Gestion du Conseil Communal

Note: Ceci est une impression contenant toutes les pages du Manuel de référence sur une seule page. La version paginée est disponible ici.

Ce manuel explique le fonctionnement général du produit "PloneMeeting", son utilisation et sa configuration. Les illustrations proposées se rapportent à une configuration par défaut et ne sont pas exhaustives. Les éléments affichés dans les écrans sont renseignés à titre d'exemple. Il est possible de paramétrer en profondeur l'application à travers l'interface d'administration prévue à cet effet et d'adapter si besoin les workflows proposés par défaut.

1. Caractéristiques

Les caractéristiques de l'application de gestion du Conseil Communal sont similaires aux caractéristiques générales présentées dans la configuration Collège communal.

Les champs

Quelques champs nécessaires à la gestion des aspects propres au Conseil Communal ont été activés par défaut :

Sur le point :

  • Niveau de confidentialité : permet de définir si le point doit être discuté en séance publique ou à huis clos
  • Ce point est une question orale? : permet de gérer les questions orales ajoutées après publication de l'ordre du jour par les conseillers
  • A l'initiative de ce point : permet de spécifier quels acteurs (échevins ou conseillers par exemple) sont à l'initiative du point (peut être utilisé conjointement avec le champ "Ce point est une question orale?")

Sur la séance :

  • Date de fin de la première partie : cette date et heure peut être utilisée pour spécifier à quelle heure s'est terminée la première partie de la séance (séance publique ou à huis clos)


Le workflow

Le workflow est proche du workflow proposé par la configuration "Collège Communal" excepté qu'une notion de "publication" est ajoutée.

Après le gel de la séance, celle-ci peut être publiée (les points liés sont alors publiés également).  A partir de ce moment, tous les points sont visibles par tout le monde, y compris lorsqu'ils seront décidés (accepté, refusé, reporté, ...).  Cette notion permet à un type de séance d'être visible par tous à partir de la publication ce qui peut être le cas pour le conseil (publication de l'ordre du jour).  Si on ne souhaite pas que le conseil soit publié à tous, il est évidemment possible dans la configuration du type de séance Conseil communal, section "workflows" d'utiliser le même workflow que celui utilisé pour le collège.  La notion de "publication" disparaît alors...
 

2. Définir l'accès pour les conseillers : les "super observateurs" et les "super observateurs restreints"

Deux groupes particuliers d'utilisateurs appelés "super observateurs" et  "super observateurs restreints" sont créés dans l'application par type de séance (collège communal, conseil communal, ...).  Ces utilisateurs ont la possibilités d'accéder à tous les points et séances de ce type de séance lorsque ces derniers sont dans certains états.

Il faudra donc pour ces "super observateurs" et  "super observateurs restreints" :

  • configurer les états dans lesquels les séances et points seront visibles
  • mettre à jour les accès des "super observateurs" et  "super observateurs restreints"
  • ajouter dans le groupe adéquat les utilisateurs qui devront obtenir ce rôle

Configurer les états dans lesquels les séances et points seront visibles

Dans la configuration de séance souhaitée (par exemple "Collège communal"), onglet "Avis et accès", définir les états adéquats dans les zones :

  • Etats des points dans lesquels les 'Super observateurs' peuvent les voir
  • Etats des séances dans lesquels les 'Super observateurs' peuvent les voir
  • Etats des points dans lesquels les 'Super observateurs restreints' peuvent les voir
  • Etats des séances dans lesquels les 'Super observateurs restreints' peuvent les voir

Plus d'informations sur la configuration et l'onglet Section "Avis et accès"

Mettre à jour les accès des "super observateurs (restreints)"

Si des changements interviennent dans la configuration, comme par exemple le fait de changer les états des points visibles par les "super observateurs (restreints)", il est nécessaire de "Mettre à jour les 'Super observateurs (restreints)'" en passant par Configuration du site-->PloneMeeting et en cliquant sur le bouton adéquat en bas de page.  Ceci n'est à effectuer que si la configuration liée au "super observateurs (restreints)" a changé.

Plus d'informations sur l'écran principal de configuration de PloneMeeting

Ajouter dans le groupe adéquat les utilisateurs qui devront obtenir ce rôle

A chaque configuration de séance est liée un groupe Plone appelé "Nom de la configuration de séance (Super observateurs)" et un groupe Plone appelé "Nom de la configuration de séance (Super observateurs restreints)", donc par exemple "Collège communal (Super observateurs)" et "Collège communal (Super observateurs restreints)".  Ces groupes peuvent être facilement trouvés dans la Configuration du site-->Utilisateurs et Groupes-->onglet "Groupes" en effectuant une recherche sur le terme "super".

Placez y les utilisateurs qui devront voir les points qui sont dans les états définis dans l'étape ci-dessus.