jour par exemple).  La fonctionnalité d'impression des annexes permet d'imprimer automatiquement n'importe quel type d'annexe dans un document bureautique (PDF par exemple).

Le cadre supérieur permet d'ajouter une annexe.

Il est nécessaire de choisir le type d'annexe, d'indiquer un titre représentatif et de sélectionner un fichier.  Si un seul type d'annexe est disponible, la liste déroulante permettant de choisir un type d'annexe n'apparaîtra pas.  Un "titre par défaut" peut être défini par type d'annexe dans la configuration afin d'harmoniser les titres qui seront encodés par les différents utilisateurs.

Dans le cadre orange est présenté une fonctionnalité de l'application : "l'invalidation des avis".  En effet, si un groupe a donné un avis sur un point, on peut spécifier dans la configuration que lors de la modification du point (ajout d'une annexe, édition de la délibération, ...) tous les avis soient invalidés.

Les "Annexes (à la décision)" permettent de gérer l'après décision en liant au point des annexes produites suite à la décision.

* nouveau dans la version 3.3

4.4. Gestion des avis

Si des avis ont été demandés manuellement par les créateurs du point ou automatiquement par l'application, les utilisateurs sélectionnés comme "Emetteurs d'avis" dans les groupes auxquels on a demandé un avis pourront le rendre.  Par défaut, un groupe ne peut rendre son avis sur un point que si cet avis lui a été demandé, il est toutefois possible de définir dans la configuration des avis certains groupes qui pourront rendre leur avis même si celui-ci n'a pas été demandé.

La gestion des avis est accessible notamment sur un point, via l'onglet "Voir", dans la zone "Avis" :


Les icônes affichées représentent le type d'avis, ici par exemple "Positif", "Commenté" et "Non rendu".  En cliquant sur une de ces icônes, l'avis peut être visualisé sous forme d'info-bulle.  Par défaut, si le point est dans l'état proposé ou validé, l'avis peut encore être supprimé ou modifié (les états dans lesquels un avis peut être donné, modifié ou supprimé sont définis dans la configuration) par les personnes ayant donné l'avis :

Un avis peut être rendu dans certains états du point et s'il a été demandé au service.  Si des avis sont demandés mais pas encore rendus, il apparaîtront au clic sur l'icône .  La liste des avis non rendus ainsi que certaines informations (comme par exemple le fait que l'avis peut être rendu ou non, des informations sur le délai pour rendre l'avis, ...) sont affichées :

Lorsque l'utilisateur en cours peut ajouter un avis, une petite icône Icône nouveau apparaît ...

... ce qui permet d'accéder à l'écran suivant :

Si un utilisateur peut modifier un avis donné, le même écran est affiché.

Les champs suivants sont proposés :

  • Groupe : groupe pour lequel l'utilisateur émet un avis.  Si l'utilisateur peut donner son avis au nom de différents groupes et que l'avis de ces différents groupes est demandé
  • Type d'avis : choix entre les types d'avis configurés (par exemple, "positif", "commenté", "négatif" ou "néant")
  • Cacher l'avis pendant sa rédaction : cette case à cocher permet de montrer que l'avis est en cours de rédaction par le service émetteur.  Pour plus d'infos, consultez le message d'aide renseigné sur l'image ci-dessus
  • Motivation : contiendra l'avis officiel remis sur le point
  • Observations : zone optionnelle permettant d'ajouter un commentaire
  • Référence : une référence peut être renseignée pour un avis si nécessaire et pourra être reprise dans l'un ou l'autre document le cas échéant

 

Une fois encodé, il est possible pour le créateur de l'avis ainsi que pour les personnes ayant un accès en lecture à l'avis de le consulter complètement en passant par le lien "Accéder à l'avis en détail", en effet, par défaut, seul un extrait de l'avis est affiché :

Extrait :

Avis en détail :

4.5. Gestion des avis : ajout d'annexes

Depuis la version 3.2 de PloneMeeting, il est possible d'adjoindre des annexes à un avis.

Pour cela, une fois l'avis ajouté, dans les actions de l'avis apparaît l'icône .

Au clic sur l'icône, un formulaire d'ajout d'annexes apparaît.  Les types d'annexes sont paramétrables dans la configuration.

Les annexes déjà ajoutées à l'avis auparavant sont également listées.  Cette fonctionnalité est similaire à l'ajout d'annexes sur un point.

4.6. Gestion des avis : avis avec délai

Il est possible de définir dans la configuration des délais qui devront être respectés pour rendre un avis.  Le délai démarre à partir du moment où l'avis est demandé et que le point est visible par le service auquel l'avis est demandé.

Si des avis avec délai sont configurés, ils apparaîtront comme ceci sur le formulaire d'édition d'un point :

Une fois sélectionné, un avis avec délai apparaîtra dans la liste des avis avec des informations supplémentaires (délai pour rendre l'avis et un libellé supplémentaire d'aide concernant l'avis, ici "Incidence financière >= 22.000€"), si l'avis peut déjà être rendu, la date limite pour rendre l'avis est également affichée :

Lorsqu'un avis avec délai n'a pas pu être rendu dans le délai imparti, il ne sera plus possible de le rendre et un message clair sera affiché :

La manière de rendre l'avis est identique à un avis "normal" sans délai.

4.7. Tableau récapitulatif affichant des points

Via la boîte d'informations (portlet) située à gauche et intitulée "Gestion", dans la partie "Points", il est possible d'afficher des points suivant différents critères.

L'écran suivant est un exemple de tableau récapitulatif utilisé pour afficher une liste de points, ici sont affichés tous les points auxquels l'utilisateur courant a accès.


Parmi les colonnes affichées, seule la colonne "Objet" est obligatoirement affichée.  Au niveau de cette première colonne, un filtre de recherche est disponible.  Il suffit d'encoder un terme de recherche, de cliquer sur l'icône  et le tableau est automatiquement filtré en fonction du terme entré.  La recherche est faite à travers tous les champs du point (recherche "full-text"), donc l'objet du point, sa description, sa décision, ...  De plus, depuis la version 3.1+, la recherche n'est plus sensible aux accents et un début de mot peut être considéré : par exemple une recherche sur "budget" ramènera aussi des points contenant le mot "budgétaire".

Les "Actions", toujours affichées dans la dernière colonne montre les actions que l'utilisateur en cours peut effectuer sur le point.

Les autres colonnes sont optionnelles.  Toutes les colonnes optionnelles ne sont pas montrées ici, mais en passant par la configuration, il est possible de montrer les colonnes : "Créateur", "Créé le", "Modifié le", "Etat", "Catégorie (ou groupe proposant)", "Groupe proposant", "Acronyme du groupe proposant", "Groupe(s) associé(s)", "Acronymes des groupes associés", "Annexes", "Annexes (à la décision)", "Avis", "Niveau de confidentialité", "Informations budgétaires", "Actions", "Séance", "Séance souhaitée", "Point signé?" et "A évoquer en séance?"

Suivant l'état du point, le titre peut être coloré différemment.

Le fait de laisser le pointeur de la souris sur une icône affiche le nom de l'action associée.

Par exemple :

  • Icône corriger Corriger  : remet le point dans l'état du workflow précédent.  Par exemple, un point "validé" serait remis dans l'état "proposé"
  • Icône éditer Éditer  : pour accéder au formulaire de modification du point
  • Icône dupliquer Dupliquer : permet de "copier/coller" un point pour repartir sur une certaine base au cas où un nouveau point ressemble fortement à un point existant
  • Dupliquer et garder le lien : même chose que "Dupliquer" mais garde un lien entre les points afin de pouvoir passer d'un point à l'autre facilement
  • Icône supprimer Supprimer : permet de supprimer définitivement un point de l'application
  • Historique du point : permet d'accéder à l'historique du point (changements d'état et commentaires)
  • Proposer : permet pour un créateur de point d'envoyer celui-ci à un validateur
  • Valider : permet pour les validateurs de "valider" le point
  • Renvoyer au groupe proposant pour correction : permet de renvoyer un point présenté dans une séance au groupe proposant afin que ce dernier y apporte des corrections mais sans enlever le point de la séance
  • Retirer de la séance : permet de retirer un point présenté d'une séance, il sera remis dans l'état "validé" (proposé à la séance)
  • ...

Diverses icônes peuvent également être affichées devant le titre du point, cela donne une information supplémentaire sur certains aspects, par exemple:

  • Accepté avec modification : par défaut, un point "Accepté" apparaît avec un titre de couleur verte, ici, un point "Accepté avec modifications" apparaît également en vert et cette icône permet de le différencier
  • Va être envoyé vers ... : permet de savoir que le point va être envoyé une fois qu'il aura été accepté vers une autre séance (comme par exemple un Point Collège communal envoyé au Conseil communal)
  • Ce point repasse à nouveau par cette étape dans le workflow : permet de savoir qu'un point dans un état donné (par exemple "proposé" à un validateur) a déjà été dans cet état auparavant
  • Ce point redescend le workflow : permet de savoir qu'un point est dans un état parce qu'il redescend le workflow.  En effet, normalement un point "monte" un workflow, par exemple via les états en création/proposé/validé.  Si un point est dans l'état "proposé" parce qu'il redescend de l'état "validé", alors cette icône est affichée
  • ...

4.8. Evolution du point dans l'application

Le point évoluera dans l'application en fonction de son workflow.

Différents types de workflows sont proposés (comme un workflow pour le Collège communal ou le Conseil communal) et peuvent même être configurés sur mesure, cependant, certaines transitions/états sont considérés comme clés dans le fonctionnement de l'application :

  • l'état "en création" aussi bien pour les points que les séances représente l'état initial de l'élément
  • l'état "validé" est l'état qui représente le point pouvant être présentés dans une séance
  • l'état "présent" est un état qui représente un point franchement inséré dans une séance et donc lié à celle-ci
  • les états "décidés" sur les points comme "accepté", "refusé", "reporté", ...
  • l'état "clôturé" pour la séance qui ne permet plus aucune modification par qui que ce soit (sauf l'administrateur) sur les séances dans cet état et tous ses points liés


En outre, peu importe le workflow utilisé, il est possible d'activer lors de certaines transitions (passage d'un état à un autre) que celles-ci doivent être confirmées.  Un popup apparaît alors et permet à l'utilisateur d'annuler la transition ou d'effectuer la transition en laissant un commentaire.  Par exemple, en activant cette confirmation sur la transition "reporter" d'un point, voici l'écran qui apparaît à l'utilisateur (gestionnaire de séances) :

4.9. Interventions de plusieurs utilisateurs sur le même point

Fonctionnalité de verrouillage

Dans l'application, le workflow (cheminement du point dans l'application) permettra à plusieurs profils d'utilisateurs d'intervenir successivement sur le point.  Cependant, il se peut que dans un groupe, plusieurs utilisateurs aient le même profil et veuillent par exemple collaborer sur le même point (s'il s'agit de créateurs de points) ou modifier un point à valider s'il s'agit de validateurs.  Dans tous les cas, si un utilisateur est en train de travailler sur un point, ce dernier est "verrouillé", ce qui évite à des utilisateurs de se "marcher sur les pieds" et de modifier le même point ce qui pourrait provoquer des pertes de données.

Un écran de ce type est affiché à un utilisateur pouvant éditer un point qui est déjà en cours d'édition par un autre utilisateur :

Ici par exemple, le nouvel utilisateur qui arrive sur le point est prévenu qu'un utilisateur est déjà en train de modifier le point.  Il pourra par exemple contacter ledit utilisateur.  S'il en a le droit (ce qui est le cas ici), le nouvel utilisateur peut "Déverrouiller" le document et le modifier.  On peut aussi définir que l'utilisateur qui arrive sur un point en cours de modification ne puisse pas le déverrouiller.

Cette fonctionnalité de verrouillage est également activée sur les éléments de type "Avis", si un émetteur d'avis est en train d'éditer un avis, l'avis ne peut pas être éditer par un autre utilisateur.

Fonctionnalité de prise en charge d'un point

Cette nouvelle fonctionnalité permet de formaliser le fait qu'un utilisateur déclare avoir pris en charge un dossier.  Si le champ est activé sur les points, une zone spécifique apparaît dans laquelle un utilisateur qui a la main sur le point (qui peut le modifier) peut déclarer qu'il prend en charge le point.  Dès qu'il perd la main sur le point (par exemple un validateur a validé un point et ne peut donc plus le modifier), la prise en charge est enlevée automatiquement.

L'information est également affichée dans les tableaux de bords afin d'identifier rapidement un point pris en charge par une autre personne (icône ) ou que l'utilisateur courant a pris en charge (icône ).

* nouveau dans la version 3.3

5. Écrans de gestion d'une séance

Les écrans de création et de gestion d'une séance

5.1. Création d'une séance

Lorsque l'utilisateur qui en a la permission (rôle "Gestionnaire de séances" - MeetingManager) choisit d'ajouter une séance, le formulaire suivant est affiché :

 

La seule zone obligatoire et non optionnelle dans la configuration est la date et heure de la séance qui identifie une séance.  En effet la date est indicative pour différencier les séances.  Mais elle est aussi utilisée comme garde-fou pour éviter de clôturer une séance qui n'est pas encore passée par exemple.  Deux séances différentes ne pourront avoir la même date et heure de la séance

Les autres zones optionnelles peuvent être sélectionnées dans la configuration et apparaître alors sur le formulaire d'ajout ou de modification d'une séance :

  • le lieu ou se déroulera la séance.  Plusieurs valeurs peuvent être définies dans la configuration, la valeur "Autre" permettant d'encoder une autre valeur au cas où
  • la date et heure effective de début permet d'encoder la date précise à laquelle a commencé la séance
  • la date et heure effective de fin permet d'encoder la date précise à laquelle s'est terminé une séance
  • la date de fin de la première partie peut être utilisée si la séance est divisée en deux parties (séance publique et séance à huis clos par exemple)
  • la date d'échéance pour valider les points permet de définir avant quelle date un point doit être validé pour pouvoir être présenté dans la séance.  Au cours de la gestion de la séance, si un point a été validé en retard, l'icône deadlineKo.png le montrera.  Cependant, il sera quand même possible pour le gestionnaire de séance de présenter le point validé en retard dans la séance
  • la date d'échéance pour valider les points en retard permet de définir avant quelle date un point doit être validé pour pouvoir être présenté dans la séance comme point en retard (c'est-à-dire après que la séance ai été gelée et n'accepte théoriquement plus de points, si ce n'est les points "en retard" ou "en urgence").  De la même manière que pour un point normal validé en retard, l'icône deadlineKo.png sera affichée devant les points validés hors échéance
  • les champs signatures et assemblée (ainsi que 'Absents' et 'Excusés') permettent d'encoder sous forme de texte libre quelles sont les signatures à utiliser lors de l'impression de la séance et quels sont les membres présents lors de la séance.  Ces zones de texte libre peuvent être remplacées par des cases à cocher permettant de définir les présents, absents (non excusés), absents (excusés) et signataires.  Ces listes de cases à cocher reposent sur des utilisateurs spécifiquement décrits dans l'application (configuration des utilisateurs spéciaux)
  • la zone réunion préparatoire permet d'encoder la date et le lieu d'une éventuelle séance qui se passe avant la séance officielle et qui permet de préparer la séance finale
  • des observations pourront également être notées sur la séance.  La zone observations pour la réunion préparatoire pourra être activée si une réunion préparatoire doit avoir lieu

Ces zones peuvent être modifiées par un gestionnaire de séance par la suite.  En effet, les absents, les heures de début et de fin par exemple ne sont pas connues lors de la création de la séance

 

5.2. Visualisation d'une séance par un gestionnaire de séance

Pour un utilisateur ayant le rôle de "Gestionnaire de séance" (MeetingManager), l'affichage est le suivant:



Le cadre supérieur "Points disponibles pour cette séance" affiche les points qui peuvent être ajoutés (présentés) à la séance, c'est-à-dire les points qui ont été validés.

Pour présenter le point dans la séance, il suffit de cliquer sur l'icône Icône présenter.

Il est également possible de présenter plusieurs points en même temps. Pour cela, il est nécessaire de sélectionner les points à ajouter à la séance en les cochant/décochant dans la colonne la plus à droite et ensuite de cliquer sur l'icône Icône présenter tout se trouvant en haut de cette colonne.

Ici, si activée, la fonctionnalité de gestion de l'échéance pour valider un point affichera l'icône devant le titre du point à présenter pour montrer que le point a été validé après la date limite de validation des points.  Les gestionnaires de séances peuvent choisir de présenter le point ou non.

Le cadre inférieur "Points présentés à cette séance" affiche les points qui sont déjà inclus dans la séance.

Des points récurrents définis dans la configuration seront automatiquement présentés dans la séance à la création de celle-ci.

Un point peut être retiré de la séance en cliquant sur l'icône Icône retirer.

De la même manière que pour présenter plusieurs points en une fois, il est également possible via l'icône  d'enlever plusieurs points de la séance en une fois.  Il faut au préalable sélectionner les points qu'on souhaite enlever de la séance.

L'ordre des points affichés dans le tableau est pris en compte lors de la génération des documents. Il est possible de changer cet ordre de deux façons:

  • en cliquant sur les icônes Icône flèche haut et Icône flèche bas
  • en changeant directement la numérotation d'un point dans la colonne qui affiche les numéros de points


Pour la génération de la séance en format bureautique, il est possible de sélectionner les points que l'on veut voir apparaître dans le document.
Par défaut tous les points de la séance sont imprimés dans le document, mais si nécessaire, il est possible de décocher des points dans la dernière colonne.  Pour générer le document, il suffit de cliquer sur l'icône du format désiré en haut à droite (sous la ligne de titre de la séance).

Dans la page de gestion de la séance, par défaut, seul le titre de chaque point est affiché. Il est possible d'activer/désactiver l'affichage de la description de chaque point en cliquant sur l'icône Icône description se trouvant en haut à droite (dans la ligne de titre de la séance).  Les informations affichées au clic sur les lunettes est configurable dans la partie "Interface utilisateur" dans le champ "Champs des points à Afficher/masquer lors de l'utilisation de l'icône 'Lunettes'"

Les liens sur les points peuvent être colorés soit suivant leur état, soit suivant le fait qu'une modification a eu lieu dans le point depuis la dernière visualisation du point. Ces fonctionnalités supplémentaires doivent être activées dans la configuration (voir Colorisation des intitulés).

Lorsque les points nécessaires ont été présentés, le gestionnaire de séance peut geler la séance afin de fixer l'ordre du jour et distinguer par la suite des points qui seraient rajoutés en urgence.

 

5.3. Visualisation d'une séance par un créateur de point


Par défaut, les services ne voient que les points de leur service.  Si un utilisateur accède à une séance, il ne verra sur cette dernière que les points auxquels il peut accéder :



Le point peut être visible par un utilisateur pour plusieurs raisons :

  • il fait partie du groupe proposant;
  • il fait partie d'un groupe qui a été mis en copie;
  • il a donné ou doit donner son avis sur le point;
  • il fait partie du groupe "super observateurs" ou "super observateurs (restreints)";
  • ...

 

5.4. Modification des points d'une séance

Une fois inséré dans une séance, un "widget" de navigation entre points apparaît sur la vue d'un point :

Cet outil permet aux Gestionnaires de séance (MeetingManager) de passer facilement d'un point à l'autre ou même d'atteindre un point spécifiquement en encodant son numéro.

Une fois que le point souhaité est atteint (en utilisant ce "widget" ou en passant par la séance), il y a 2 moyens de modifier un point :

  • soit en passant par l'onglet "Modifier", l'ensemble des champs modifiables est alors affiché comme lors de la création d'un point
  • soit en utilisant la fonctionnalité d'édition rapide d'une zone de texte riche (comme la zone Description ou Extrait du Procès-verbal), en cliquant sur l'icône à côté du nom de la zone à éditer, la zone se change en zone éditable très rapidement et des modifications peuvent être apportées :

Après avoir effectué les changements, un clic sur l'icône sauvegardera les changements et remettra la zone en mode "visualisation".  Si vous souhaitez fermer la zone d'édition rapide sans enregistrer, cliquez sur l'icône .  En outre la fonctionnalité d'invalidation des avis est utilisée ici : si cette fonctionnalité est activée dans la configuration, lors de la modification d'une zone sur le point, les avis sont invalidés car un changement a été apporté.
 

5.5. Ajout d'un point "en urgence"


Lorsque l'ordre du jour de la séance est finalisé, la séance peut être "gelée" par le gestionnaire de séance.  Elle ne peut alors théoriquement plus recevoir de points, c'est pourquoi plus aucun point n'apparaît dans la zone "Points disponibles pour cette séance".  Malgré tout, il arrive que des points complémentaires (appelés aussi "en retard", "en urgence", "supplémentaire", ...) non prévus dans l'ordre du jour initial doivent être ajoutés.  L'application permet de rajouter ces points à la séance et de les distinguer des points originellement prévus à l'ordre du jour.

Les points complémentaires peuvent être créés comme vu précédemment mais, pour être considérés comme des points en retard pour la séance, il est nécessaire :

  • de choisir comme séance souhaitée la séance qui est gelée
  • que le point soit validé après le gel de la séance : pour simplifier la gestion des points en retard, cette condition a été supprimée *

Le point apparaîtra alors comme disponible pour cette séance, même si celle ci est gelée.  L'icône prévient que le point est considéré comme un point "en retard".


Une fois que le point a été rajouté à la séance, il apparaît dans un cadre spécifique destiné aux points complémentaires.  Ceci permettra de distinguer les points présentés de manière standard par rapport aux points présentés en urgence.

Une fois que tous les points ont été rajoutés à la séance, le(s) gestionnaire(s) de séance(s) peu(ven)t rédiger le procès-verbal. Il doi(ven)t pour cela faire passer la séance dans son état de rédaction de PV en cliquant sur le bouton "rédiger le PV".

Si un point "en retard" doit être inséré avec les points "normaux", il suffit de remettre la séance "en création" avant de l'insérer.

* nouveau dans la version 3.3

5.6. Gestion des assemblée et signatures par points en mode "zones de texte libre"

Il est possible de redéfinir sur un point l'assemblée ainsi que les signatures. Ainsi, si pour un point en particulier un membre de l'assemblée était absent, il sera possible de le définir, idem concernant les signatures qui pourront être définies spécifiquement sur chaque point.

Deux modes de gestion de l'assemblée et des signatures sont disponibles : les zones de texte libre (recommandées pour leur souplesse), et les zones de cases à cocher (nécessite la définition d'utilisateurs spéciaux dans la configuration, pour pouvoir gérer les assemblées et signatures par points avec ces utilisateurs spéciaux).

En mode de texte libre, il sera possible si l'utilisateur en cours en a le droit (par défaut il s'agit uniquement des gestionnaires de séance tant que la séance à laquelle les points sont liés n'est pas "clôturée"), de redéfinir rapidement l'assemblée et les signatures de plusieurs points en une seule fois.

En effet, prenons par exemple le cas d'une séance de 50 points qu'une personne de l'assemblée a quitté à partir du point 25.  Il sera nécessaire de redéfinir l'assemblée spécifique des points 25 à 50, pour ceci, il suffit de se positionner sur le point 25 et de cliquer le crayon jaune qui sera affiché à côté du libellé "Assemblée pour ce point" s'il est modifiable par l'utilisateur en cours :

Lorsque l'assemblée ou les signatures d'un point ont été redéfinis pour le point en cours, le libellé "Assemblée pour ce point" ou "Signatures" est affiché en rouge.  Au clic sur le crayon jaune à côté du libellé "Assemblée pour ce point", un écran de gestion est affiché :

Il suffit donc de définir dans la zone "Assemblée à appliquer" l'assemblée qui devra être spécifiquement utilisée pour le point en cours.  On peut procéder par copier/coller de la zone "Assemblée définie sur la séance" et modifier les présents.  S'il est nécessaire d'appliquer jusqu'au point 50 (dans notre exemple), il suffira dans la zone "Appliquer jsuqu'au point numéro" d'encoder "50" et l'assemblée des points 25 à 50 sera adaptée lorsque l'utilisateur cliquera sur le bouton "Appliquer".  Un écran similaire apparaît pour la gestion des signatures spécifiques du point.

Une fois adaptée, l'assemblée pour le point en cours est affichée et le libellé est affiché en rouge pour montrer clairement que l'assemblée est différente de l'assemblée définie sur la séance.  Comme il s'agit d'une zone de texte libre, on pourra y encoder le texte que l'on souhaite, et faire paraître par exemple le fait que telle personne était absente de tel à tel point :

6. Fonctionnalités supplémentaires apportées par les "utilisateurs spéciaux"

6.1. Caractéristiques des utilisateurs spéciaux

La notion d'utilisateurs spéciaux représente la "personnification" dans l'application différents intervenants liés à la gestion délibératoire.  Ceci signifie que pour chaque intervenant dans l'application (signataire, présent à la séance, absent à la séance, ...) un utilisateur spécial correspondant doit être géré dans la partie configuration.  Les utilisateurs spéciaux sont configurables par type de séance (voir Configuration des utilisateurs spéciaux)

L'activation des utilisateurs spéciaux permettra de gérer de manière plus structurée :

  • les présences lors de l'assemblée (fonction principale et fonction de remplaçant)
  • les votes par points
  • les personnes à l'initiative d'un point
  • les remplaçants
  • les signataires d'une séance (ou spécifiques à un point)
  • les signatures scannées d'un signataire


Cette fonctionnalité avancée permet de gérer plus finement certains aspects mais demande par contre un travail de gestion de tous ces utilisateurs dans la configuration (gestion des anciens et nouveaux membres, gestion des remplaçants, ...).  On utilisera donc cette fonctionnalité à bon escient.

L'activation des utilisateurs spéciaux se fait dans la configuration en spécifiant sur les données utilisées sur la séance qu'on utilise les champs "Signataires" et "Présents" (ainsi que "Excusés" et "Absents (non excusés") si nécessaire),  plutôt que "Signatures" et "Assemblée".  En effet, ces paramètres sont exclusifs.
 

6.2. Gestion de l'assemblée et des signataires de la séance


Avec les utilisateurs spéciaux, les zones "Assemblée" et "Signatures" qui sont des zones de texte libre utilisées par défaut sont remplacées par des listes de cases à cocher affichées dans un tableau comme celui-ci :

Le gestionnaire de séance pourra donc spécifier une assemblée par défaut et adapter par la suite les présences en spécifiant qui était présent, et qui était absent.  En fonction de ce qui est défini dans la configuration et des rôles ("usages") des utilisateurs spéciaux, il est donc possible de définir :

  • les "présents" pendant la séance
  • les "présents,  mais pas au début?" pendant la séance (il sera possible de définir à partir de quel point le membre a pris part à la séance)
  • les "absents (excusés)" pour la séance
  • les "Absents" non excusés pendant la séance
  • les "signataires"
  • un "remplaçant" pour une personne absente.  La zone "remplacé par" permet de spécifier si le membre a été remplacé par une personne spécifique pour cette séance

A chaque fois, les utilisateurs sélectionnables le seront en fonction de leur "usages" définis dans la configuration : membre d'assemblée, signataire, votant, ...

6.3. Gestion de l'assemblée et des signataires par point

Lorsque l'assemblée par défaut a été définie sur la séance, il sera possible, point par point de spécifier qui était présent, qui était absent et quels étaient les signataires pour le point.  Dans le cadre de la gestion des présences par points, l'écran suivant est affiché sur un point :

pm_users_itemassembly.jpg

Pour ce point par exemple, on voit que :

  • "Henry Secrétaire" a quitté la séance à partir du point numéro 2 (2)
  • "Echevin du Personnel" est sorti pour ce point uniquement ()
  • On peut accueillir "Echevin des travaux" à partir de ce point (il avait été défini comme "Présent mais pas au début?" sur la séance) en cliquant sur l'icône
  • Les membres présents et signataires pour ce point sont marqués d'un

Au survol d'un membre (ici "Pierre Bourgmestre") l'icône  apparaît montrant qu'on peut modifier la présence pour ce point.  Au clic, l'écran suivant est affiché :

pm_users_itemassembly_dialog.jpg

Il est donc possible de facilement spécifier que le membre sélectionné était absent pour le point en cours uniquement ou s'il a quitté la séance définitivement...

Concernant l'adaptation des signataires spécifiques à un point, cela se fait en passant par l'onglet "modifier" sur un point et en adaptant la zone "Signataires pour ce point".  Si aucun signataire spécifique n'est défini pour ce point, les signataires définis sur la séance sont utilisés.
 

6.4. Personne à l'initiative d'un point

Lors de la rédaction d'un point, si le champ "A l'initiative de ce point" est activé, une liste à choix multiples d'utilisateurs spéciaux ayant l'usage "A l'initiative d'un point" sera affichée.  Le créateur du point peut alors sélectionner le ou les utilisateurs spéciaux à l'initiative de ce point.  Ceci permet de spécifier qu'un point est créé au nom d'une personne n'ayant pas accès à l'application.  Il peut par exemple s'agir d'un point créé au nom d'un haut responsable (échevin, ministre, chef de bureau, ...).

En outre, si le champ "Ce champ est une question orale?" est activé, les 2 champs peuvent être utilisés conjointement pour spécifier qui est à l'initiative de la question orale.  Ceci pourra alors être utilisé lors de l'impression d'un document par exemple :

pm_users_item_initiator.jpg

 

6.5. Votes en séance

 

Pour utiliser la gestion des votes il faut :

  • que la fonctionnalité de gestion des votes soit activée dans la configuration de la séance
  • que les utilisateurs spéciaux soient utilisés et que certains soient définis comme "votants"
  • que la séance soit démarrée ("date de la séance" ou "date de début de séance" si l'attribut est utilisé doit être antérieur à la date actuelle)
  • que la séance ne soit pas clôturée

 

Les valeurs de votes sont affichés sur le point :

Vote en séance

Les différentes valeurs de vote sont configurables : pour, contre, abstention, ...  Une valeur par défaut de vote est également sélectionnable dans la configuration.  Le votant peut voir les votes des autres s'il en a la permission et ne peut évidemment voter qu'en son nom.  Le gestionnaire de séance pourra, si cela a été défini dans la configuration, voter pour tout le monde.  Après le vote, ces derniers sont visibles par les utilisateurs pouvant voir le point :

Votes sur le point

Le système de gestion des votes est également sécurisé, ce qui permet de définir qui peut voir les votes sur le point. 
Le gestionnaire de séance et les votants pourraient par exemple voir les votes alors que la personne ayant créé le point ne pourrait pas. 
La valeur "Non consultable" apparaît alors dans la colonne "Vote". 
On peut aller très loin car une personne pourrait par exemple voir certains votes mais pas tous...

 

6.6. Votes par le gestionnaire de séance


On peut aussi donner la possibilité au gestionnaire de séance de voter pour tout le monde :

Votes par le gestionnaire de séance

Ceci permet d'utiliser la fonctionnalité "voter" même si les votes ne sont pas encodés en séance.

D'une manière générale, l'intérêt d'automatiser les votes est de gagner du temps : si les membres de l'assemblée votent en séance, ceci permettra de générer automatiquement le résultat des votes lors de l'impression de la délibération.  Si les votes sont systématiquement encodés par une seule personne, il peut être plus intéressant d'écrire le résultat des votes au début de la délibération, sauf si on souhaite par exemple que les votes et votants ne soient visibles que par certains utilisateurs...

Votes secrets ou non secrets

Le gestionnaire de séance pourra activer la notion de "votes secrets".  Si les votes sont secrets, seuls les gestionnaires de séances peuvent les encoder.  Au clic sur l'icône  les votes pour le point bascule entre les modes "secret / non secret" si aucun vote n'a encore été encodé!  Si c'est le cas, l'icône apparaîtra grisée () et un message d'explication apparaîtra au survol.  En mode "secret", les votes sont encodés en "nombre de voix", et plus par votant :

 

7. Écrans de gestion d'un procès-verbal

Les écrans de gestion d'un procès-verbal

7.1. Gestion du procès-verbal

 

Après avoir fait passer la séance dans son état de rédaction du procès-verbal, l'écran de gestion se présente comme suit :


 

Cet écran de gestion est similaire à l'écran de gestion d'un ordre du jour, les informations affichées sous l'objet du point (dans notre exemple, les champs "Description" et "Décision") peuvent être choisies dans la configuration, onglet "Interface utilisateur".

Le procès-verbal présente, pour chaque point, quelques icônes supplémentaires permettant de décider le point.  Ces décisions sont en réalité liées au workflow, comme par exemple "reporter", "accepter", "accepter provisoirement", "refuser", etc.
Il est possible de décider plusueurs points en une seule fois en les sélectionnant et, au bas de la page, en sélectionnant "Pour les points sélectionnés, effectuer l'action suivante :".

7.2. Afficher le procès-verbal de manière optimale

En mode "Procès-verbal", de nombreuses informations sont affichées à l'écran c'est pourquoi l'icône  permettant de cacher les informations concernant l'assemblée et l'icône permettant de cacher les champs "description" et "décision" sur un point sont très utiles dans ce cadre.  Si on cache l'assemblée et les détails sur les points, voici ce qui est affiché :

En outre, si le procès-verbal contient beaucoup de points, on peut définir dans la configuration combien de points seront affichés à la fois et une pagination apparaîtra sur la vue d'une séance permettant par exemple de montrer les 25 premiers points et de passer aux 25 suivants.

Imaginons par exemple une limite fixée à "5 points affichés par page", les points présentés dans la séance serait affichés comme ceci :

 

7.3. Rédaction du procès-verbal

La rédaction des décisions sur les points lorsque la séance est en Procès-verbal est identique à celle utilisée lorsque la séance est en ordre du jour.

8. Recherche avancée

Lorsque la zone de recherche "full-text" retourne trop de résultat, il est possible de filtrer d'avantage en utilisant la recherche avancée

Voici l'écran proposé (cet écran peut être différent en fonction de la configuration, en effet, le champ "Groupe(s) associé(s)" par exemple n'apparaîtra que si la fonctionnalité "Groupe(s) associé(s)" est activée dans la configuration) au clic sur l'icône  du portlet "Gestion" (voir la page Interface générale) :

Par défaut, si aucune option n'est définie, la recherche avancée se comporte comme la recherche "full-text" mais il sera possible ici de définir des filtres, par exemple de ne rechercher que les points de tels groupes proposant, et/ou les points de telles catégories, il est également possible de définir une plage temporelle de recherche, utile à partir du moment ou l'application est utilisée depuis plusieurs années, ...  La recherche est insensible aux accents et un début de mot peut être encodé dans la zone "mots-clé" pour effectuer la recherche, ainsi une recherche sur "budget" ramènera aussi les éléments contenant le mot "budgétaire".