Signature électronique et signataire intégré
Paraphéo
La signature électronique fiable et sécurisée, intégrée à vos applications iMio
Paraphéo est une solution de signature électronique complète, performante et entièrement intégrée à l'écosystème des applications iMio. Paraphéo simplifie les processus de signature en dématérialisant les signatures manuscrites, tout en garantissant la sécurité juridique et la conformité aux normes européennes. Cette plateforme permet aux Pouvoirs locaux d’assurer l’authenticité des documents de manière fluide et transparente.
Dématérialisation complète et simplification administrative
Paraphéo remplace les signatures manuscrites par des signatures électroniques à valeur légale, réduisant ainsi les délais de signature et coûts associés. L’objectif à terme étant d’éliminer les processus papier (impressions, scans, envois postaux…) et les déplacements physiques, les cycles décisionnels s'en trouvent accélérés.
Signature qualifiée
Paraphéo intègre le niveau le plus élevé de signature électronique : la signature qualifiée via eID. La plateforme permet également d'apposer des cachets électroniques au nom de votre administration, certifiant ainsi les documents numériques signés via Paraphéo.
Pilotage et suivi centralisé des signatures
Disposez d'un tableau de bord intuitif de suivi des signatures en attente, terminées, refusées ou échues. Les administrateurs bénéficient d'une visibilité complète sur l'état de tous les flux de signature. Des rappels et notifications peuvent être paramétrés par e-mail, SMS ou notification in-app pour assurer le suivi des documents en attente.
Piste d'audit complète et transparence juridique
Paraphéo génère une piste d'audit garantissant la traçabilité juridique de chaque signature. Cette documentation détaillée facilite les contrôles de conformité et les audits réglementaires.
Flux d'approbation et de signature adaptés à vos besoins
Créez des flux de signature entièrement personnalisés selon vos processus métier. Paraphéo vous permet de gérer les flux d'approbation et de signature électronique par service, en définissant précisément l'ordre des signatures et les conditions de validation. Les lots de signatures (équivalents des fardes de signatures ou signataires au format papier) peuvent être gérés en une seule opération, simplifiant ainsi les démarches administratives.
Délégation de signature et continuité de service
En cas d'absence, déléguer temporairement vos droits de signature à un collègue permet de garantir la continuité des processus. Cette flexibilité facilite la gestion administrative et évite tout ralentissement décisionnel.
iA·Délib - Gouvernance et délibérations
Paraphéo permet la signature électronique des :
- délibérations, convocations et procès-verbaux
- avis légaux (directeur financier, directeur général)
- annexes au format PDF
La plateforme de signature électronique inclut également la gestion de co-signatures et contre-signatures.
iA·Docs - Gestion du courrier
Paraphéo permet la signature électronique de tous types de documents liés aux courriers sortants.
À titre d’exemples, cela permet de communiquer les décisions administratives, actes réglementaires, autorisations d’organisation d’événements, etc.
De cette manière, la plateforme de signature électronique rend possible une dématérialisation complète du cycle courrier, depuis la réception jusqu’à l’envoi — en passant par le traitement, la validation et, bien entendu, la signature.
Bientôt : iA·Urban - Traitement des dossiers urbanistiques et environnementaux
Paraphéo permettra prochainement la signature électronique des délibérations en matière de permis d’environnement et d’urbanisme, à transmettre via la plateforme NOTICe du SPW Agriculture, Ressources naturelles et Environnement.
Paraphéo sera ensuite progressivement intégrée à d’autres applications iMio.
Une solution complète, fiable, et entièrement sécurisée
Conformité à la norme européenne eIDAS
Paraphéo répond entièrement aux exigences de la norme européenne eIDAS (Règlement UE n°910/2014), garantissant la reconnaissance légale des signatures électroniques dans l'ensemble de l'Union européenne. La plateforme a été conçue et déployée en conformité avec les standards les plus exigeants en matière de sécurité, de traçabilité et de législation.
Certification et qualification professionnelle
Paraphéo est basée sur la solution COSI opérée par LuxTrust, contractée via la centrale de marché du SPW Digital (marché M103), et fonctionne donc par l’intermédiaire d’un prestataire de confiance qualifié (QTSP), accrédité pour fournir des services de signature électronique conformes aux standards eIDAS. Cette qualification garantit que le prestataire respecte les exigences strictes de sécurité, d'indépendance et de fiabilité imposées par la réglementation européenne.
Infrastructure sécurisée et souveraineté des données
La plateforme respecte intégralement le Règlement général sur la protection des données (RGPD), garantissant que les données personnelles des utilisateurs sont traitées de façon légale, transparente et sécurisée. L'hébergement des données s'effectue exclusivement dans des datacenters situés en Europe, garantissant la souveraineté des données et le respect des exigences légales en matière de localisation.
Les données sont chiffrées tant en transit qu'au repos, protégeant ainsi les documents et les informations sensibles contre tout accès non autorisé. Cette approche assure une protection maximale de la confidentialité et de l'intégrité des données.
La plateforme offre une disponibilité supérieure à 99,5 %, assurant un service fiable et continu pour vos processus de signature critiques. Cette haute disponibilité minimise les interruptions de service et garantit une continuité opérationnelle.
Traçabilité intégrale et horodatage certifié
Chaque action effectuée au sein de Paraphéo génère une trace complète, créant ainsi une piste d'audit (audit trail) exhaustive. Cette traçabilité assure la responsabilité de chaque intervenant et facilite les contrôles de conformité. L'horodatage certifié garantit que chaque signature est associée à une date et une heure incontestables, déterminante en cas de litige ou de vérification réglementaire.
Validité long terme et documents autonomes
Paraphéo garantit la validité long terme des documents signés grâce à la norme PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures), qui assure que les documents restent vérifiables pendant plusieurs décennies. Les documents signés sont entièrement autonomes et peuvent être vérifiés sans dépendre de la plateforme Paraphéo. Cette indépendance est cruciale pour assurer la pérennité juridique des documents archivés.
Questions fréquentes
Découvrez nos réponses à vos questions les plus fréquentes à propos de notre solution de signature électronique Paraphéo.
Qu’est-ce que Paraphéo ?
Paraphéo est une solution de signature électronique fiable et sécurisée, intégrée aux applications iMio. Paraphéo permet de signer numériquement vos documents administratifs avec la même valeur légale qu'une signature manuscrite.
Quand pouvons-nous déployer Paraphéo dans notre administration ?
Paraphéo est disponible dès aujourd’hui dans iA·Délib et/ou iA·Docs. Vos applications iA·Délib et/ou iA·Docs doivent être configurées pour vous permettre d’utiliser l’outil de signature électronique. Paraphéo sera progressivement intégré aux autres outils d’iMio. N’hésitez pas à nous contacter pour programmer cette intervention, qui sera réalisée lors d'un atelier organisé dans nos locaux.
Comment déployer Paraphéo dans notre administration ?
Contactez-nous, nous reviendrons vers vous avec un devis dans les plus brefs délais. Après acceptation du devis, la solution sera configurée lors d'un atelier organisé dans nos locaux.
Combien coûte Paraphéo ?
Les coûts associés au déploiement de Paraphéo au sein de votre administration sont détaillés dans la grille tarifaire approuvée lors de notre Assemblée générale du 1er décembre 2025 qui vous a été transmise. Pour plus d'informations, n’hésitez pas à demander un devis auprès de nos chargés de clientèle.
Paraphéo est-il éligible au subside Tax on Pylons III ?
Oui.
Nous n’utilisons pas iA·Délib ou iA·Docs au sein de notre administration, pouvons-nous quand même utiliser Paraphéo ?
Paraphéo est prévu pour être utilisé via les applications iMio — puisqu’il s’agit d’un outil de signature et non de gestion de documents. Néanmoins, pour les administrations qui n'utilisent pas la gestion de courrier complète, une version « light » de iA·Docs est disponible pour envoyer des documents PDF simples à la signature.
Pouvons-nous déployer Paraphéo uniquement pour iA·Délib ou uniquement pour iA·Docs ?
Oui. Bien que le coût soit unique, nous configurons chaque application selon votre demande.
Paraphéo est-elle disponible sur d’autres applications que iA·Docs et iA·Délib ?
À ce jour, Paraphéo est intégrée à nos applications de gestion du courrier (iA·Docs) et de gestion des délibérations et décisions (iA·Délib). Mais Paraphéo sera prochainement intégrée à notre application de traitement des dossiers urbanistiques et environnementaux (iA·Urban), afin de permettre la signature électronique des délibérations en matière de permis d’environnement et d’urbanisme, à transmettre via la plateforme NOTICe du SPW Agriculture, Ressources naturelles et Environnement. Par la suite, Paraphéo sera progressivement intégrée à d’autres applications iMio comme le guichet Téléservices.
Quelles méthodes de signature sont disponibles sur Paraphéo ?
Paraphéo intègre le niveau le plus élevé de signature électronique : la signature qualifiée via carte d'identité électronique (eID). Une intégration de l’application MyGov (équivalent fédéral de itsme®) est également en cours de développement.
Qui peut signer des documents via Paraphéo ?
N'importe quelle personne peut être définie comme signataire : bourgmestre, directeur général, échevin, agent avec délégation, directeur financier, etc. Le nombre de signataires est illimité, sans surcoût.
Pouvons-nous configurer différents signataires selon les documents ?
Oui, il est possible de définir qui signe quels documents. Par exemple, un agent d'urbanisme avec délégation signe les permis, tandis que le DG et le bourgmestre signent les délibérations. Les sessions de signature sont automatiquement séparées selon les signataires concernés.
Est-il nécessaire de se connecter sur iA·Délib ou iA·Docs pour signer un document avec Paraphéo ?
Non. Les signataires reçoivent un e-mail d’invitation à signer les documents, qui les redirige directement dans le signataire sur la plateforme Paraphéo.
Comment sont gérées l'authentification et la sécurité ?
La connexion à Paraphéo se fait au travers de notre plateforme d’authentification unique, Wallonie Connect. Tous les signataires doivent se connecter avec authentification multi-facteurs (MFA) pour accéder à l'outil de signature.
Pouvons-nous continuer à signer des documents avec signature manuscrite en parallèle de l’utilisation de la signature électronique Paraphéo ?
Oui, le fonctionnement peut être mixte : certains documents imprimés pour signature manuscrite, d'autres signés électroniquement. L'utilisation de Paraphéo n'est pas obligatoire pour tous les documents.
Paraphéo est-il compatible avec les smartphones ?
La plateforme Paraphéo est « responsive » et peut donc être utilisée sur un smartphone, mais la signature par carte eID nécessite un lecteur de carte — qui fonctionne avec un logiciel « middleware » disponible uniquement sur ordinateur. Une option alternative existe : l’utilisation de l’application itsme®, qui implique toutefois un coût supplémentaire.
Comment fonctionne une session de signature sur Paraphéo ?
Une session regroupe un ensemble de documents à signer. Le gestionnaire sélectionne les points et annexes à envoyer, puis la session est envoyée vers Paraphéo. Vous pouvez ajouter ou retirer des documents librement avant l'envoi vers Paraphéo. Une fois la session envoyée, sa composition ne peut plus être modifiée. Chaque signataire reçoit alors un e-mail avec un lien direct pour procéder à la signature.
Y a-t-il un limite au nombre de documents qui peuvent être signés en une seule opération ?
Il n’y a pas de limite sur le nombre de documents, mais la taille totale d'une session est limitée à 200 MB pour des raisons de performance (cette limite est configurable par instance).
Est-il possible d’annuler une signature en cas d’erreur dans un document constatée après signature ?
Tant que le document n'a pas été transmis au destinataire final, vous pouvez le supprimer, corriger, puis renvoyer à la signature.
Est-il possible de signer certains documents d’une session de signature et d’en refuser d’autres ?
Non. Une fois dans Paraphéo, refuser un document annule l'entièreté de la session. C'est pourquoi un processus d'approbation préalable existe dans iA·Docs et iA·Délib. Avant l'envoi, vous pouvez librement sélectionner les documents à inclure à la session de signature.
Est-il possible de signer les annexes dans iA·Délib ?
Oui. Les annexes peuvent être marquées comme « à signer ». Cette notion peut être liée au type d'annexe pour que certaines annexes aient le statut « à signer » sélectionné par défaut.
Est-il possible d’envoyer à la signature des points acceptés provisoirement ?
Oui. Vous sélectionnez librement les points à envoyer. Une prévisualisation est disponible avant l'envoi définitif.
Est-il possible d’imposer un ordre de signature ?
Non. Les signatures se déroulent en parallèle pour tous les signataires.
Où se retrouvent les documents signés ?
La version signée revient automatiquement sur le point concerné dans la partie « annexe après décision ».
Les délibérations signées via Paraphéo sont-elles envoyées automatiquement sur la plateforme Délibérations.be ?
Oui, le PDF signé est intégré sur Délibérations.be.
Quelle est la durée de validité d’une signature électronique issue de Paraphéo ?
La durée de validité de la signature est indéterminée.
Comment vérifier la validité d'un document signé ?
Le document est téléchargeable via QR code pendant 3 mois pour le destinataire. Il reste stocké dans l'application iMio sans limite de temps pour les utilisateurs internes.