Configuration de l'application

Note: Ceci est une impression contenant toutes les pages du Manuel de référence sur une seule page. La version paginée est disponible ici.

Ce manuel explique le fonctionnement général du produit "PloneMeeting", son utilisation et sa configuration. Les illustrations proposées se rapportent à une configuration par défaut et ne sont pas exhaustives. Les éléments affichés dans les écrans sont renseignés à titre d'exemple. Il est possible de paramétrer en profondeur l'application à travers l'interface d'administration prévue à cet effet et d'adapter si besoin les workflows proposés par défaut.

1. Panneau de configuration général

 

Un administrateur peut accéder à la configuration des outils installés via le lien "Configuration du site".

Il peut alors sélectionner dans le menu de gauche (partie inférieure) l'entrée " PloneMeeting", ce qui lui permet d'accéder à la configuration de l'application.

L'écran de configuration regroupe 3 parties:

  • des paramètres spécifiques liés aux différentes configurations de séances (par exemple "Collège Communal", "Conseil Communal", ...)
  • les paramètres liés à la gestion des groupes
  • des paramètres globaux de l'application concernant la production des documents bureautiques, les recherches, ...

 

1. Configurations de séances

Configuration - écran principal - gestion des séances

 

2. Gestion des groupes :

Configuration - écran principal - gestion des groupes
 

3.  Paramètres globaux de l'application

Configuration - écran principal - autres paramètres

Certains écrans disposent de boutons ou de liens qui renvoient vers des écrans secondaires.

La modification des paramètres globaux se fait via l'onglet "Modifier".

Les différents paramètres sont expliqués en détail dans les écrans. Nous conseillons cependant de ne pas modifier les réglages par défaut sans en connaître la portée.

Les actions ("Recalculer les index des annexes", "Convertir les annexes pour la prévisualisation", "Mettre à jour les avis", "Mettre à jour les 'Super observateurs'", ...) sont des actions que l'administrateur peut exécuter lorsque certains paramètres sont modifiés (un libellé rouge à côté d'un paramètre prévient si la modification de ce paramètre nécessitera l'exécution d'une de ces actions).  Cela permet de mettre à jour ces informations sur les points existants dans l'application.  Comme ces actions peuvent prendre du temps en fonction du nombre de points existants, il ne faut les lancer qu'en connaissance de cause (et si nécessaire) et lorsque l'application n'est pas utilisée (hors période de forte utilisation).
 

2. Écrans de gestion des groupes PloneMeeting


Lors de la configuration de l'application, la première étape est de définir les groupes qui seront utilisés.  Cette configuration se fait dans la deuxième partie de l'écran de configuration général.

pm_configGroup.png

La manière dont fonctionne les groupes est expliquée dans le point "Organisation en groupes".

Différentes opérations peuvent être effectuées sur les groupes.
Il est possible de les ordonner avec les flèches "haut/bas" (ce qui permettra de définir par exemple l'ordre de préséance), de les modifier et de les supprimer. 
Dans ce dernier cas, le système vérifiera si aucun point n'est lié à ce groupe et si plus aucun utilisateur n'est dans les groupes Plone liés. 
Si le groupe a déjà créé des points mais qu'on ne souhaite plus l'utiliser, la solution est de le désactiver.  Lorsqu'un groupe est désactivé, tous les membres des sous-groupes (créateurs, validateurs, ...) sont déplacés dans le sous-groupe "observateurs" afin que les membres puissent tjs voir les points créés auparavant mais ne puisse plus en créer/valider/donner un avis au nom de ce groupe/...

Pour créer un nouveau groupe, il suffit de cliquer sur l'icône plus.png :

Configuration - écran principal - ajout de groupe


Le titre est l'intitulé du groupe tel qu'il apparaît dans l'écran de configuration principal.  L'acronyme est un diminutif qui peut être utilisé à différents niveaux pour représenter le groupe qui propose un point (comme dans la référence du point par exemple).

Les gestion des avis peut être ici finement configurée groupe par groupe.  En effet comme le montre les zones "États des points dans lesquels on peut donner son avis" et "États des points dans lesquels on peut modifier ou supprimer un avis donné", il est possible de définir groupe par groupe comment la gestion des avis se comportera.  Si rien n'est défini sur le groupe concernant les avis, les paramètres globaux définis sur les avis seront utilisés

Une fois le nouveau groupe PloneMeeting créé, 5 groupes Plone sont automatiquement ajoutés :

  • "nom_du_groupe_Plonemeeting (créateurs)" : destiné à contenir les membres qui peuvent créer des points pour le groupe PloneMeeting correspondant
  • "nom_du_groupe_Plonemeeting (pré-validateurs)" : destiné à contenir les membres qui peuvent pré-valider les points du groupe PloneMeeting correspondant
  • "nom_du_groupe_Plonemeeting (observateurs)" : destiné à contenir les membres qui peuvent uniquement voir les points du groupe PloneMeeting correspondant
  • "nom_du_groupe_Plonemeeting (validateurs)" : destiné à contenir les membres qui peuvent valider les points du groupe PloneMeeting correspondant
  • "nom_du_groupe_Plonemeeting (émetteurs d'avis)" : destiné à contenir les membres qui peuvent donner un avis au nom du groupe PloneMeeting correspondant


Une même personne peut être membre de plusieurs groupes Plone, que ce soit pour un même groupe PloneMeeting ou plusieurs.

ATTENTION : Dans la gestion des utilisateurs (Configuration du site --> Administration des utilisateurs et des groupes), une série de rôles liés à cette application apparaissent: Gestionnaire de séance, MeetingObserverGlobal, MeetingMember, ...  Tous ces rôles sont listés mais il ne faut pas les donner directement à un utilisateur sous peine de dysfonctionnement !  Les rôles sont attribués par l'application à l'utilisateur via les groupes dans lesquels il est ajouté.

Concrètement, après avoir créé les différents groupes PloneMeeting, l'administrateur doit donc :

  1. ajouter les utilisateurs dans les bons groupes (dans l'écran de gestion des utilisateurs, faire une recherche sur un utilisateur ou afficher la liste complète, cliquer sur le nom d'un utilisateur, cliquer sur l'onglet "Groupes de l'utilisateur" et ajouter l'utilisateur dans des groupes)(pour d'avantage d'explications sur l'ajout des utilisateurs, se reporter à la documentation concernant la gestion des utilisateurs et des groupes

  2. définir les gestionnaires de séances en les ajoutant dans le groupe "Gestionnaires de séance" pour chaque configuration de séance dans laquelle l'utilisateur pourra gérer les séances.  Pour cela, dans la configuration des utilisateurs et groupes, il suffit de faire une recherche sur "Gestionnaires de séances".

  3. ajouter dans les groupes "Nom de ma configuration de séance (Super observateurs)" et "Nom de ma configuration de séance (Super observateurs restreints)" les utilisateurs (échevins, conseillers, ...) qui pourront voir tous les points et séances à partir d'un certain état (ces états sont à définir dans la "Section avis et accès" de la configuration de séance)

  4. ajouter dans le groupe "Nom de ma configuration de séance (Gestionnaires d'informations budgétaires)" les utilisateurs (Directeur financier, chef de la comptabilité, ...) qui pourront éditer les informations budgétaires des points lorsque ceux-ci sont dans certains états (ces états sont à définir dans la "Section avis et accès" de la configuration de séance)

3. Écrans de gestion des configurations de séance

3.1. Résumé des types de séance définis


Le premier cadre présent dans l'écran de configuration général permet de gérer les configurations de séance, c'est-à-dire différents types de séance qui apparaîtront dans des onglets différents pour l'utilisateur.
Dans cet exemple, les configurations de séance "Collège Communal" et "Conseil Communal" sont affichées.


pm_configSeance.png

Un clic sur l'icône permet de créer un nouveau type de séance et de le configurer.  Une configuration de séance ne pourra être supprimée que si plus aucun point ni séance n'y sont liés.

En cliquant sur le nom d'un type de séance, l'administrateur accède à différents paramètres supplémentaires défini "par configuration de séance".  Il est donc possible d'avoir des paramètres différents en fonction de la configuration de séance choisie.

La colonne "active" affiche si le type de séance est activé ou non. Pour activer ou désactiver un type de séance, il faut changer son état.
 

3.2. Vue des paramètres d'une séance


Après voir sélectionné un type de séance (en cliquant sur son titre), l'écran suivant est affiché :

Configuration - visualisation config séance (général)

 

L'écran principal est subdivisé en sections regroupant les paramètres :

  • Général : paramètres généraux
  • Assemblée et signatures : rassemble les paramètres liés à la gestion de l'assemblée et des signatures, ces paramètres sont éditables par les gestionnaires de séances
  • Données : paramètres concernant les champs optionnels sur les séances et points, les types d'annexes, les catégories de points, les classificateurs, les points récurrents et les utilisateurs spéciaux
  • Workflows : paramètres concernant les flux (workflows) utilisés sur les points, les séances et les avis
  • Interface utilisateur : paramètres influant sur l'interface graphique telles que les écrans de recherche (boîte d'informations "points", "séances", ...)
  • Courriels : paramètres permettant de sélectionner les cas où un courriel doit être envoyé pour prévenir certains utilisateurs de l'évolution de certains éléments dans l'application
  • Avis et accès : permet d'activer ou non la gestion des avis et des points en copie, de configurer qui pourra donner un avis et quels sont les niveaux d'accord.  La gestion des émetteurs d'avis automatiques se fait via la gestion des groupes
  • Votes : permet d'activer ou non la gestion des votes et de définir qui pourra voter et quelles seront les valeurs de vote différentes
  • Utilisateurs : permet d'accéder et configurer les caractéristiques et préférences de chaque utilisateur qui sont spécifiques à cette séance.
  • Documents : permet de gérer les documents qui seront utilisés pour les impressions des points et séances

 

Tous ces écrans sont expliqués dans les pages suivantes.
 

3.3. Section "Général"

Description des différents paramètres accessible dans la section "Général"


Cette section reprend les paramètres généraux de l'application :

pm-configgeneralinfo.png

  • Valeur par défaut du champ 'Informations budgétaires' : ce champ contiendra la valeur par défaut à utiliser pour le champ optionnel "Informations budgétaires" si ce dernier est activé sur les points
  • Valeur par défaut du champ 'Motivation' : ce champ contiendra la valeur par défaut à utiliser pour le champ optionnel "Motivation" si ce dernier est activé sur les points
  • Lieux pour la séance : ce champ permet de définir une liste de valeur qui génèrera une liste déroulante sur la séance lorsqu'il s'agira de définir où se déroule la séance.  Ce champ n'est à remplir que si le champ optionnel "Lieu" est activé sur la séance
  • Nom du répertoire lié à cette configuration : il s'agit du nom apparaissant sur l'onglet lié à cette configuration de séance.  Lors de la création d'une configuration de séance, le nom est le même que le titre de la configuration, mais on peut le changer. Cette opération doit être idéalement faite avant la mise en production de l'application.
  • Nom court pour la configuration de séance : il s'agit d'un identifiant pour la configuration de séance.  A nouveau, ce paramètre ne doit pas être changé au cours de l'utilisation d'une "configuration de séance"
  • Cette configuration est celle par défaut : cette valeur booléenne (vrai/faux)  permet de spécifier si la configuration de séance est celle par défaut.  Dans le cadre où plusieurs configurations de séance sont définies, on peut par exemple rediriger l'utilisateur connecté vers la configuration de séance par défaut
  • Numéro de la dernière séance de cette configuration : cette valeur contient le numéro de la dernière séance clôturée de cette configuration de séance.  Ce numéro peut être utilisé par exemple dans la référence du point
  • Réinitialiser le numéro de séance chaque année? : dans le cadre ou le champ "Numéro de la dernière séance de cette configuration" est utilisé (pour être imprimé dans un document par exemple), ce numéro peut être automatiquement remis à zéro chaque année
  • Identifiant de la version de cette configuration : dans le cadre où une configuration de séance évolue fortement, on peut créer plusieurs configuration de séance du même nom et spécifier quelles séances et quels points sont liés à quelle configuration de séance
  • Les points sont créés uniquement depuis un modèle : si cette option est activée, il n'est plus possible de créer un point depuis un formulaire vierge, un point devra obligatoirement être créé en utilisant un modèle de point *
  • Activer l'impression des annexes : s'il est nécessaire de pouvoir imprimer des annexes dans un document généré (Délibération, Ordre du jour, PV, ...) alors il faut activer l'impression des annexes.  Chaque annexe sera convertie dans un format qui permettra de l'insérer dans un document généré.  Une zone supplémentaire "A imprimer?" apparaît alors sur le tableau affichant les annexes, l'utilisateur pouvant modifier les annexes pourra spécifier quelle annexe est "à imprimer"
  • Marquer les annexes comme 'à imprimer?' par défaut : dans le cadre ou l'impression des annexes est activée, les annexes peuvent être "à imprimer" par défaut, ou non
  • Marquer les annexes à la décision comme 'à imprimer?' par défaut : dans le cadre ou l'impression des annexes est activée, les annexes à la décision peuvent être "à imprimer" par défaut, ou non
  • Marquer les annexes à un avis comme 'à imprimer?' par défaut : dans le cadre ou l'impression des annexes est activée, les annexes à un avis peuvent être "à imprimer" par défaut, ou non
  • Actions d'initialisation de la confidentialité des annexes et avis : ceci permet lorsque la confidentialité des annexes ou avis est activée sur une configuration de séance qui contient déjà des avis et annexes d'initialiser tous les avis et annexes existants à la valeur par défaut définie dans la configuration de séance


* nouveau dans la version 3.3

3.4. Section "Assemblée et signatures"

Description des différents paramètres accessible dans la section "Assemblée et signatures"

Cette section regroupe les différents paramètres qui sont éditables par les gestionnaires de séances :

  • Assemblée par défaut : définit l'assemblée présente à la séance par défaut.  Cette valeur sera la valeur par défaut de la zone "Assemblée" lors de la création d'une séance si le champ "Assemblée par défaut" a été sélectionné dans les champs optionnels sur une séance
  • Signatures par défaut : définit les signatures qui devront apparaître sur les documents liés à cette séance.
  • Signatures certifiées conformes : définit les signatures certifiées conformes courantes qui pourront être utilisées lors de la génération de documents.  Les signatures certifiées conformes peuvent être définies à l'avance si on sait quand les signataires seront présents, on peut en effet définir une période au cours de laquelle une signature sera valide.

Pour ces 3 champs : ces valeurs sont utilisées uniquement si l'assemblée et les signatures des séances et points ne sont pas gérés par les "Utilisateurs spéciaux".  Si ces champs ne sont pas utilisés, une remarque apparaît en rouge.

* nouveau dans la version 3.3

3.5. Section "Données"


Cette section reprend les paramètres liés aux données et champs utilisés dans la configuration de séance :

Configuration - visualisation config séance (données)

Une partie des paramètres est modifiable via l'icône [ Données Configuration - bouton modifier ] :

  • Attributs utilisés pour caractériser un point : présente la liste des champs optionnels que l'on peut activer sur un point : Description détaillée, Informations budgétaires, Classificateur, Groupe(s) associé(s), Marqueurs, Mots-clé, Ce point est une question orale?, A l'initiative de ce point, Observations, A évoquer en séance, Assemblée spécifique liée à ce point, Niveau de confidentialité, Questions, Réponses, Point signé?
  • Attributs des points pour lesquels l'historique doit être conservé : présente la liste des champs du points qui doivent être historisés (versioning).  Chaque champ disponible sur le point peut être sélectionné
  • Etat des points dans lesquels l'historisation est active : permet de sélectionner les états (workflow) du point dans lesquels la fonctionnalité d'historisation sera activée
  • Attributs utilisés pour caractériser une séance : présente la liste des champs optionnels que l'on peut activer sur une séance : Date et heure effective de début, Date et heure effective de fin, Date de fin de la première partie, Signatures, Signataires, Assemblée, Présents, Excusés, Absents (non excusés), Présents (mais pas au début), Lieu, Observations, Date de la séance préparatoire, Lieu de la séance préparatoire, Observations pour la séance préparatoire, Point présentés à cette séance (y compris après publication de celle-ci), Echéance pour valider les points, Echéance pour valider les points en retard
  • Attributs des séances pour lesquels l'historique doit être conservé : présente la liste des champs de la séance qui doivent être historisés (versioning).  Chaque champ disponible sur le point peut être sélectionné
  • Etat des séances dans lesquels l'historisation est active : permet de sélectionner les états (workflow) de la séance dans lesquels la fonctionnalité d'historisation sera activée
  • Utiliser les groupes comme catégorie : il faut un élément pour "catégoriser" un point.  Si les catégories ne sont pas utilisées, on peut spécifier que c'est le "groupe proposant" qui catégorise le point
  • Affecter une valeur au champ 'à discuter' quand un point est inséré dans une séance : permet de définir si la valeur du champ "à discuter" est encodée automatiquement lors de l'insertion dans une séance en fonction des 2 paramètres ci-dessous ou si c'est le créateur du point qui définit cette valeur
  • Valeur par défaut de l'attribut 'à discuter' pour les points normaux : si l'attribut optionnel "A discuter?" est activé sur les points, comme il s'agit d'un booléen, on peut spécifier ici s'il sera "A discuter" par défaut à non.  En outre, cette valeur concerne les "Points normaux", c'est-à-dire les points qui ne sont pas ajoutés en retard
  • Valeur par défaut de l'attribut 'à discuter' pour les points en retard : si l'attribut optionnel "A discuter?" est activé sur les points, comme il s'agit d'un booléen, on peut spécifier ici s'il sera "A discuter" par défaut à non.  En outre, cette valeur concerne les "Points en retard", c'est-à-dire les points qui sont ajoutés après la date limite d'ajout des points avant que la séance ait lieu
  • Montrer le champ 'à discuter' pour les points en retard : permet de spécifier si l'option "points à discuter" doit être utilisable sur les points en retard
  • Format de la référence d'un point : cette zone contient une expression qui permettra de générer une référence pour le point.  Par défaut, la référence est de type "Ref. 45" ou 45 est le numéro du point, mais on peut adapter l'expression
  • Méthode(s) de tri lors de l'ajout d'un point dans une séance : lorsqu'un gestionnaire de séance ajoute un point dans une séance comportant déjà des points, il est possible de spécifier où ira se placer le point par défaut.  Il est possible de sélectionner des méthodes de tri successives, par exemple, trier un point inséré par groupe proposant puis par catégorie *
  • Marqueurs : éléments qui pourront être sélectionnés pour caractériser un point.  Il s'agit de la notion de "tag".  Cette dernière est plus complète que la catégorie simple mais moins que les marqueurs qui peuvent être hiérarchisés
  • Trier les marqueurs par ordre alphabétique : si les marqueurs sont utilisés, on peut les trier automatiquement par ordre alphabétique, quel que soit l'ordre défini dans le champs "Marqueurs".  Sinon, il apparaîtront dans l'ordre défini dans ce dernier
  • Champs de texte riche qui doivent être transformés : chaque champ que vous sélectionnez dans cette liste subira, lors de chaque création ou modification de l'objet qui le contient, la (les) transformation(s) définie(s) dans le champ suivant
  • Types de transformations pour les champs de texte riche : sélectionnez ici le(s) type(s) de transformation(s) à appliquer aux champs de texte riche sélectionnés ci-dessus.  Les transformations disponibles sont : Supprimer les paragraphes vides et Eviter les signatures seules sur les dernières pages
  • Echéance par défaut pour valider les points pour une séance donnée : permet de spécifier une échéance en fonction de la date de la séance avant laquelle les points doivent être validés
  • Echéance par défaut pour valider les points en retard pour une séance donnée : permet de spécifier une échéance en fonction de la date de la séance avant laquelle les points en retard doivent être validés
  • Date par défaut pour la séance préparatoire : permet de spécifier une date par défaut à utiliser pour la séance préparatoire par rapport à la date de la séance
  • Activer la gestion des remplaçants : la gestion des remplaçants vous permet de sélectionner un remplaçant pour tout membre d'assemblée absent à une séance
  • Configurations de séance vers lesquelles les points de cette séance peuvent être envoyés : permet de spécifier vers quelles autres types de séance les points de la configuration de séance en cours pourront être envoyés.  En outre, une fois qu'un point est envoyé vers un autre type de séance, il est possible de spécifier que le point doit être mis automatiquement dans un état particulier, par exemple "validé" *

 

Ensuite, des tableaux reprennent différents éléments configurables :

  • Types d'annexes : lors de l'ajout d'une annexe à un point, il est possible de sélectionner le type d'annexe.  Ceci permet de classer l'annexe adjointe au point.  Un type d'annexe définit un titre, une icône et le fait qu'il s'agit d'un type lié aux "annexes", aux "annexes (à la décision)" d'un point ou aux "annexes à un avis".  Si la confidentialité des annexes est activée, il sera possible de définir par type d'annexe la valeur par défaut de la confidentialité des annexes.  Sur un type d'annexe, il est également possible de définir des sous-types d'annexes, ceci permet dans les organisations utilisant beaucoup de types d'annexes d'en rassembler plusieurs sous la même icône
  • Catégories de point : si on le souhaite, on peut utiliser les catégories pour caractériser un point.  Il sera possible de restreindre l'utilisation d'une catégorie à certains groupes
  • Classificateurs : les classificateurs permettent d'étendre l'utilisation des catégories et marqueurs.  Leur utilisation est recommandée lorsque vous avez beaucoup de catégories.  En effet, grâce à une interface utilisateur adaptée, vous allez pouvoir hiérarchiser, rechercher et sélectionner les classificateurs et ce de multiples manières
  • Points récurrents : il est possible de définir dans la configuration des "points récurrents" qui s'insèreront automatiquement dans une séance au moment voulu.  Il s'agit de point revenant systématiquement dans une séance ("Approbation du PV de la séance antérieure" par exemple).  On peut par exemple faire en sorte qu'à la création d'une séance, 3 points soient automatiquement insérés.  Les points récurrents peuvent être insérés à la création de la séance ou lors d'une transition du workflow de cette dernière (lorsque la séance est "gelée", lorsque la séance est "clôturée", ...)
  • Modèles de points : cette partie permet d'accéder à un écran où seront définis des modèles de points.  Ces modèles peuvent être sélectionnés par un utilisateur lors de la création d'un pointCes modèles peuvent être organisés de manière hiérarchique dans des dossiers et sous-dossiers * :

 

 

* nouveau dans la version 3.3

3.6. Section "Workflows"


L'écran permet de gérer les workflows liés aux séances, points et avis :

Configuration - processus et sécurité

Il est ici possible de sélectionner le workflow qui régira les séances et les points de cette configuration de séance.

  • Les champs Workflow gouvernant le cycle de vie de chaque point de cette configuration, Interface permettant d'utiliser un adapter Zope3 spécifique pour modifier les conditions définies sur les transitions du workflow gouvernant les points, Interface permettant d'utiliser un adapter Zope3 spécifique pour modifier les actions définies sur les transitions du workflow gouvernant les points, Workflow gouvernant le cycle de vie de chaque séance de cette configuration, Interface permettant d'utiliser un adapter Zope3 spécifique pour modifier les conditions définies sur les transitions du workflow gouvernant les séances, Interface permettant d'utiliser un adapter Zope3 spécifique pour modifier les actions définies sur les transitions du workflow gouvernant les séances permettent de définir les paramètres techniques liés aux workflows.  Nous conseillons de ne pas modifier ces paramètres à moins d'une connaissance précise du fonctionnement
  • Adaptation(s) aux workflows : permet de modifier le workflow proposé au besoin.  Les adaptations possibles sont : Pas d'observations globale des points, Les décisions d'un point sont pré-encodées par le créateur du point, Seuls les créateurs de points peuvent supprimer des points, Pré-validation des points, Les points arrivent validés, Sauter l'étape de publication, Sauter l'étape de proposition des points, Tout le monde peut tout consulter dans tout état, Le créateur d'un point peut modifier à moins que la séance soit clôturée, Gestionnaires de séance locaux, Renvoyer au groupe proposant pour corrections lorsque le point est dans une séance, Cacher les décisions au service pendant la rédaction du PV.
  • Etats des points décidés : permet de spécifier quels sont les états dans lesquels les points sont considérés comme "décidés".  Ceci permettra de générer la liste des boutons permettant de décider plusieurs points d'une fois sur la vue d'une séance (voir bas de la page Gestion du PV) et de spécifier dans quels états un point peut être "signé" si cette fonctionnalité est activée (voir configuration de la Section "données")
  • Transitions à confirmer : permet de sélectionner les transitions (sur le point et sur la séance) qui devront être confirmée.  Un "popup" apparaîtra et permettra de confirmer qu'on souhaite bien effectuer la transition (par exemple "valider" un point), de plus, un commentaire pourra être encodé
  • Succession de transitions à effectuer pour présenter un point : permet de définir les étapes (transitions) a effectuer dans le workflow pour qu'un point se retrouve dans l'état "présenté", c'est-à-dire inséré dans une séance.  Ceci est utile à certaines fonctionnalités de l'application
  • Adaptations à appliquer aux zones de texte riche d'un point lors d'une transition de workflow : via cette fonctionnalité, il est possible d'appliquer des changements à certaines zones de texte riche d'un point lorsque ce point change d'état.  Par exemple lorsqu'un point est "reporté", ceci permet d'insérer automatiquement dans le champ "décision" une phrase par exemple "Les membres de la séance décident de reporter ce point."
  • Transitions à déclencher sur les points d'une séance lorsqu'une transition est déclenchée sur cette séance : cette fonctionnalité permet de déclencher des transitions sur les points lorsqu'une transition (changement d'état) est déclenchée sur une séance.  Ceci va par exemple permettre de geler tous les points lorsque la séance est gelée ou d'accepter tous les points (non décidés) lorsqu'une séance est clôturée

3.7. Section "Interface utilisateur"


Cet écran permet de modifier des éléments qui influent sur l'interface qu'aura l'utilisateur utilisant l'application :

Différents paramètres sont modifiables en cliquant sur l'icône [ Interface utilisateur edit.gif ] :

  • États des séances conditionnant l'affichage de celles-ci dans la portlet 'séances' : états dans lesquels une séance apparaîtra dans la boîte d'informations "Séances" (ordres du jour).
  • États des séances conditionnant l'affichage de celles-ci dans la portlet 'décisions' : états dans lesquels une séance apparaîtra dans la boîte d'informations "Décisions" (PVs)
  • Nombre maximal de séances s'affichant dans les portlets 'séances' et 'décisions' : nombre de séances s'affichant l'une en dessous de l'autre dans la boîte d'informations "Ordres du jour".  Si le nombre est dépassé, une liste déroulante les affichera alors
  • Nombre maximum de jours durant lesquels les décisions apparaissent directement dans la portlet 'décisions' : nombre de jours durant lesquels un procès-verbal apparaîtra dans la boîte "PVs".  Si le délai écoulé depuis la date d'une séance dépasse ce nombre de jours, la séance sera alors disponible via la lien "Tous les PVs" accessible au bas de la boîte "PloneMeeting" affichée lors de l'utilisation de l'application
  • Page d'accueil : lorsqu'un utilisateur clique sur l'onglet lié à la configuration de séance, il arrive sur la vue qui est sélectionnée dans cette liste déroulante.  La liste propose toutes les recherches disponibles ("mes points", "tous les points", "les séances", ...) ainsi que certaines vues spécifiques
  • Colonnes à afficher dans les tableaux présentant des points : lorsqu'un utilisateur accède à une séance, des colonnes présentent des informations disponibles sur les points.  Il est possible ici de sélectionner les colonnes qui seront affichées parmi : Point signé?, A évoquer en séance?, Créateur, Créé(e) le, Etat, Catégorie (ou groupe proposant), Groupe proposant, Acronyme du groupe proposant, Groupe(s) associé(s), Acronymes des groupes associés, Annexes, Annexes (à la décision), Avis, Niveau de confidentialité, Informations budgétaires et Actions.  La colonne "Titre, description et décision" est affichée d'office
  • Colonnes à afficher sur les listes de points : lorsqu'un utilisateur accède à un tableau récapitulatif présentant des points ("mes points", "tous les points", ...), il est possible de définir quelles seront les colonnes affichées parmi : Point signé?, A évoquer en séance?, Créateur, Créé(e) le, Etat, Catégorie (ou groupe proposant), Groupe proposant, Acronyme du groupe proposant, Groupe(s) associé(s), Acronymes des groupes associés, Annexes, Annexes à la décision, Avis, Niveau de confidentialité, Informations budgétaires, Actions, Séance et Séance souhaitée
  • Nombre maximal de points à afficher dans la liste 'Points à présenter' : c'est le nombre de point maximum à afficher lorsqu'un gestionnaire de séance sélectionne les points à présenter dans une séance.  Au delà, une pagination apparaîtra.  Si on ne souhaite pas de pagination, il suffit de mettre un nombre très élevé comme 999
  • Nombre maximal de points à afficher dans la liste 'Points présentés' : c'est le nombre maximum de points présentés dans une séance à afficher.  Au delà, une pagination apparaîtra.  Si on ne souhaite pas de pagination, il suffit de mettre un nombre très élevé comme 999
  • Nombre maximal de points à afficher dans la liste 'Points en retard' : c'est le nombre maximum de points en retard présentés dans une séance à afficher.  Au delà, une pagination apparaîtra.  Si on ne souhaite pas de pagination, il suffit de mettre un nombre très élevé comme 999
  • Activer la fonctionnalité 'Aller à la page' : cette fonctionnalité fera apparaître un outil permettant de naviguer facilement de page en page d'une séance.  Ceci est utile si les séances comportent beaucoup de points (plus de 200 par exemple) et que la pagination les affiche par 50
  • Activer la fonctionnalité 'Aller au point' : cette fonctionnalité activera le menu de navigation entre points où c'est nécessaire
  • Ouvrir les annexes dans des fenêtres séparées : en activant cette fonctionnalité, toutes les annexes seront affichées dans des fenêtres séparées, ce qui permet d'éviter qu'une annexe s'ouvrant dans le navigateur (un fichier PDF par exemple) ne cache l'application
  • Champs des points à Afficher/masquer lors de l'utilisation de l'icône 'Lunettes' : cette zone permet de sélectionner les champs qui seront affichés dans les tableaux de points lors de l'utilisation de l'icône
  • Dossiers automatiques à afficher dans le portlet 'A faire' : une boîte d'informations "A faire" permet d'afficher aux utilisateurs des actions à effectuer.  Il est ici possible de sélectionner des recherches (Dossiers automatiques) qui apparaîtront dans cette boîte.  Il est par exemple possible d'afficher la recherche "Points à valider" aux validateurs de points, "Avis à donner" aux donneurs d'avis, ...  Si aucune recherche n'est sélectionnée, la boîte est désactivée dans l'interface.  Elle n'apparaît que si l'utilisateur en cours a une recherche le concernant


Ensuite, un tableau reprend les "Recherches pré-configurées" utilisées dans les portlets "Gestion" :

Un "recherche pré-configurée" affiche les résultats d'une recherche en fonction de critères spécifiques : les points validés, avis à donner, points en copie, ...
Ces dossiers automatiques sont affichés dans :

  • la boîte "Gestion", dans les Sections "Points", "Ordres du jour" et "Procès-verbaux"
  • la boîte "A faire"

Lors de l'ajout d'une recherche pré-configurée, il est possible de définir les paramètres suivants :

  • Titre : c'est le titre qui apparaîtra dans les boîtes idoines
  • Se rapporte à (point ou séance) : il faut spécifier si c'est une recherche qui concerne des séances ou des points
  • Script de recherche : les dossiers automatiques permettent d'effectuer des recherches simples. Afin d'effectuer des recherches plus complexes, il est possible d'utiliser un script qui effectuera la recherche à la place du dossier automatique.  Le dossier automatique se chargera de tout (titre, colonnes à afficher, ...) sauf de la recherche
  • Condition d'affichage : une condition d'affichage complexe.  Ceci permettra par exemple d'afficher une recherche "Avis à donner" aux donneurs d'avis seulement et pas à tout le monde

Attention, pour ces 3 derniers points, il faut passer par la ZMI.  En ajoutant "/manage_main" à un nouveau dossier automatique créé, on passe dans la ZMI.  Là, via l'onglet "Properties" (ou en ajoutant "manage_propertiesForm" à la fin de l'url à la place de "manage_main" si l'onglet "Properties" n'est pas visible), on peut ajouter une propriété de type "string" nommée "meeting_topic_type" prenant les valeurs "Meeting" ou "MeetingItem", ce qui spécifiera à quoi la recherche se rapporte (recherche de "séances" ou de "points").  Le script de recherche doit être ajouté dans une propriété de type string nommée "topic_search_script".  Quant à la condition d'affichage, elle sera définie dans une propriété de type "string" nommée topic_tal_expression.
 

3.8. Section "Courriels"


Les notifications permettent de prévenir des utilisateurs en fonction d'un événement survenu.

 

Des courriels peuvent être envoyé en fonction d'un événement particulier survenant sur un point :

  • un point en retard vient d'être validé : dans ce cas, le gestionnaire de séance recevra un courriel le prévenant
  • un point a été inséré dans une séance : dans ce cas, le groupe proposant recevra un courriel
  • un point a été retiré d'une séance : dans ce cas, le groupe proposant recevra un courriel
  • un point a été reporté : dans ce cas, le groupe proposant recevra un courriel
  • une annexe a été ajoutée à un point qui était déjà présenté dans un ordre du jour : dans ce cas, tous les utilisateurs pouvant voir le point sont prévenus
  • un avis doit être rendu sur un point : dans ce cas, tous les utilisateurs pouvant donner un avis sur le point sont prévenus
  • un avis sur un point a été rendu ou modifié : dans ce cas, tous les utilisateurs pouvant voir le point sont prévenus
  • un avis a été invalidé sur un point : dans ce cas, tous les utilisateurs pouvant voir le point sont prévenus
  • un validateur souhaite évoquer un point : si un point utilisant l'attribut "A discuter?" n'était pas à discuter mais qu'il le devient, tous les utilisateurs pouvant voir le point sont prévenus
  • un point vient d'être envoyé vers cette configuration de séance : si la fonctionnalité d'envoi d'un point d'un type de séance à l'autre (par exemple Collège communal vers Conseil communal) a été activée, lorsqu'un point est effectivement envoyé d'une séance à l'autre, les utilisateurs pouvant voir le point sont prévenus
  • une erreur est survenue lors de la conversion d'une annexe : si la fonctionnalité de prévisualisation des annexes est activée, si une erreur s'est produite lors de la conversion d'une annexe dans un format prévisualisable, les personnes pouvant ajouter des annexes à ce point sont prévenues
  • un point a été renvoyé pour correction au groupe proposant : si l'adaptation du workflow "Renvoyer au groupe proposant pour corrections lorsque le point est dans une séance" est activée pour cette configuration de séance, un e-mail est envoyé au groupe proposant si un point leur est renvoyé pour correction
  • Un point corrigé par le groupe proposant a été renvoyé aux gestionnaires de séances : si l'adaptation du workflow "Renvoyer au groupe proposant pour corrections lorsque le point est dans une séance" est activée pour cette configuration de séance, un e-mail est envoyé aux gestionnaires de séances lorsqu'un point qu'il avait renvoyé vers un groupe proposant pour correction leur revient corrigé
  • toutes les transitions possibles dans le workflow d'un point : "refuser", "retirer", "accepter", "remettre en proposé", ...

 

Des courriels peuvent être envoyé en fonction d'un événement particulier survenant sur une séance :

  • toutes les transitions possibles dans le workflow d'une séance : "geler la séance", "clôturer la séance", ...

 

3.9. Section "Avis et accès"


Des avis peuvent être rendus par des services sélectionnés (automatiquement ou non) sur des points :

Configuration - visualisation config séance (avis)
 

  • Utiliser la gestion des avis : en cas d'activation, les "avis" apparaîtront en bas du point à côté des annexes et sur tous les tableaux affichant des points si la colonne "avis" a été sélectionnée dans la configuration de séance, section "Interface utilisateur"
  • Etats des points dans lesquels on peut donner un avis : liste des états des points dans lesquels les avis demandés pourront être rendu
  • Etats des points dans lesquels on peut modifier ou supprimé un avis donné : liste des états des points dans lesquels les avis déjà rendus peuvent toujours être modifiés ou supprimés par le service ayant rendu l'avis
  • Etats des points dans lesquels les donneurs d'avis de ces points peuvent continuer à les voir : lorsqu'un avis a été donné par un groupe, il faut définir jusque quand le groupe peut continuer à voir le point.  En effet, on pourrait par exemple montrer le point aux donneurs d'avis dans un certain état (validé par exemple) et le leur cacher par la suite ou lorsque le point est décidé
  • Types d'avis utilisés : liste des types d'avis qui pourront être utilisés : Positif, Positif avec remarques, Négatif et Néant
  • Type d'avis par défaut : le type d'avis qui sera sélectionné par défaut lorsqu'un avis sera rendu
  • Appliquer le caractère obligatoire des avis : quand le caractère obligatoire des avis est d'application, un point ne peut être inséré dans une séance à moins que tous les avis obligatoires n'aient été rendus et soient positifs
  • Activer l'invalidation des avis : quand l'invalidation des avis est activée, tout changement sur un point pour lequel au moins un avis a été rendu invalidera tous les avis rendus sur ce point. Par 'changement', nous entendons toute modification du titre ou de la description du point ainsi que tout ajout et toute suppression d'annexe
  • Etats des points dans lesquels l'invalidation des avis est active : quand l'invalidation des avis est activée, cela l'est uniquement pour les points qui sont dans un des états sélectionnés ici
  • Styles des avis : permet de sélectionner le style des icônes à utiliser pour les avis
  • Transition qui remet à zéro les délais des avis avec délai : sélectionnez dans la liste une transition du WF du point qui permettra de remettre à zéro les délais déjà démarrés.  Par exemple, si les délais ont démarré et que le point "retourne en arrière" dans le WF, par exemple en passant de l'état "validé" (où on peut rendre un avis) à l'état "proposé" (où on en peut pas rendre d'avis), cette transition "remettre en proposé" pourrait déclencher la remise à zéro des délais déjà démarrés
  • Configuration des avis particuliers : permet de définir les avis automatiquement demandés par l'application ainsi que les avis avec délai.  Consultez l'aide affichée au dessus du champ dans l'interface utilisateur
  • Etats des points dans lesquels les 'Super observateurs' peuvent les voir : quand un point est dans un de ces états, les utilisateurs présents dans le groupe "Nom de ma configuration de séance (Super observateurs)" (dans la gestion des Utilisateurs et Groupes) pourront voir ce point
  • Etats des séances dans lesquels les 'Super observateurs' peuvent les voir : quand une séance est dans un de ces états, les utilisateurs présents dans le groupe "Nom de ma configuration de séance (Super observateurs)" (dans la gestion des Utilisateurs et Groupes) pourront voir cette séance
  • Etats des points dans lesquels les 'Gestionnaires d'informations budgétaires' peuvent modifier les informations budgétaires : quand un point est dans un de ces états, les utilisateurs présents dans le groupe "Nom de ma configuration de séance (Gestionnaires d'informations budgétaires)" pourront modifier le champ "Informations budgétaires"
  • Groupes considérés comme 'Super émetteurs d'avis' : les groupes PloneMeeting sélectionnés dans ce champ pourront rendre un avis sur un point même si leur avis n'a pas été demandé
  • Utiliser la gestion des points en copie : en cas d'activation, l'utilisateur pourra choisir des groupes auxquels donner une vue (lecture seule) à son point à un moment donné (défini dans le workflow).
  • Groupes qui pourront être mis en copie : les groupes sélectionnés ici pourront être choisis par un utilisateur lors de l'édition d'un point
  • Etats des points dans lesquels les groupes en copie peuvent les voir : quand un point est dans un de ces états, les groupes mis en copie sur le point peuvent alors y accéder en lecture seule
  • Cacher les commentaires dans l'historique d'un point aux utilisateurs ne faisant pas partie du groupe proposant : ceci permet de restreindre l'accès aux commentaires laissés lors d'un changement d'état d'un point aux membres du groupe proposant
  • Restreindre l'accès aux points à huis clos? : si activé, un point à huis clos ne sera accessible qu'aux utilisateurs qui ont reçu un accès spécifiquement : les super observateurs, les gestionnaires de séances, les groupes mis en copie, les groupes auxquels l'avis a été demandé, ...
  • Activer la confidentialité des annexes : si activé, il sera possible pour les gestionnaires de séances de spécifier si certaines annexes doivent être considérées "confidentielles" pour les niveaux de "super observateurs" sélectionnés dans le champ "Une annexe marquée 'Confidentielle' ne sera pas visible par"
  • Activer la confidentialité des avis : si activé, un gestionnaire de séance pourra rendre confidentiel un avis rendu sur un point.  Ceci cachera l'avis aux niveaux de "super observateurs" sélectionnés dans le champ "Un avis marqué 'Confidentiel' ne sera pas visible par"
  • Valeur par défaut du champ 'Confidentiel?' des avis créés : si la confidentialité des avis est utilisée, ceci permettra de spécifier si un nouvel avis est confidentiel ou non par défaut


Que permet la fonctionnalité de gestion des avis?

Les groupes sont sélectionnés soit manuellement par le créateur du point soit automatiquement par l'application.  Au moment opportun (lorsque, par exemple, le point a été validé par le validateur de points du groupe), les avis pourront être rendus sur un point.

En outre, c'est dans cette partie de la configuration que les "Niveaux d'accord" peuvent être spécifiés.  Un niveau d'accord permet d'évaluer rapidement les différents avis rendus (évaluation globalement positive ou négative).

Que permet la fonctionnalité de mise en copie d'un point?

Les groupes mis en copie lors de la rédaction du point pourront voir ce point au moment voulu (idéalement lorsqu'il a été validé par le validateur du groupe).  Cet accès est un accès en lecture seule, l'utilisateur ne pourra donc pas changer quoi que ce soit concernant le point.  Il peut par contre tout voir, annexes et avis compris.
 

3.10. Section "Votes"

 

La gestion des votes peut se faire en séance par les utilisateurs spéciaux votants sélectionnés ou à tout moment par le gestionnaire de séance :

Configuration - votes


Les paramètres modifiables sont :

  • Activer le système de vote : une fois activé, un écran de gestion des votes apparaîtra sur les points au moment adéquat
  • Qui encode les votes? : permet de spécifier si on souhaite que "Le votant lui-même" et/ou "Un gestionnaire de séance" puisse encoder les votes.  Si "Le votant lui-même" est sélectionné, les votes pourront se faire en séance, si "Un gestionnaire de séance" gère les votes, il pourra le faire à tout moment
  • Valeurs de votes utilisées : il est possible d'activer différentes valeurs de vote : Pas encore encodé, Pour, Contre, Abstention, Ne vote pas, Bulletin non trouvé dans l'urne, Bulletin de vote invalide et Blanc
  • Valeur de vote par défaut : une des valeurs disponibles dans les "Valeurs de votes utilisées" peut être sélectionnée comme valeur par défaut.  La valeur "Pas encore encodé" est utilisée par défaut
  • Condition de vote : permet d'ajouter une condition complexe d'activation des votes sur le point

 

3.11. Section "Utilisateurs" spéciaux


Les utilisateurs spéciaux de l'application permettent de personnifier les membres ayant un rôle spécifique sur une séance, par exemple un membre d'assemblée, un signataire, un votant, ...

Configuration - utilisateurs spéciaux

Via le bouton "En ajouter un(e)", on peut ajouter un utilisateur spécial qui doit obligatoirement être lié à un utilisateur existant dans Plone.  Les paramètres enregistrés sur un utilisateur spécial sont de 2 types et se retrouvent dans 2 onglets :

Paramètres définis si l'utilisateur a une fonction spécifique

Un utilisateur spécial est caractérisé par :

  • Identifiant de l'utilisateur Plone correspondant : entré lors de la création de l'utilisateur spécial.  Cet utilisateur aura alors des fonctionnalités supplémentaires dans l'application lorsqu'il sera connecté
  • Genre : permet de définir si l'utilisateur est un homme ou une femme
  • Fonction : il s'agit ici d'une zone de texte libre informative sur la fonction de la personne
  • Usages : l'utilisateur peut être Membre de l'assemblée ce qui permettra de le sélectionner dans les zones "Présents", "Absents (non excusés)" et "Excusés" d'une séance si ces champs optionnels sont activés.  L'utilisateur peut également être Signataire et donc être sélectionnable pour apparaître dans les signataires possibles d'une séance (les signatures peuvent être inclues dans une impression de document).  L'utilisateur peut être Votant.  Si la fonctionnalité de gestion des votes est activée, et que les membres votants peuvent voter en séance, cet utilisateur en sera alors capable.  L'utilisateur peut être défini comme A l'initiative d'un point, ce qui le fera apparaître dans la liste déroulante "A l'initiative d'un point" activable sur un point (champ optionnel du point)
  • Fonction des remplaçants de cet utilisateur : si cet utilisateur doit être remplacé pendant une séance, l'utilisateur remplaçant pourra obtenir une fonction temporaire lors de ce remplacement.  C'est dans cette zone que cette fonction sera définie.  Par exemple, si l'utilisateur est "Secrétaire communal", l'utilisateur remplaçant pourrait être "Secrétaire communal ff"
  • Signature scannée : dans le cadre ou l'utilisateur est signataire, on peut insérer une image (scan) de sa signature, ce qui permettra de la faire apparaître à l'endroit souhaité
  • Cette signature est la signature par défaut : permet de spécifier si cet utilisateur doit être sélectionné comme signataire d'office pour la séance

Ces paramètre sont utilisés dans l'application pour la gestion des membres (assemblée, signataires, votes, ...)


Préférences

Si elles sont activées dans la configuration générale de l'application, lorsqu'un utilisateur connecté dans l'application accèdera à ses préférences via l'icône  qui apparaît dans la boîte "PloneMeeting", un Utilisateur spécial sera alors créé et permettra à l'utilisateur de définir ses préférences.  Cet utilisateur n'ayant aucun "Usage" par défaut, il ne sera pas sélectionnable dans les listings du type "Présents", "Signataires", ...  Sauf si nécessaire.  En effet, un membre d'assemblée pourrait également être un utilisateur de l'application avec des préférences personnelles...  Les préférences de l'utilisateur surchargeront certains paramètres définis dans la configuration :

 

3.12. Section "Génération de documents"


Différents documents peuvent être générés sur les points et les séances d'une configuration de séance :

Configuration - canevas de document

Les documents sont des modèles OpenOffice intégrant des expressions liées à la librairie appy.pod.

Lorsqu'un modèle a été écrit, on peut alors l'ajouter ici et définir certaines zones qui permettront de savoir où, quand et par qui la possibilité de générer ce document doit être disponible.

Lors de l'ajout, il faudra définir :

  • Titre : libellé du document ("Ordre du jour" par exemple)
  • Description : description qui sera affichée au survol du modèle sur un point ou une séance
  • Canevas POD : le modèle de document au format OpenOffice
  • Format dans lequel vous pouvez générer des documents depuis ce canevas : il est possible de spécifier si on souhaite que le document généré le soit au format PDF, au format ODT (OpenOffice), au format Word ou au format RTF.  Ceci pourrait encore être étendu si nécessaire car la librairie est capable de générer tous les format qu'OpenOffice est capable de produire
  • Condition : une expression qui permet de spécifier quand le modèle doit apparaître.  Le modèle ne doit apparaître par exemple que sur un point, ou que sur une séance en création, ou uniquement si l'utilisateur à tel rôle, ...
  • Permission(s) : une permission que l'utilisateur doit avoir pour générer : par exemple, l'utilisateur doit pouvoir modifier une séance pour imprimer l'Ordre du jour
  • Événement provoquant le gel des documents : il est possible de geler un document dans un état particulier pour être certain d'en obtenir la version voulue même si certaines données ont été modifiées dans le système par après.  On pourrait par exemple geler l'Ordre du jour à un moment précis mais permettre via un autre Canevas d'imprimer une version courante de l'Ordre du jour
  • Listes de diffusion : définissez ici des listes de personnes à qui envoyer par courriel les fichiers générés depuis ce canevas. L'icône sendMail.gif apparaîtra à côté du canevas de document à générer sur le point ou la séance.  Au clic, le modèle généré sera alors envoyé aux utilisateurs définis dans cette liste de diffusion

 

4. Points particuliers dans la configuration

Mise en évidence de différents points de la configuration

4.1. Colorisation des intitulés


Il est possible de coloriser les points :

  • en fonction de l'état du workflow défini sur l'élément ("en rédaction", "proposé", etc.)
  • en fonction des modifications effectuées sur l'élément depuis la dernière visualisation de celui-ci
  • de ne pas coloriser : tous les éléments apparaissent alors en bleu (couleur lien par défaut)


Afin d'activer la colorisation et de choisir le mode désiré, il faut se positionner dans la configuration générale de PloneMeeting, cliquer sur l'onglet "Modifier" et adapter le paramètre "Système de colorisation utilisé".

Il est également possible de désactiver la colorisation pour certains utilisateurs. Il faut dès lors entrer dans la zone du dessous l'identifiant de ceux-ci.

Si le mode de colorisation suivant l'état est choisi, les intitulés de points sont alors colorisés dans tous les écrans suivant leur état ("en création" en rouge, "proposé" en orange, "accepté" en vert, ...).  Il s'agit du mode de colorisation recommandé :

Les couleurs des états sont adaptables via des fichiers de configuration CSS.


Si le mode de colorisation suivant les modifications est choisi, les intitulés de points sont dès lors colorisés dans tous les écrans en fonction d'une modification éventuelle sur le point depuis la dernière visualisation par l'utilisateur courant.  Un point ayant reçu une modification apparaîtra en rouge, les autres en bleu.  Idem concernant les annexes :


 

4.2. Utiliser les catégories


Il est possible de catégoriser les points suivant différents modes, en fonction du niveau de catégorisation souhaité :

  • catégoriser en fonction du groupe proposant
  • catégoriser en fonction de catégories définies dans la configuration
  • catégoriser en fonction des classificateurs, système utilisé si vous avez beaucoup de catégories

 

Catégorisation simple via le groupe proposant ou les catégories

La catégorisation en fonction du groupe proposant est le mode activé par défaut. 

La catégorisation par groupe ou par catégorie est configurable dans la partie "Données" d'une configuration de séance.  Le paramètre à prendre en compte est "Utiliser les groupes comme catégories"

Si les groupes sont utilisés comme catégories, les "Catégories de points" définies dans la partie "Données" d'une configuration de séance ne seront pas activées lors de la création d'un point et c'est le groupe proposant seul qui catégorisera le point.

En décochant le paramètre "Utiliser les groupes comme catégories", une catégorie peut alors être sélectionnée lors de la création ou l'édition de chaque point dans une liste déroulante.  Cette catégorie apparaît également dans les écrans récapitulatifs affichant des points.  Ce fonctionnement est adapté si vous avez peu de catégories.  L'utilisation des classificateurs (voir ci-dessous) sera adaptée si vous avez beaucoup de catégories à utiliser.

Certains paramètres dépendent du type de catégorisation choisi tels que la "Méthode de tri utilisée lors de l'ajout d'un point dans une séance" ou la génération en format bureautique qui peut également tenir compte des catégories dans l'expression liée.


Catégorisation complexe grâce aux classificateurs

Si on souhaite une gestion avancée de la catégorisation, on pourra alors utiliser les classificateurs.

A cette fin, il faudra d'abord activer l'attribut "Classificateur" dans la liste des "Attributs utilisés pour caractériser un point" et définir alors les classificateurs à utiliser.

Il suffit d'ajouter des classificateurs dans la partie "Données" de la configuration de séance via le .  La différence avec les catégories est le "widget" (représentation graphique dans l'application lorsque l'utilisateur créateur de point sélectionnera un "classificateur") qui est adapté lorsque beaucoup de catégories (classificateurs dans ce cas) sont disponibles.  Une pagination, une zone de recherche "full-text", ... permettent de trouver rapidement la catégorie à laquelle lier l'élément :

Le niveau de catégorisation peut évoluer au fil de l'utilisation de l'application.  On pourra par exemple commencer avec une catégorisation simple sous forme de groupe proposant et utiliser par la suite les catégories de points ou les classificateurs si le besoin apparaît.
 

4.3. Canevas de documents


Les canevas de documents sont utilisés pour définir des modèles d'impression utilisés lors de la génération en format bureautique. 
Ces canevas peuvent être ajoutés et modifiés dans la configuration d'une séance, dans la partie "Documents"

Il est également possible de changer l'état du canevas pour le rendre inactif, afin de ne plus afficher ce canevas.

Les canevas apparaissent dans la zone supérieure droite des écrans de visualisation d'un point ou d'une séance (voir Visualisation d'un point ou les canevas "Projet délibération" au format PDF et OpenOffice apparaissent).

Le fichier .odt (écrit avec OpenOffice) qui est chargé doit inclure des fonctions spéciales qui permettent d'insérer automatiquement par après les éléments voulus.
Ces fonctionnalités particulières du document .odt utilisent la librairie python "appy.pod" décrite sur http://appyframework.org.
 

4.4. Gestion des points prédéfinis (points récurrents et modèles de points)

Les points prédéfinis permettent de gérer 2 aspects :

 

Les points récurrents

Les points récurrents sont définis au bas de la section "Données".  Une zone particulière apparaîtra au bas du formulaire du point récurrent, il s'agit de la zone "Transition de la séance qui déclenche l'ajout de ce point en tant que point récurrent".  Il faudra sélectionner dans cette liste la transition déclenchée sur la séance qui va induire l'insertion du point récurrent.  Par exemple, "Lors de la création" ou lors de la transition "Geler".

Les modèles de points

Un lien vers la gestion des modèles de points est disponible au bas de la section "Données".  Une zone particulière apparaîtra au bas du formulaire du modèle de point permettant de restreindre ce modèle à l'un ou l'autre groupe.  Si aucun groupe n'est sélectionné, le modèle de point sera utilisable par tous les services.

 

4.5. Désactivation de certains éléments de la configuration

Lorsque l'application vit, petit à petit, certains éléments dans la configuration pourront être désactivés pour refléter l'évolution des besoins.

Dans la configuration, il sera possible de supprimer ou de désactiver :

  • les configuration de séance (Collège, Conseil, ...)
  • les groupes PloneMeeting
  • les types d'annexes (onglet "Données" d'une configuration de séance)
  • les catégories (onglet "Données" d'une configuration de séance)
  • les classificateurs (onglet "Données" d'une configuration de séance)
  • les points prédéfinis (onglet "Données" d'une configuration de séance)
  • les recherches préconfigurées (onglet "Interface" d'une configuration de séance)
  • les utilisateurs (onglet "Utilisateurs" d'une configuration de séance)

Dès qu'un élément est utilisé, il ne sera plus possible de le supprimer.  Par exemple, si un groupe PloneMeeting a déjà créé un point ou si une catégorie a déjà été utilisée sur un point, cet élément ne pourra plus être supprimé, par contre il pourra toujours être désactivé.

Désactiver un élément

L'intérêt de désactiver un élément plutôt que de le supprimer ou de le modifier est de garder un historique cohérent.  Par exemple, si un groupe s'appelait "Secrétariat communal", si son nom change au profit de "Direction générale", il ne faudra idéalement pas le renommer mais plutôt le désactiver, afin que les anciens points continuent à utiliser l'ancienne appellation et en créer un nouveau qui pourra être utilisé pour la suite.

Lorsqu'un groupe est désactivé, tous les membres de ses sous-groupes Plone (le sous-groupe "créateurs", le sous-groupe "validateurs", ...) sont automatiquement transférés dans le sous-groupe "Observateurs" afin que les membres de ces groupes puissent toujours voir les anciens points mais ne puissent plus en créer ou donner un avis au nom de cet ancien groupe.