Prestataires

Contexte

Le présent marché est passé sous forme d’une centrale d’achat, passant des activités d’achats centralisées sous la forme de marché, conformément aux articles 2, 6° et 7° b) et 47 de la loi du 17 juin 2016 sur les marchés publics. Dans ce cadre, IMIO intervient en tant que pouvoir adjudicateur organisateur du marché. Chaque membre d’iMio est un pouvoir adjudicateur bénéficiaire du marché. Chaque « administration cliente » bénéficiaire du marché agira comme pouvoir adjudicateur.

Pour pouvoir bénéficier des marchés d’IMIO, « l’administration cliente » doit impérativement avoir marqué son intérêt et valablement décidé d’adhérer à la centrale d’achat. La liste des bénéficiaires ayant signé la convention à la date de la publication du présent Cahier spécial des charges est reprise en annexe D de ce cahier des charges. Cette liste de membres est disponible pour l’adjudicataire du marché sur demande auprès d’iMio, tout au long de l’exécution du marché.

Le prestataire s’engage à faire bénéficier, pendant toute la durée du marché, les adhérents à IMIO, des clauses et conditions reprises dans les documents du présent marché et, pour le surplus, dans l’offre de l’adjudicataire telle qu’approuvée par le pouvoir adjudicateur (prix, conditions de livraison, ...).

L’adhésion à la centrale d’achat « Cybersécurité » permet à « l’administration cliente » de commander des fournitures, logiciels et services en bénéficiant des conditions remises par les adjudicataires. « L’administration cliente » bénéficie des marchés d’IMIO par simple commande.

D’un point de vue juridique, IMIO garantit à « l’administration cliente » que les dispositions prévues par la législation sur les marchés publics ont été respectées et que IMIO est un pouvoir adjudicateur agissant sous forme de centrale au sens de l’article 2,6° de la loi 17 juin 2016.

Processus de contact, commande, travail et finalisation des missions

Pour l'ensemble des étapes visées par la description ci-dessous, un cockpit a été réalisé à destination du référent de chaque attributaire afin d'opérer les différentes étapes listées ci-dessous.

Demande de contact - étape 2

Par le biais du formulaire destiné aux PAB, les attributaires concernés recevront les notifications leur permettant de prendre contact et établir une offre de prix.  Chaque demande de contact est liée à un et un seul lot, elle sera identifiée par un identifiant unique, cette référence doit être reprise en référence de tous les éléments subséquents. 

Remise du devis - étape 3

Suite à la demande de contact, les attributaires établiront un dialogue direct avec le PAB et ses représentants. Sur base des éléments collectés, l'attributaire doit émettre une offre de prix en réponse et en adéquation au besoin exprimé, seuls les éléments proposés en réponse à l'appel d'offre peuvent être utilisés, pour ce faire, l'attributaire remet au PAB l'offre budgétaire complétée sur base du bordereau de prix, en plus de la description de mission reposant sur les besoins identifiés.Ces éléments permettant au PAB d'établir leur commande doivent être remis à iMio par l'attributaire via le formulaire de transmission de l'offre

Remise de la commande - étape 4

Suite à la remise de devis, les pouvoirs locaux donnant une suite favorable à la proposition enverront leur bon de commande, délibération d'attribution et autres documents formels. Ces éléments de commande doivent être remis à iMio par l'attributaire via le formulaire de transmission de bon de commande et délibération. 

Clôture de mission - étape 5

À la fin de la mission, après les avoir transmis au PAB, l'attributaire doit remettre à iMio :

• Le rapport de mission attestant de la bonne réalisation des prestations commandées, et présentant les indicateurs de résultats/réalisations et signé par le PAB;
• La facture;
• Preuve de paiement.

Le dépôt de dossier de clôture se fait via le formulaire prévu à cet effet dans le portail mis en place.

Le rapport de mission est fondamental, car il fait partie intégrante des éléments à transmettre à iMio  en vue de clore la mission, et le cas échéant, demande de subside. La facture est émise par l'attributaire, sur base des prestations exécutées et validées, selon les modalités de réception fixées dans le marché subséquent du Pouvoir local (PAB), Cfr section II.13 du cahier spécial des charges établissant la centrale d'achat. Seules les prestations/livraisons valablement réalisées et validées peuvent faire l'objet d'une facturation ⇒ possibilité de réception partielle si autorisée par le Pouvoir local (PAB), pas de facturation sans réception valable.

Règles générales relatives à l'exécution de la centrale d'achat

Sans préjudice pour les conditions d'exécution visées par le cahier spécial des charges (CSC Accompagnement, CSC Équipements), voici un résumé des étapes intermédiaires durant la vie administrative de la centrale d'achat.

Révision tarifaire

Une révision des prix sera autorisée, à fréquence annuelle. Elle est autorisée à la hausse et à la baisse mais sera plafonnée à une augmentation maximum équivalente à l’indexation annuelle de l’ipc lissé publié sur statbel.fgov.be.

Le soumissionnaire n’est pas autorisé à cumuler les augmentations non-réclamées pour justifier une révision dépassant le taux fixé.

La révision des prix demandée par le soumissionnaire doit être basée sur des paramètres objectifs et contrôlables, elle doit utiliser des coefficients de pondération appropriés, elle reflète ainsi la structure réelle des coûts.
 
Les motifs pouvant être invoqués sont :

• Licences :
  
  • Prix d’achat
  • Taux de change
• Matériel :
  
  • Prix d’achat
  • Taux de change
• Fournitures/énergies :
  
  • Prix d’achat
  • Taux de change
• Prestations :
  
  • Indice salaire

Les demande de révision des prix doivent être introduites par courrier, à l’attention du fonctionnaire dirigeant, au plus tard 2 mois avant la date échéance. La date échéance est l’anniversaire de l’attribution du marché (en pratique, si l’attribution du marché est décidée par le fonctionnaire dirigeant d’iMio le 1 juillet 2023, les demandes de révision des prix pour l’année suivante doivent être introduites au plus tard le 1 mai des années suivantes). À défaut de respecter le délai d’introduction, la demande de révision des prix sera ignorée, il sera interdit aux adjudicataires concernés d’adapter leur prix.

Révision des profils

La pratique des CV Vitrine étant interdite, et vu les évolutions professionnelles possibles au cours de la durée de vie de la centrale d’achat, le remplacement des experts chargés des mission est autorisé, à condition qu’il ait été :

• Sollicité au fonctionnaire dirigeant du pouvoir adjudicateur de ce marché ;
• Autorisé par ce dernier.

Ce processus  de révision des profils doit être introduit auprès de, et réalisé exclusivement par iMio, cela ne peut pas être réalisé auprès du PAB.

Indicateurs de réalisation et résultats

Afin d'objectiver les bénéfices des actions entreprises par les Pouvoirs adjudicateurs bénéficiaires, les rapports de clôture de mission doivent faire apparaître lesdits indicateurs, ces informations seront utilisées à différents moments pour alimenter la réflexion, voir adapter la stratégie de la centrale d'achat.

Session d'information à l'attention des attributaires

Lien vers la vidéo de la séance d'information -  Lien vers la présentation utilisée lors de la visioconférence