Scanners documentaires et logiciel de numérisation

Contexte

Dans le cadre de ses applications métiers, iMio intègre un processus de dématérialisation visant à réduire le nombre d'opérations manuelles, éliminer les erreurs de manipulations, améliorer la qualité des données et accélérer le traitement des documents papiers.  Deux applications sont actuellement utilisatrices de ces scanners documentaires, d'une part iA.Docs pour la numérisation du courrier papier entrant et sortant, d'autre part iA.Délib pour la numérisation des délibérations signées. 

Afin de numériser les documents papiers, un choix s'est porté vers la configuration composée de scanners documentaires dédiés et un logiciel de numérisation dans le cadre d'une démarche qualité qui rejoint les objectifs initialement fixés (réduction d'opérations manuelles, élimination des erreur, améliorer la qualité des données et la sécurité du processus documentaire). 

Matériel à fournir par le pouvoir local

Le poste de numérisation fourni par iMio contient :

• Un scanner documentaire se connectant à un PC via un câble USB ;
• Une licence du logiciel Kofax Express s'installant sur le PC auquel le scanner est connecté.

L'ordinateur, auquel se connecte le scanner et sur lequel la licence Kofax Express est installée, est à fournir par le pouvoir local.

L'ordinateur doit répondre aux prescrits suivants :

• Processeur minimum :
  • Min -  Intel Core 2 Duo 2.66 Ghz 2048MB
  • Recommandé : Intel Quad Core 2.40 Ghz 2048MB
• Système d'exploitation : Windows 11 ou ultérieur
• Espace disque : Min 100 GB libre - technologie SSD
• Mémoire vive : Minimum 8GB RAM DDR
• Éléments software déjà installés :
  • Adobe reader ;
  • .Net framework 4.8
  • Teamviewer client

Le pouvoir local doit mettre à disposition l'accès correspondant à un administrateur local du poste de travail.

Résumé des demandes

En date du 7 septembre 2021, le conseil d'administration a validé le cahier des charges ainsi que le mode de passation (Procédure ouverte). le cahier des charges prévoit les lots suivants :

• Lot 1 : Fourniture de scanners documentaires :
  • Un faible volume
  • Un moyen volume
  • Un haut volume
  • Extension de garantie constructeur
  • Fourniture des kits de nettoyage et autres consommables
  • Services :
  • Installation et configuration matérielle
  • Support & maintenance matériel
• Lot 2 :
  • Logiciel de scanning ad-hoc correspondant aux scanners délivrés
  • Les services :
  • Installation et configuration logicielle
  • Maintenance du connecteur
  • Support logiciel
  • Fourniture de codes-barres
  • La continuité des services récurrents.

Le marché a été attribué en fin d'année 2021 et la centrale d'achat a été lancée pour une durée de 4 ans au 01/01/2022. 

Cette centrale d'achat est passée sous la forme d'une centrale d'achat de type grossiste, les acquisitions sont donc portées par iMio dans le cadre des projets iA.Docs et iA.Délib le nécessitant, aucun contact direct ne peut être établi entre l'attributaire et les pouvoirs locaux wallons par le biais de cette centrale d'achat.

Sont accessibles par le biais de ce marché : 

Sont compris dans le poste lié à la fourniture d'un scanner :

• Fourniture, livraison, installation, configuration du scanner 
• Fourniture, livraison, installation, configuration du logiciel de numérisation (Kofax Express)
• Implémentation du connecteur d'export lié à l'environnement cloud d'iMio
• Formation agent

Le cahier des charges présente les services et le support lié à la maintenance (scanner & logiciel).

À dater de la commande des code-barres par iMio, le fournisseur dispose d'un délai de 15 jours ouvrables pour procéder à la livraison.

* Indexation sollicitée par les attributaires et présentée au CA du 12/12/2023.